Ни одна деловая встреча с. Правила эффективной деловой встречи

Деловая встреча и деловые переговоры в общем имеют одно определение – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. Но деловую встречу можно рассматривать и как первый этап переговорного процесса или его составную часть, в процессе которого уточняется предмет дальнейших переговоров, решаются организационные вопросы. От результатов таких предварительных контактов, от впечатления, произведенного вами при «ознакомительной» деловой встрече, во многом зависит успех дальнейших переговоров.

Для достижения успеха во время деловой встречи необходимо побудить собеседника к общению, создать максимальное поле возможностей для дальнейшего делового обсуждения и принятия решения.

Деловая встреча происходит обычно в официальной обстановке, и намерения собеседников (деловых партнеров) сводятся к следующему:

1) дать, получить нужную информацию или обменяться ею. Получение информации можно считать основной целью деловой встречи;

2) договориться по интересующему собеседников вопросу;

3) убедить собеседника (делового партнера) в правильности принимаемого решения, выгодности избранного способа действий и т. п.;

4) установить контакт, укрепить деловые отношения, а иногда и заключить какое-либо соглашение, закрепив его по возможности письменным протоколом о дальнейших намерениях;

5) динамика любой деловой встречи проходит четыре фазы: контакт, ориентация, решение и оценка, результат. Знание смысла этих фаз позволяет вам строить беседу или подстраиваться под собеседника так, что результатом встречи будет положительное для вас решение.

Первая фаза встречи – это контакт – те секунды, когда вы входите в помещение, здороваетесь и обмениваетесь первыми фразами. Основная цель данной фазы общения – это создание условий для установления партнерских отношений.

Основная задача, которую вы должны решить в первой фазе это установление эмоционального контакта с вашим собеседником.

Беседу на деловой встрече нужно строить последовательно, придерживаясь намеченного плана. В разговоре лучше держаться на ступеньку официальнее, чем на ступеньку фамильярнее, оставаясь при этом вежливым и приветливым. В России принято обращаться к партнерам по имени-отчеству, кроме тех случаев, когда корпоративная культура позволяет называть друг друга по имени, на американский манер.

Позитивное отношение и заинтересованность можно показать такими фразами: «Рады видеть вас!», «Спасибо, что вы нашли время с нами встретиться!» В начале деловой беседы рекомендуется завести короткий разговор на светские темы – о погоде, о последних культурных событиях, экономической ситуации. Такого рода вступительные фразы позволяют привыкнуть к манере говорить собеседника, настроиться на общую волну, достигнуть первого согласия (о погоде за окном мнения расходятся редко).

Чтобы беседа была продуктивной с самого начала, надо уметь:

1) установить контакт с собеседником;

2) создать благоприятную атмосферу для беседы;

3) привлечь внимание партнера и пробудить у него интерес к вашей теме (проблеме или предложению).

Контакт важно не просто установить, его нужно отслеживать по ходу беседы и принимать меры: если он прерывается – задайте вопрос, предложите чай, можно пошутить, если, конечно, позволяет обстановка.

Существуют такие способы начала беседы, которые закрывают нам путь к успеху или сильно затрудняют его достижение. Если вы хотите, чтобы ваша беседа при первой деловой встрече была результативной, то следует избегать:

1) проявления признаков неуверенности в себе и в необходимости встречи;

2) проявления неуважения в начале встречи, даже в мягкой форме;

3) возбуждения оборонительной позиции собеседника первыми же вопросами.

Вы должны установить благоприятную эмоциональную атмосферу, даже если собеседник вам неприятен и вы не испытываете от встречи никаких положительных эмоций, главное – добиться положительных результатов от самой встречи.

Вторая фаза – ориентация. Здесь в качестве основной цели является выяснение сути проблемы, из-за которой произошла встреча. Вам надо донести до собеседника необходимую информацию о ваших превосходных профессиональных качествах в форме презентации (только не хвастаться), объяснить мотивы вашего интереса и обращения к нему.

Эта фаза наиболее длительная, поэтому вашей задачей является поддержание контакта с собеседником. Например, нудное перечисление ваших успехов или клиентов может просто наскучить, и тогда будет потерян положительный эмоциональный контакт, что обычно приводит к отрицательным результатам.

Деловая встреча будет более результативна, если она будет заранее спланирована и вы будете к ней подготовлены, если вами будет собрана вся доступная информация о собеседнике, предполагаемом деловом партнере.

Определите несколько основных мыслей, которые вы хотите донести до другой стороны. Выберите время для презентации и количество информации, которое вы будете сообщать. Продумайте последовательность подачи информации, где сказать главное и как скрыть недостатки вашего решения.

Ваш успех на деловой встрече, помимо ваших профессиональных качеств, во многом зависит от вашего морального состояния, от уверенности в себе, и чем больше у вас будет информации, тем легче вам будет вести переговорный процесс.

Большое влияние на результат вашей деловой встречи оказывают стиль и подходы ведения беседы. Даже при самой положительной настроенности партнеров на общение, искреннем желании достичь договоренности их беседа не складывается, более того, их усилия исправить положение лишь усугубляют его. Важнейшей причиной этого часто является различие стилей и подходов ведения деловой беседы у партнеров и их составляющих, таких как:

1) склонность высказываться прямо или намекать;

2) наличие жестов, интонация, частота повторения и использование определенных компонентов речи: высота тона, тембр, скорость, громкость и т. п.;

3) умение и неумение задавать нужные вопросы или предоставление другим инициативы в предоставлении информации о себе;

4) комфортный уровень формальности – простоты; допустимые шутки; отношение к обмену жалобами;

5) ожидание, что другой последует нашему примеру, и т. д.

Существуют три разных подхода к ведению деловых бесед: жесткий, мягкий и принципиальный.

Если сторона действует «по жесткому типу», то она воспринимает участников беседы как противников, односторонне пытающихся выиграть. Своей целью считает собственную победу, твердо придерживается своей позиции и скрывает свои интересы, требует уступок в качестве платы за соглашение, применяет давление и пытается навязать и выиграть «состязание воли».

Если сторона действует в рамках «мягкого подхода», то она воспринимает участников беседы как друзей, целью беседы считает соглашение и готова заплатить за это односторонними уступками, легко меняет свою позицию, пытается избежать «состязания воли», но если оно навязано, поддается давлению другой стороны.

Сторона, действующая на основе «Принципиального подхода», воспринимает участников как сотрудников, вместе работающих над проблемой. Своей целью считает разумный результат, достигнутый быстро и доброжелательно, концентрируется на интересах, а не на позициях, требует не уступок, а разработки взаимовыгодных вариантов, настаивает на применении объективных критериев, не зависимых от воли участников. Такими критериями могут быть мнения экспертов, экономические показатели по рынку, рассчитанные показатели, статистика, законы, но никак не желания какой бы то ни было стороны.

Выбор наилучшего для вас подхода зависит от следующих факторов:

1) от ваших целей. Если вы хотите сохранять отношения, поддерживать контакт продолжительное время, то предпочтителен «принципиальный подход». Если вам важно выиграть время и вы готовы пойти на уступки сейчас для того, чтобы «отыграть ситуацию» в дальнейшем, возможно следование «мягкому подходу»;

2) от того, на чьей стороне реальная сила. Например, если у вас нет реальной власти, реализация «жесткого подхода» очень затруднительна;

3) от умений и навыков сторон. «Принципиальный подход», являясь одним из самых эффективных, требует и наиболее развитых навыков общения.

Поэтому необходимо с особым вниманием отнестись к личностным качествам вашего собеседника, его позиции и целям, учитывать его потребности в предлагаемом вами решении.

Существует шесть основных правил налаживания отношений между партнерами на предварительных переговорах.

1. Рациональность. Необходимо вести себя сдержанно. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе и способности принятия разумных решений.

2. Понимание. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможности выработки взаимоприемлемых решений.

3. Общение. Если ваши партнеры не проявляют большой заинтересованности, то можно провести с ними деловую встречу просто в виде консультации. Это позволит сохранить и улучшить отношения.

4. Достоверность. Ложная информация ослабляет силу аргументации, а также неблагоприятно влияет на репутацию.

5. Избегайте поучать партнера. Ваше убеждение должно быть основано на уважении личных качеств собеседника.

6. Принятие. Постарайтесь принять другую сторону и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.

Успешное проведение деловых встреч, бесед и переговоров во многом зависит от соблюдения партнерами таких этических норм и принципов, как точность, честность, корректность и такт, умение выслушать (внимание к чужому мнению), конкретность.

Точность. Одна из важнейших этических норм, присущих деловому человеку. Срок договоренности необходимо соблюдать с точностью до минуты. Любое опоздание может свидетельствовать о вашей ненадежности в делах.

Честность. Включает не только верность принятым обязательствам, но и открытость в общении с партнером, прямые деловые ответы на его вопросы.

Корректность и такт. Не исключает настойчивости и энергичности в ведении переговоров при соблюдении корректности. Следует избегать факторов, мешающих ходу беседы: раздражения, взаимных выпадов, некорректных высказываний и т. д.

Умение выслушать. Внимательно и сосредоточенно слушайте. Не перебивайте говорящего.

Конкретность. Беседа должна быть конкретной, а не отвлеченной, и включать факты, цифровые данные и необходимые подробности. Понятия и категории должны быть согласованы и понятны партнерам. Речь должна подкрепляться схемами и документами. Подготовьте наглядный материал, продумайте форму его подачи.

Эти правила сохраняют свое значение и в ходе ведения дальнейших переговоров.

В случае положительного течения беседы вторая фаза плавно переходит в третью, которая предполагает решение и оценку. Тут от вас потребуется активное общение с собеседником, т. к. начнется подбор наиболее устраивающего обе стороны варианта принятия решений.

Практически при каждой деловой встрече приходится обсуждать несогласия или возражения. И тот факт, что другая сторона вам возражает, доказывает ее заинтересованность, в противном случае она бы просто прекратила разговор. Ваша задача на данном этапе – понять, почему возражает собеседник, в чем вы не учли его интересы, про какие его потребности забыли в предложенном решении и как все это исправить и улучшить решение. Спросите, как другая сторона видит решение возникшего противоречия.

Заготовьте несколько вариантов решения «на выбор», и если возражения вызывают все подряд варианты, тогда придется вернуться к анализу целей другой стороны. Возражения заставляют нас искать нестандартные решения.

Если устранить несогласие в ходе деловой встречи не удается, возьмите тайм-аут, с тем чтобы продумать и поискать более подходящий вариант.

Самая последняя фаза – достижение согласованного решения. На этом этапе обычно согласовываются условия вашей новой встречи для уточнения второстепенных вопросов, обсуждения условий договора или контракта и т. п. Необходимо обговорить, как, когда и где будет происходить ваша следующая встреча.

Негативный исход деловой беседы при «ознакомительной» деловой встрече не является основанием для резкости или холодности при завершении переговорного процесса. Прощание должно быть таким, чтобы в расчете на будущее позволило сохранить контакт и деловые связи. Встречу лучше всего завершить фразой: «Спасибо за то, что у вас нашлось время обсудить наши предложения. Сожалею, что в ваши ближайшие планы не входит…, но если вам потребуется дополнительная информация…» В таком случае встреча или беседа, если даже и не нашла своего продолжения, тем не менее имеет положительную сторону, т. к. всегда существует возможность, что позже этот контакт перерастет в хорошие, полезные отношения.

Если это была встреча-презентация, то можно использовать следующие выражения: «Спасибо за предоставленную возможность обсудить с вами перспективы взаимовыгодного сотрудничества наших фирм», «Благодарим за возможность представить вам…», «Благодарю вас за данную мне возможность предложить вам…»

Ну и конечно же стандартно-универсальные фразы: «Мы благодарим вас за то, что нашли время для встречи», «мне было очень приятно побеседовать с вами», «спасибо, за время, которое вы мне уделили», «Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, звоните, обращайтесь…», «Если вас заинтересовали наши предложения, давайте встретимся дополнительно в удобное для вас время» и т. п.

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, как провести первую встречу с клиентом, чтобы она переросла в долгосрочное сотрудничество.

Сегодня вы узнаете:

1. Какие существуют этапы встречи с клиентом;
2. Как подготовиться к предстоящим переговорам;
3. Немного приемов делового этикета, которые помогут быстро наладить контакт с потенциальным клиентом.

Важность первой встречи и ее цели

Для человека, который по мере выполнения своих должностных обязанностей должен находить новых клиентов и встречаться с ними, первая встреча имеет огромное значение. От того насколько удачно пройдут переговоры зависит подписание договора и чаще всего размер . Поэтому к такому событию нужно подходить очень ответственно.

Собираясь на переговоры с клиентом, вы должны понимать, что первая встреча не всегда заканчивается подписанием контракта о тесном сотрудничестве. Это только первая ступень на пути к успешным деловым отношениям.

Встречаясь с потенциальным клиентом впервые, прежде всего, необходимо преследовать следующие цели:

• Определить, перспективен ли клиент и готов ли он к сотрудничеству;
• Сформировать первичные потребности собеседника;
• Определиться с ассортиментом товаров и услуг, которые интересны клиенту;
• Предложить воспользоваться бесплатными образцами продукции (пробниками);
• Попросить собеседника высказать свое мнение по поводу предлагаемого вами товара.

Основной целью встречи является продать не товар, а себя. Вы должны сделать все от вас зависящее, чтобы добиться хорошего расположения и заинтересованности клиента.

Подготовка к встрече с клиентом

Для того чтобы первые переговоры прошли удачно, необходимо тщательно к ним подготовиться. Придется продумать все детали. Не стоит полагаться, что вы сориентируетесь на месте. Нужно быть готовым ко всему. Для этого придется разработать несколько планов развития событий.

Всю подготовку можно разделить на 2 этапа – информационный и организационный.

Информационный этап

Перед тем как составлять план встречи, вы должны собрать максимум информации о потенциальном клиенте.

Во-первых , соберите сведения о сфере деятельности будущего собеседника. Больше читайте специальной литературы, старайтесь запомнить максимум специфических терминов, которые могут пригодиться по время беседы.

Во-вторых , зайдите на сайт организации, которую представляет клиент, и ознакомьтесь с его содержанием. Изучите руководящий состав и проанализируйте всю имеющуюся информацию.

В-третьих , интересуйтесь деятельностью конкурентов, а также их возможными предложениями. Благодаря этому вы сможете предложить собеседнику более выгодные условия сотрудничества.

В-четвертых , хорошо изучите предлагаемый вами товар. Вы должны до мелочей знать о продукции или услугах, которые предлагаете клиенту. Если на предстоящих переговорах вы не сможете достойно представить товар, то вряд ли с таким неопытным сотрудником кто-то захочет иметь дело.

Организационный этап

На этом этапе вы должны заняться организацией предстоящей встречи. Для начала ее нужно назначить.

Для этого позвоните потенциальному клиенту и узнайте где, когда и в котором часу ему удобно будет с вами встретиться. Назначайте конкретные даты. Договариваясь о встрече, учитывайте пожелания собеседника.

Рассмотрим примеры мест прохождения встречи.

Территория клиента	Это чаще всего офис клиента. Подготовиться к такой встрече можно, но чаще всего приходится действовать по обстоятельствам
Ваша территория	Это может быть ваш личный кабинет, или зал заседания. Не стоит назначать встречи в помещении, где много лишних глаз и вас могут отвлекать. Ни в коем случае не начинайте переговоры в коридорах и по пути куда-то
Нейтральная территория	Это может быть арендованный конференц-зал или на крайний случай тихая кофейня. Никогда не проводите встречу в ресторане. Вам и клиенту придется отвлекаться на еду и ждать пока кто-то пережует пищу. Разделяйте прием еды и деловые встречи

Любое место проведения переговоров должно быть тихим и немноголюдным.

После того как клиент принял предложение встречи, необходимо основательно к ней подготовиться. Продумайте, какие гаджеты и демонстрационные материалы вам понадобятся.

При себе обязательно нужно иметь:

• Ежедневник или деловой блокнот, в который вы будете записывать важную, на ваш взгляд, информацию;
• Визитные карточки – должны быть содержательными, но в то же время лаконичными;
• Ручку;
• Чистые листы бумаги (если встреча будет происходить в кофейне, а у клиента не окажется под рукой ежедневника);
• Чистые договоры, анкеты или бланки заказов (на случай если вы организуете правильную встречу, и клиент сразу захочет заключить договор);
• Рекламные проспекты – клиенту нужно преподнести наглядную информацию, а не рассказывать о продукции «на пальцах».

Подготовив необходимые атрибуты для переговоров, вы должны подготовить себя. Как гласит пословица «Встречают по одежке…», поэтому ваш внешний вид может играть ключевую роль.

Собираясь на назначенную встречу, вы должны:

1. Найти в своем гардеробе деловую одежду. Это может быть костюм + рубашка + галстук. Или костюм и водолазка. Женщины могут надеть юбку и блузку или брючный костюм. В этой одежде вы должны чувствовать себя комфортно.
2. Отказаться от экстравагантных, ультрасовременных и вызывающих нарядов.
3. Привести в порядок руки и волосы. Макияж женщин не должен быть ярким и вызывающим.
4. Обратить внимание на обувь и в случае необходимости почистить ее.
5. Отказаться от дешевых аксессуаров, и подделок известных брендов. Многие состоятельные люди с первого взгляда отличают дешевые китайские подделки часов, зажигалок и других аксессуаров от оригинала. Если вы не можете позволить себе дорогие брендовые мелочи, то лучше отказаться от них совсем.

Пошаговая инструкция или скрипт встречи

Вам, как человеку, который хочет необходимо понимать, что для удачных переговоров одной подготовки мало. Вы должны хорошо знать протокол встречи и основы делового этикета.

Мы составили для вас алгоритм действий, благодаря которому первая встреча с клиентом пройдет на высшем уровне, а о вас, как о специалисте, останутся самые хорошие впечатления.

1. Входите в кабинет . Если вы встречаетесь с клиентом у него в офисе, и о вашем приходе было доложено, входите в кабинет постучавшись. Спрашивать разрешения войти повторно не нужно.
2. Если встреча проходит на нейтральной территории, то явиться нужно за 5-10 минут до назначенного времени.
3. Поприветствуйте клиента . Поздоровайтесь, обращаясь по имени-отчеству.

• На территории клиента первым руку для приветствия должен протянуть клиент. Если он этого не сделал, то рукопожатия не происходит.
• На вашей территории вы обязаны протянуть руку первым.
• В кофейне – мужчины протягивают руку женщинам, старшие младшим.

1. Обмениваетесь визитками . Визитную карточку необходимо передавать лично в руки. Если вам клиент предложит свою визитку, то ее обязательно нужно прочитать вслух. Нельзя положить ее в карман, не взглянув и не ознакомившись.
2. Садитесь на стул . Если переговоры проходят в офисе у клиента, то дождитесь, пока вам предложат присесть. Если предложения не поступает – спросите, куда вам можно сесть. Если встреча проходит на нейтральной территории, то дожидаться приглашения занять стул не нужно.
3. Начинаете разговор . Начать переговоры необходимо с отвлеченных тем. Лучше всего если вы скажете комплимент в адрес компании клиента. Только он должен быть искренним. Не затрагивайте темы связанные с религией, политикой, спортивными пристрастиями. Также лучше воздержаться от банальных тем о погоде и красивом интерьере офиса.
4. После разговора на общие темы, переходите к постановке ситуационных вопросов . Начинайте их задавать осторожно, «прощупывая почву».
5. Затем переходите к более серьезным проблемным вопросам и предлагайте пути решения обозначенных проблем. Составьте небольшой прогноз дальнейшего сотрудничества.
6. Если клиент изъявит желание, вы можете подписать договор о сотрудничестве . Но не настаивайте на этом. Очень часто человеку нужно «переварить» полученную информацию.
7. Завершить встречу лучше договором о дате и времени следующей встречи . Даже если оказалось, что клиент не заинтересовался, все равно попросите его еще раз встретиться с вами.
8. Попрощайтесь с собеседником , поблагодарите за уделенное вам время и покиньте помещение.
9. После проведенных переговоров, запишите в ежедневник самые важные моменты и детали встречи.

Бывают ситуации, когда встреча подготовлена и организована на высшем уровне, и все идет прекрасно, но в какой-то момент что-то случается и клиент замыкается в себе. После чего переговоры нельзя считать удачными.

Скорее всего, была допущена какая-нибудь ошибка, которая сыграла решающую роль.

Чтобы исключить вероятность развития такого сценария, предлагаем ознакомиться со следующими рекомендациями и всегда их придерживаться:

1. Отключайте мобильный телефон. Звонки вас будут всячески отвлекать, а если решите взять трубку в разгар переговоров, то проявите неуважение к собеседнику.
2. Не пытайтесь курить.
3. Если клиент предложит вам выпить чай, кофе или воду, то остановите свой выбор на воде. Попросив кофе, вы получите еще несколько вопросов (например, сколько ложек сахара класть или какой именно кофе вы предпочитаете). Они вас будут отвлекать и занимать драгоценное время.
4. Смотрите собеседнику прямо в глаза. Вы должны установить зрительный контакт.
5. В процессе переговоров периодически делайте пометки и записи.
6. Не лебезите и не подхалимничайте. Ведите себя достойно, только так клиент будет относиться к вам как к равному.
7. Дайте клиенту понять, что вы уважаете его мнение собеседника и готовы отстаивать его интересы.

Заключение

Первая встреча – это серьезный и ответственный этап на пути к долгосрочному сотрудничеству. Часто именно она решает судьбу дальнейших деловых отношений. Поэтому перед организатором такой встречи стоит непростая задача – подготовить, организовать и провести на высшем уровне предстоящие переговоры.

Деловые встречи - это целенаправленный вид общения с целью выработки решений на основе анализа рассуждений и высказываний их участников .

К ним относятся совещания, заседания, деловые беседы и переговоры.

Существует определенная разница между такими формами коллективной работы, как совещание, заседание и сборы.

Совещание - это форма управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса .

Совещание - одна из самых действенных форм привлечения членов трудового коллектива к решению установленных перед ним задач, управления предприятием. Она позволяет руководителю влиять через ее участников на весь коллектив предприятия.

Заседание - это форма организации работы постоянно действующего органа (комитета, коллеги, советы, комиссии, группы) .

В большинстве случаев проведения заседания предусматривается уставом, хотя иногда заседание может проводиться по инициативе руководителя.

Собрание - это совместное присутствие в определенном месте людей, которые объединены определенной целью (сборы работников предприятия, подразделения, членов общества и др.) .

Следует отметить, что в практике управленческой деятельности преобладают совещания.

Совещания имеют как положительные, так и отрицательные стороны.

К положительным сторонам делового совещания принадлежат:

возможность оперативно и в короткие сроки получить необходимую информацию,

ознакомиться с различными точками зрения на проблему и пути ее решения;

принятия коллегиальных решений.

При этом совещание является эффективной и экономически целесообразной, если она выступает средством получения, проверки, анализа, а не издание информации.

К отрицательным сторонам делового совещания принадлежат:

их высокая стоимость;

неопределенность коллективной ответственности.

Классификация деловых совещаний :

1. По целям:

учебные (цель совещания - передать участникам определенные знания, и тем самым повысить их квалификацию)

разъяснительные (руководитель пытается убедить участников совещания в необходимости, верности и своевременности его стратегии и действий);

проблемные (цель совещания - разработка путей и методов решения проблем);

координационные (цель совещания - координация работы подразделений);

информационные (цель совещания - осуществление сбора, обмена и обобщения данных из любой проблемы и определения взглядов участников совещания).

2. По способу проведения:

диктаторские - характеризуются следующими признаками: право голоса имеет только руководитель; он сам излагает свои взгляды, издает приказ или указание; количество участников не регламентируют. Особенности таких совещаний - сохранение иерархии работников, однозначность в постановке задач, быстрое принятие решений;

автократические является разновидностью диктаторских. их ход предусматривает вопрос руководителя и ответы участников совещания. По требованию или с разрешения руководителя допускаются выступления. Количество участников подобного совещания ограничено. Такие совещания, как правило, представляют собой своеобразный отчет участников перед руководителем, во время которого каждый имеет возможность в большей или меньшей степени изложить свой взгляд;

сегрегативни - предусматривают порядок, при котором руководитель сам определяет тех, кто должен выступить, то есть тех, кого он желает выслушать;

дискуссионные представляют собой наиболее демократичный способ решения проблем, выносимых на совещание. Такие совещания организуют в случае необходимости координации действий сотрудников или подразделений, их может проводить как руководитель, так и избранный участниками голова. Количество участников ограничено, обычно не более 15 чел. Каждый участник дискуссионной совещания имеет возможность изложить свое мнение, что способствует повышению ответственности за выполнение принятых решений, позволяет открыто обсуждать любые взгляды, в том числе руководителя, способствует сплоченности членов коллектива;

произвольные - имеют место тогда, когда обмениваются мнениями работники, профессиональные обязанности которых тесно взаимосвязаны. Она происходит без повестки дня, без головы, на ней не принимают никаких решений. Примером такого совещания является обсуждение руководителем, его заместителями, помощниками, ведущими специалистами общего состояния дел или важной проблемы.

3. По степени подготовленности:

запланированы - совещания, которые регулярно проводят руководители, - еженедельные совещания, например, по качеству и др.

внеплановые - проводят в случае возникновения непредвиденных, чрезвычайных ситуаций (например, при поступлении нормативного документа, изменяющего порядок работы и др.)

4. По периодичности: разовые;

регулярные;

периодические.

5. По количеству участников:

совещания с узким составом участников (до 5 человек);

расширенные совещания (до 20 человек);

представительские совещания (более 20 человек).

6. По составу участников:

совещания с постоянным составом участников;

совещания с непостоянным составом участников;

совещания со смешанным составом участников;

совещания с составом, регламентирован нормативным актом.

Руководители и специалисты тратят до 20-30% своего рабочего времени на деловые встречи . Однако, деловые встречи не всегда приносят ожидаемый эффект из-за неправильной их организации и технологии проведения (неподготовленность, большое количество участников, необоснованная длительность докладов, неудовлетворительное оформления решений и т.д.).

Рациональная организация и проведение деловых встреч включает разработку плана встреч, отбор участников, выбор места и времени его проведения.

План деловых встреч должен разрабатываться на определенный период (месяц, квартал, год), согласовываться со всеми заинтересованными службами и должностными лицами, утверждаться руководителем и направляться во все подразделения. Уже одна эта операция позволяет упорядочить частоту заседаний, их продолжительность, а также снимает проблему неотложности созыва и непроинформованости участников. Конечно, совещания могут созываться и внезапно, но их количество должно быть очень малой. Кроме этого, план должен содержать перечень вопросов, которые необходимо обсудить в процессе самой встречи. При подготовке встречи необходимо внимательно определить качественный и количественный состав ее участников. К участию в совещании, например, должны привлекаться лица, наиболее компетентные в ее теме. Это не обязательно должны быть высокопоставленные руководители. Вместо них могут быть приглашены специалисты, которые отвечают за определенный участок работы, и этим не умаляется авторитет руководителя.

При подготовке деловой встречи важно за 2-5 дней до ее начала уведомить участников о повестке дня, темы докладов, распространить список выступающих путем объявления по телефону или иным способом.

Необходимо также выбрать место и время проведения встречи, о которых также нужно сообщить участников. Деловые встречи могут проводиться как в кабинете руководителя, так и в специально оборудованных помещениях, где есть диктофоны, средства связи, специальные столы.

После завершения организационного этапа деловой встречи можно приступать к ее проведению. Она будет тем эффективнее, чем правильнее будет избран председательствующего, который определит стиль работы и регламент.

Стиль работы - это форма проведения встречи (беседа, "мозговая атака" и т.д.).

Регламент - это время, которое предполагается потратить на всю встречу, отдельные выступления-доклады и прения и обсуждения.

Продолжительность встречи целесообразно устанавливать не более 120 минут с одним перерывом после часа работы 5-10 минут. Это объясняется оптимальной продолжительностью умственной деятельности людей, которая в среднем составляет 40-45 минут. Исследования показывают, что активность участников встречи растет в течение 45 минут. В период между 45 и 90 минутами она стабилизируется, а с 90 до 120 минуты наблюдается негативная активность участников .

Деловые встречи (совещания) лучше проводить во второй половине дня побуждать ее участников работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Как уже отмечалось человек имеет два пика повышенной работоспособности в течение дня: первый - примерно с 9 до 12-13 часов и второй - между 16 и 18 часами. Именно во второй пик и целесообразно проводить совещания .

Что же касается частоты заседаний, то лучше провести два совещания в неделю, продолжительностью в полчаса каждый, чем одну продолжительностью в час.

На выступления-доклады, как правило, следует отводить 10-25 минут, а на выступления в прениях - до 3 минут. Если предположить больше времени, то докладчики могут повторяться в мыслях, отклоняться от темы, которая обсуждается. Регламента должен четко придерживаться каждый докладчик, независимо от его ранга.

Для того, чтобы убедиться в необходимости строгого соблюдения регламента деловых встреч, целесообразно рассчитать в каждом конкретном случае их цену. Она определяется следующим образом: фиксируется число участников и продолжительность совещания; определяется часовая тарифная ставка одного участника; рассчитывается цена, Ц, по формуле :

Ц = Н * Т * (1 + И) "3сер. / Тсер.,

где Н - количество участников;

Т - продолжительность в часах;

И - коэффициент скрытых потерь, связанных с участием во встрече (совещании) Зсер. - Среднемесячная заработная плата участника встречи (совещания) Тсер. - Среднее число рабочих часов участника встречи в месяц. Необходимо всегда помнить, что умение выступать публично - одна из неотъемлемых черт способного менеджера. Поэтому нужно воспитывать в себе лаконичность, умение сжато формировать свои мысли, а для этого надо хорошо знать обсуждаемую проблему.

Обсуждение вопросов деловых встреч заканчивается принятием решений, которые фиксируются в протоколе. Опыт показывает, что если по результатам, например, совещания не выдано какой-нибудь директивный документ, если контроль выполнения решений налажено плохо, необходимость в ней возникнет снова.

Материалы совещания должны быть:

четко и коротко сформулированы;

вместить только факты;

на их чтение должно тратиться максимум 0,5 часов;

Организация приема посетителей

На приемах посетителей руководитель имеет возможность получать ценную информацию о самих посетителей и о состоянии дел на тех участках, где они работают. Кроме того, прием посетителей по личным вопросам отражает выполнения руководителем социальной роли организации или предприятия, которую он олицетворяет.

При решении вопросов организации приема посетителей необходимо помнить одно важное правило: время посетителя не менее ценен, чем время работника аппарата управления. Соблюдению этого правила способствуют :

установление определенных дней и часов приема посетителей по служебным и личным вопросам;

информирование посетителей.

Прием посетителей из служебных вопросов нужно установить в течение всей рабочей недели в определенные часы, например, после обеденного перерыва. Время для приема посетителей по личным вопросам лучше определить по дням недели, поделив эти обязанности между заместителями. Делать это лучше также во второй половине дня.

В совершенствовании практики приема посетителей важную роль играет их информационное обслуживание. Посетители должны четко знать, к кому они должны обращаться по определенным вопросам, иметь соответствующую информацию о ходе производства, его перспективы, свои возможности роста и тому подобное. Эту и другую информацию аналогичного содержания они должны получать с объявлений, стенных газет, приказов и т.д. Тогда отпадет необходимость в посещении ими руководителей по этим вопросам.

Менеджмент указывает на использование таких советов руководителем во время приема посетителей :

создайте с самого начала встречи условия, которые бы побуждали к длительной беседы;

уточните тему разговора перед ее началом;

задавайте вопросы в такой форме, чтобы они не выводили из равновесия собеседника;

предоставляйте возможность высказываться всем участникам разговора; сформулируйте результаты беседы в присутствии собеседника. Умение вести беседу является одним из важнейших деловых качеств современного руководителя.

Мы встречаемся с деловыми партнерами для обсуждения текущих вопросов и планов на будущее. Мы организуем встречи с коллегами, чтобы обсудить стратегию и тактику действий в рамках поставленных руководством задач. Мы встречаемся с друзьями, чтобы пообщаться на предмет совместного проведения отдыха или просто посплетничать об общих знакомых. Встречи и переговоры стали неотъемлемой частью бизнеса и нашей обыденной жизни. Календари и ежедневники многих деловых людей просто переполнены записями о запланированных совещаниях, заседаниях и прочих деловых мероприятиях.

Но многие ли из нас на самом деле задумываются о том, как правильно организовать и эффективно провести переговоры, чтобы добиться желаемых целей и решить поставленные задачи, потратив на это минимум своего и чужого времени? От чего должен зависеть выбор места и времени их проведения? И, наконец, что следует предусмотреть и чего ни в коем случае не следует делать на встрече, чтобы оставить о себе наиболее благоприятное впечатление у ее участников?

Деловая встреча – это встреча двух или более людей в бизнес-ориентиро ванной или профессиональной обстановке. Характер таких встреч может варьироваться от неформального разговора двух коллег до официальных презентаций с десятками участников. Они могут проводиться на регулярной основе (например, еженедельные производственные совещания) или организовываться по мере необходимости (например, для решения какого-то срочного вопроса «здесь и сейчас»).

При организации деловых встреч всегда нужно уделять особое внимание не столько их количественным характеристикам (таким как длительность и частота проведения), сколько их качеству. Качественно спланированные и эффективно и динамично проведенные переговоры всегда дают более высокие результаты, чем те, что организованы в последнюю минуту без какой-либо четкой и определенно поставленной цели.

Типы деловых встреч

Для того, чтобы должным образом подготовиться к деловой встрече, необходимо знать характер мероприятия, в котором вам предстоит участвовать.

Во-первых, в зависимости от типа участников деловые встречи можно разделить на внутренние (внутрикорпорати вные) и внешние . Во внутренних деловых встречах обычно принимают участие руководители компании разных уровней и ее сотрудники. Сюда, например, можно отнести заседания совета директоров, совещания руководителей, всевозможные производственные и проектные совещания, брейнсторминги, так называемые летучки и планерки, встречи один на один по рабочим вопросам, внутрикорпоратив ные презентации и т.д. В большинстве случаев такие встречи проходят на территории компании и регламентируются принятыми в ней внутренними правилами ведения бизнеса. К внешним деловым встречам (или внешним переговорам) относятся встречи с потенциальными или уже состоявшимися партнерами и клиентами. Так, целью проведения внешних деловых встреч может быть, например, привлечение внешних ресурсов в бизнес-проекты, создание совместных проектов или предприятий, привлечение VIP -клиентов, решение вопросов о слиянии либо поглощении и т.д.

По степени соблюдения формальности деловые встречи можно разделить на официальные и неофициальные . Структура и порядок официальных встреч во многих случаях строго регламентированы, требуют ведения протокола, и часто такие встречи завершаются подписанием каких-либо документов. Неофициальные деловые встречи обычно проводятся в непринужденной обстановке, часто за пределами территории компании и не обязательно завершаются принятием каких-либо имеющих юридическую силу решений. Степень формальности деловых встреч в значительной степени влияет на выбор места и времени их проведения.

В зависимости от целей проведения можно выделить целый ряд типов деловых встреч, которые условно можно объединить в три большие группы – информативные , консультативные и исполнительные . К информативным , например, могут относиться внешние деловые встречи, проводимые с целью презентации компании, внутрикорпоратив ные встречи, нацеленные на разъяснение политики компании ее сотрудникам и т.д. На такой встрече одной из ее сторон зачастую отводится роль слушателя, что не требует от нее какой-либо особой подготовки. Внутренние консультативные деловые встречи предполагают обсуждение какой-либо проблемы и поиск ее решения, получение инструкций, составление планов работы, рассмотрение разногласий и т.д. К внешним встречам консультативного характера можно отнести, например, обсуждение с ключевым клиентом или партнером особых условий и перспектив сотрудничества. Обе стороны в большинстве случаев активно участвуют в процессе переговоров и обмене мнениями. Внутренние и внешние деловые встречи исполнительного характера, помимо всего прочего, предполагают принятие ключевых бизнес-решений, заключение различных соглашений, определяющих дальнейшую политику сотрудничества, а иногда и судьбу самой компании, и т.д. Обычно это, если можно так сказать, встречи «в верхах». Зачастую именно такие деловые встречи (особенно внешние) требуют особой подготовки и проводятся в соответствующей деловой обстановке.

Разумеется, приведенная типология деловых встреч в зависимости от их целей не является абсолютной и исчерпывающей. На практике в большинстве случаев перед участниками переговоров ставится сразу несколько целей, что позволяет сделать такую встречу более продуктивной и сэкономить время.

Планирование деловой встречи

Проведение любой деловой встречи – конечно, если вы не хотите, чтобы ее результаты стали для вас сюрпризом, – требует тщательной подготовки. Когда участники не вполне себе представляют, чего от них, собственно, ждут и какие роли им в данном случае отведены, встреча рискует «провалиться». Поэтому вне зависимости от того, являетесь ли вы организатором встречи или приглашенной стороной, необходимо учитывать следующие аспекты:

• Цели деловой встречи: каких результатов вы хотите добиться?
• Участники: кто будет присутствовать на встрече и почему?
• Повестка: что планируется обсудить и какие решения планируется принять по результатам встречи?
• Документы: какие документы и материалы необходимо взять с собой на встречу?
• Место проведения: где будет проходить встреча? Место проведения часто является ключевым фактором, определяющим общую атмосферу переговоров. Если встреча будет проходить в ресторане, то по истечении некоторого времени атмосфера неизбежно станет менее формальной и более непринужденной, чем, например, в переговорной комнате.

В значительной степени успешность и эффективность деловой встречи зависит, безусловно, от ее организатора. Будь то официальные переговоры или неформальная беседа, их результаты определяются не только выбором участников, но и тем, насколько тщательно была проведена подготовительная работа – зачастую довольно кропотливая и скрупулезная. Однако имея представление о ключевых методах и факторах такой подготовки, можно существенно упростить себе эту задачу.

Предварительная подготовка к деловой встрече

Если вы являетесь инициатором деловой встречи, вы должны четко сформулировать для себя ее цели. Следующим шагом является разработка повестки мероприятия, которая является одним из ключевых аспектов подготовительног о этапа. В некоторых случаях при ее разработке имеет смысл поинтересоваться мнением других участников и организаторов встречи, если таковые имеются. Составьте список участников встречи и выберите дату и время ее проведения. При этом предусмотрите достаточный запас времени (в идеале одну-две недели) для урегулирования всех текущих вопросов и тех вопросов, с которыми вам, возможно, еще придется столкнуться в ходе подготовки. Если планируемой вами встрече предшествовала еще одна, возможно, будет полезным пересмотреть ее результаты, чтобы выделить те вопросы, которые не были рассмотрены должным образом, и включить их в повестку. На следующей встрече к этим вопросам следует обратиться в самом ее начале.

Место проведения и логистика деловой встречи

Логистика деловой встречи – это еще один ключевой аспект ее организации. Под логистикой понимается место проведения, физические размеры помещения, его достаточная вентиляция (особенно если предполагается большое количество участников или мероприятие планирует быть довольно длительным), освещенность (особенно если предстоит работать с документами, раздаточным материалом и т.д.), наличие туалетных комнат, наличие необходимого оборудования, канцелярских принадлежностей и средств визуального сопровождения. Зачастую деловые встречи проводятся в конференц-залах. Но вне зависимости от количества присутствующих места должно быть достаточно для всех. Поэтому если конференц-зал в вашем офисе не подходит для того, чтобы с комфортом разместить всех участников, вероятно, стоит рассмотреть возможность проведения встречи за пределами офиса. Необходимо также предусмотреть достаточное количество столов и стульев. И уж абсолютно непозволительно просить присутствующих самостоятельно обеспечить себя стульями, если по какой-то причине их не всем хватило.

Если в ходе переговоров может потребоваться какое-либо дополнительное оборудование (микрофон, наушники, проектор для презентации и т.д.), предусмотрите его наличие, настройте и проверьте исправность до начала мероприятия.

Неудобные стулья, недостаточное освещение и вентиляция, плохое визуальное сопровождение, ненастроенное оборудование – все это факторы, способные свести на нет даже самую дружественную и спокойную атмосферу.

Финальная подготовка перед деловой встречей

После того, как повестка окончательно сформулирована и согласована, следует разослать ее вместе с официальным приглашением всем предполагаемым участникам (за несколько дней до самой встречи). Непосредственно в день проведения встречи необходимо еще раз заблаговременно убедиться в том, что на месте ее проведения все подготовлено и настроено должным образом. Если предполагается использовать какие-либо раздаточные материалы, то их следует изготовить в достаточном количестве копий по числу участников. Следует также убедиться в том, что секретарь (или протоколист), если, конечно, планируется его присутствие, имеет в своем распоряжении достаточное количество необходимых канцелярских принадлежностей (ручки, журнал для записи и т.д.).

Что обрекает деловые встречи на провал

Вероятно, одним из ключевых организационных факторов, обрекающих деловую встречу на провал, является недостаточность участия. Если люди не принимают живого участия (хотя бы в качестве активных слушателей), такая встреча обречена на провал. К другим организационным факторам-ловушка м относятся:

• Проведение встречи без необходимости . Если встреча организована без действительной на то необходимости, у присутствующих неизбежно сложится ощущение пустой траты времени, принимать активного участия в обсуждении они не будут, и, скорее всего, просто будут игнорировать говорящего и переключатся на обдумывание каких-то более насущных вопросов
• Неясная цель деловой встречи . Если цель встречи заблаговременно четко не обозначена, у ее участников не будет возможности должным образом к ней подготовиться, и вряд ли такая встреча даст какие-то ощутимые результаты.
• Плохо подготовленная деловая встреча . Если повестка встречи не обозначена достаточно четко и подробно, то, скорее всего, сама встреча займет больше времени и даст менее ощутимые результаты по сравнению с хорошо подготовленной.
• Не те люди . Если на встрече присутствуют не те люди, на которых вы рассчитывали, то, вероятнее всего, результат такой встречи будет «нулевым». Если вы рассчитываете на встречу с вице-президентом компании, а в итоге пред вами предстает четвертый помощник его третьего заместителя, вы вряд ли получите ответы на интересующие вас вопросы.
• Место проведения . Место проведения деловой встречи играет весьма важную роль. Скорее всего, вы не станете приглашать президента компании на деловой обед в «Му-Му», правда?

Помимо факторов организационного характера, вам – не зависимо от того, участвуете ли вы в деловой встрече в качестве ее организатора или приглашенной стороны – следует учесть и некоторые другие моменты, которые относятся, скорее, к области делового этикета, но также играют немаловажную роль в формировании общего впечатления у ваших собеседников о вас, как о деловом партнере. Конечно, ситуации бывают разные, и форс-мажор на то и форс-мажор, чтобы быть неожиданностью и вносить свои коррективы, но все же:

• Сделайте все возможное, чтобы прибыть на встречу вовремя. В противном случае у ваших партнеров по переговорам сложится впечатление, что вы попусту тратите их время, что в наш век круглосуточного цейтнота может оказаться непозволительной роскошью. Если вы являетесь одним из приглашенных участников, встречу могут запросто начать без вас, и вам придется «догонять» дискуссию. Ваше опоздание как бы говорит: «Я не могу организовать сам себя и понятия не имею о тайм-менеджменте ». Вряд ли это именно то впечатление, на которое вы рассчитываете, не правда ли?
• Избегайте телефонных переговоров во время деловой встречи без действительной на то необходимости. Это, пожалуй, одна из самых раздражающих манер поведения. Принимая телефонный звонок, вы как бы тем самым даете понять вашим партнерам: «Ребята, вы такие замечательные, и все, что вы говорите, очень интересно, но у меня есть и более важные дела». В крайнем случае, если не принять звонок невозможно и если ситуация позволяет (например, если вы не являетесь единственным представителям одной из сторон переговоров), вежливо извинитесь и покиньте помещение. При этом недопустимо начинать разговор по телефону прежде, чем вы выйдете за дверь.
• То же самое касается и проверки электронной почты. В идеале лучше вообще оставить свой ноутбук за пределами переговорной комнаты, если он не нужен вам, например, для проведения презентации. И уж ни в коем случае не стоит поминутно проверять сообщения в телефоне. Вопреки расхожему мнению, это нисколько не подчеркнет вашу деловитость, а скорее, просто вызовет раздражение у ваших партнеров по встрече.
• Не заводите попутных разговоров с сидящими рядом. Даже если вам очень хочется поделиться с ними какими-то своими замечаниями или впечатлениями, которыми вам необходимо поделиться «вот прямо сейчас». Такие разговоры как минимум отвлекают вас самих и ваших собеседников, а как максимум могут сбить с мысли выступающего в данный момент. Если у вас возник вопрос, требующий обсуждения с одним из участников встречи за пределами общей дискуссии, сделайте себе пометку и вернитесь к нему в удобное время после того, как общие переговоры закончатся.
• Делайте заметки. Если вам нечего занести в записи, то зачем вы вообще пришли на встречу? Вы тем самым как бы говорите: «Ничего из того, что я здесь услышал, не представляет для меня интереса и не требует запоминания». Конечно, встречаются люди с исключительной памятью, которые в любой необходимый момент могут поминутно восстановить весь ход переговоров. Но ведь вы к таким не относитесь ? Тогда записывайте . Как минимум, это подчеркнет вашу заинтересованнос ть в обсуждаемом вопросе, а как максимум позволит вам самим по завершении встречи еще раз пересмотреть и проанализировать ее результаты.
• Не говорите слишком много. На деловой встрече нет ничего более раздражающего, чем человек, ощущающий острую потребность прокомментироват ь каждое чужое высказывание или «дорвавшийся до микрофона» и не дающий возможности высказаться другим. Дайте шанс каждому желающему высказать свою точку зрения. В конце концов, для того вы и собрались.
• Не перебивайте говорящих. Даже если вас посетила какая-то гениальная идея, которой необходимо поделиться в ту же секунду. Сделайте пометку для себя, вам дадут возможность высказаться чуть позже. И уж тем более нет ничего хуже, чем собеседник, регулярно перебивающий выступающих и меняющий тему разговора. Не становитесь таким собеседником . Это не в вашу пользу .
• Всегда приходите подготовленным. Ваша неподготовленнос ть обязательно будет замечена вашими партнерами и не лучшим образом скажется на вашем деловом имидже. Если вас пригласили на деловую встречу, позаботьтесь о том, чтобы заблаговременно ознакомиться с ее повесткой, попросите организатора вам ее предоставить, если он сам по какой-то причине забудет об этом. Заранее проработайте вопросы, которые планируется обсудить. Возможно, потребуется захватить с собой какие-то документы и печатные материалы. Их также следует подготовить заранее, чтобы не метаться по кабинету за пять минут до начала мероприятия в тщетных поисках. Одним словом, сделайте все, чтобы для ваших собеседников стало очевидно, что вы прибыли на встречу с самыми серьезными намерениями. Ведь вряд ли вам захочется выглядеть в духе «мимо проходил, заскочил на минутку».
• Будьте в меру кратки и лаконичны. Нет никакой необходимости отвечать пространным рассказом на конкретный вопрос. Это лишь неоправданно затянет встречу. Чем быстрее будут рассмотрены все включенные в повестку вопросы, тем быстрее вы с вашими собеседниками сможете вернуться к своей работе.
• И наконец, если того требует ситуация – говорите. Не нужно играть роль молчаливой мебели. Будьте активным участником диалога, участвуйте в обсуждении. Ведь, в конце концов, для чего-то же вас пригласили на встречу. Значит, ваше мнение важно и интересно, значит, вас тоже хотят услышать. При выборе линии поведения на деловой встрече не последнюю роль играет и личность ваших партнеров по переговорам. Особенно порой представляется сложным определиться, как стоит и не стоит себя вести на деловом мероприятии, если вашими собеседниками являются представители другой страны, ведь, если верить известной поговорке, в каждом монастыре – свой устав, и иногда неверный жест или высказывание могут не только показаться странными, но даже обидеть вашего потенциального партнера. Поэтому если вы готовитесь к встрече с иностранным гостем, не лишним будет хотя бы вкратце ознакомиться с рекомендациями по деловому этикету, принятому в его стране. Так, например, гостю из Китая при приветствии не стоит жать руку слишком крепко и смотреть прямо в глаза, так как в его стране это в большинстве случаев расценивается как навязчивость и даже грубость. Рукопожатие должно быть легким и несколько затянутым, взгляд лучше направить ниже уровня глаз собеседника с легким поклоном головы в знак уважения. При обмене визитными карточками их принято держать двумя руками лицевой стороной вверх. После того, как вы получите визитную карточку, обязательно нужно прочитать то, что на ней написано. Ни в коем случае не нужно молниеносным движением прятать ее в карман, представители китайской стороны этот жест истолкуют как равнодушие к ним лично. Если вы хотите порадовать гостя небольшим подарком, то не стоит дарить чего-либо очень дорогого. Пусть это будет небольшой сувенир, но при этом обязательно нужно его должным образом упаковать, ваш гость это оценит. Деловые встречи с китайцами часто бывают довольно продолжительными и – как иногда может показаться – лишенными какой-то конкретной цели. Очень часто они лишь служат способом установить более близкий, дружественный контакт, от которого целиком и полностью может зависеть дальнейшее развитие общего дела. Более того, для установления продуктивных отношений таких встреч может потребоваться несколько. Даже если они вам кажутся переливанием из пустого в порожнее, не пренебрегайте ими, они пойдут на пользу вашему бизнесу. Китайцы в большинстве случаев ориентированы на длительные деловые отношения, и времени на выяснения того, стоит ли полностью доверять своему партнеру, как самому себе, они не жалеют. Ставьте долгосрочные цели, рисуйте долгосрочные перспективы – ваши усилия не пропадут даром. И всегда помните о сдержанности и дипломатичности. Чрезмерная категоричность в общении с китайцами абсолютно недопустима. Если ваш партнер приехал из Японии , то приготовьтесь к довольно затяжным и неспешным переговорам. Японцы не любят торопиться. Поэтому лучше не планировать ничего сразу после завершения встречи: не всегда возможно угадать, когда именно эта встреча закончится. Начаться встреча вполне может с непринужденной беседы обо всем и ни о чем. Так японцы устанавливают личный контакт. Не проявляйте нетерпения, даже если вам кажется, что «светская беседа» несколько затянулась. Японские гости оценят ваше участие. Терпение и спокойствие – ваши главные помощники, если вы хотите, чтобы переговоры принесли хорошие плоды. С большим уважением следует отнестись к полученной вами визитной карточке гостя. Ни в коем случае не стоит делать на ней каких-то отметок или что-либо записывать. Карточку на время переговоров лучше положить рядом с собой на стол лицевой стороной вверх. Вручая свою карточку и получая карточку гостя, необходимо держать их двумя руками. Также японцы любят вручать и принимать подарки. Подарок не должен быть дорогим, но обязательно должен быть качественным и в подобающей упаковке. Плохим знаком будет подарить что-либо острое – например, сувенирный нож. Это знак того, что вы желали бы прервать отношения, даже если вы совсем не это имели в виду. Так же, как и при общении с китайцами, следует помнить, что успех бизнеса зависит от того, насколько успешными будут ваши личные отношения с партнерами. Даже если они не станут дружественными, в любом случае не стоит забывать об уважительности, дипломатичности, сдержанности и вежливости. Эти качества азиатские партнеры ценят, пожалуй, превыше всего. Скромность – еще одна черта, присущая представителям этой культуры. Не говорите слишком много хорошего о себе лично, если хотите подчеркнуть свои преимущества по сравнению, например, с конкурентами, лучше лишний раз похвалите свою команду и компанию. Кроме того, следует помнить о том, что в азиатских странах, в отличие от европейской деловой среды, зачастую устное слово ценится столь же высоко, как и печатное. Не давайте обещаний, которые не сможете выполнить, чтобы не прослыть ненадежным партнером. Британцы проводят деловые встречи довольно часто, чаще, чем это может показаться необходимым. Поэтому в большинстве случаев они не готовятся к ним слишком уж тщательно. Не удивляйтесь, если во время переговоров вам покажется, что вы пришли на них «слишком подготовленным»: для британцев деловые встречи – это зачастую форум для открытых обсуждений. Повестка имеет право быть, но это не значит, что ее обязательно будут придерживаться. Если возникает какой-либо вопрос за ее рамками, который уместно обсудить «вот прямо сейчас», то, скорее всего, ваши гости не станут откладывать дело в долгий ящик. Не пытайтесь единолично управлять процессом обсуждения и выстраивать его в соответствии с вашими планами, иначе у ваших гостей сложится впечатление, что вы пришли на встречу с уже готовыми решениями и их участие в переговорах в принципе не так уж и важно. Стоит также помнить о том, что англичане довольно сдержанны и дипломатичны, не приемлют открытой конфронтации и стараются обходить острые углы. Поэтому сколь бы ни был для вас критичен обсуждаемый вопрос, не стоит занимать агрессивную позицию. Результат может оказаться плачевным. Англичане традиционно являются хорошими и достаточно гибкими переговорщиками, в большинстве случаев они вас уважительно выслушают, даже если в корне с вами не согласны. Ну и, наконец, не стоит забывать и о пресловутом «английском» юморе. Юмор на деловой встрече не только допускается, но и приветствуется. И если вы умеете удачно пошутить, англичане это, безусловно, оценят. Главное, чтобы шутки были понятны обеим сторонам. В противоположност ь британцам, представители Германии любят приходить на встречу подготовленными до такой степени, что может показаться, что они для себя уже все решили и пришли лишь для того, чтобы сообщить вам о результатах. На самом деле это не так. Они просто любят иметь свою твердую, тщательно проработанную точку зрения. Но это не говорит об их непреклонности и несгибаемости. Они всегда готовы поучаствовать в дискуссии. Однако и вам следует быть как можно более подготовленным, чтобы, как говорится, не ударить в грязь лицом. Не стоит приходить на встречу с немцами с мыслью «авось куда-нибудь выплывем». Вряд ли вы выплывите туда, куда вам нужно. Кроме того, немцы больше доверяют печатному слову, нежели устному. Поэтому именно на встрече с ними вам, как никогда, могут пригодиться различные документы, визуальные материалы и т.д. Не пренебрегайте ими. Если вы понимаете, что на встрече могут быть затронуты вопросы, в которых вы не являетесь специалистом, лучше захватите с собой человека, который чувствует себя в этой области, как рыба в воде. Это именно тот случай, когда лучше «пере-», чем «недо-». И не пугайтесь, если во время переговоров у вас возникнет ощущение конфронтации. Это немцы, именно таким они зачастую видят конструктивный диалог. Излишняя «азиатская» дипломатия – не их стиль, при этом уважительное отношение к собеседнику и даже некоторый «официоз» им, разумеется, не чужды. Немцы очень высоко ценят свое и чужое время (как говорится, время – деньги), поэтому при общении с ними очень важно помнить о пунктуальности. Ходить вокруг да около немцы не любят, так как это тоже пустая трата времени (читай – денег). Поэтому не стоит «лить воду», приготовьтесь формулировать свою точку зрения четко, последовательно и однозначно и высказываться сугубо по существу. Если ваши партнеры из Индии , то тут в значительной степени методы ведения переговоров будут зависеть от того, какой политики придерживается та компания, которую они представляют. Многие индийские компании в настоящее время ориентированы на европейские принципы ведения бизнеса, и во многом копируют европейский стиль проведения переговоров. Однако если компания все-таки придерживается традиционной модели бизнеса, то при общении с такими партнерами у вас могут возникнуть некоторые затруднения. Во-первых, деловая встреча, скорее всего, будет носить намного более неофициальный характер, чем вы к этому привыкли, особенно если тон задается пригласившей вас индийской стороной. Например, переговоры совершенно спокойно могут прерываться внезапно входящими в помещение посторонними или вашим собеседником, которому потребовалось принять телефонный звонок. Не демонстрируйте своего раздражения. Просто отнеситесь к этому, как к обыденному и вполне нормальному явлению. Во-вторых, индийцы не так ценят время, как европейцы, с этим просто нужно смириться. Поэтому как бы ни было дорого вам ваше время, но часть его, скорее всего, придется потратить на обсуждение вопросов, не имеющих отношения к делу. В ведении бизнеса индийцы большое значение придают личным отношениям, и такие разговоры на отвлеченные темы помогают им поближе узнать собеседника. Продемонстрируйт е свою готовность к такому диалогу и ни в коем случае не пытайтесь повернуть его в нужное вам русло. Будьте терпеливы. И еще один немаловажный момент, который следует учитывать при налаживании бизнеса с традиционной индийской компанией: для индийцев зачастую подписанный контракт не означает окончательную и бесповоротную договоренность о чем-либо. Для них это, скорее, лишь отправная точка, констатация наиболее удобных условий на данный момент. Кроме того, индийцы зачастую склонны говорить то, что вы в данный момент хотите от них услышать, и охотно готовы согласиться на все ваши предложения, так как им бывает трудно прямо выразить свое несогласие. Поэтому лучше лишний раз еще раз обговорить то, что вызывает у вас сомнения, чтобы избежать недоразумений в будущем. В знак благодарности у индийцев принято дарить и получать подарки. Например, это может быть небольшой и недорогой сувенир в хорошей упаковке. При этом цвет упаковочной бумаги может быть любым, кроме белого или черного: эти цвета считаются в Индии «несчастливыми». Ваша первая встреча с бразильскими партнерами, скорее всего, начнется достаточно официально. Последующие же будут проходить в более неформальной атмосфере. Бразильцы не отличаются большой пунктуальностью и не особенно ценят свое, да и чужое время, встреча может начаться немногим позже намеченного времени и затянуться дольше, чем вы планировали. Не стоит проявлять раздражения по этому поводу и «подгонять» собеседников. Сохраняйте спокойствие и терпение. То же можно сказать и о соблюдении повестки деловой встречи. Даже если она есть, не ждите, что ее будут придерживаться «от и до». Скорее всего, все вопросы, выделенные для обсуждения, будут рассмотрены, но не обязательно в том порядке, к которому вы готовились. При общении с бразильцами стоит помнить об их латиноамериканск ом темпераменте. Их чрезмерная эмоциональность совершенно не говорит об их конфликтности, а лишь означает, что то, о чем идет речь, им действительно интересно. Бразильцы активно используют язык тела, любят стоять очень близко к собеседнику и смотреть прямо в глаза, что у некоторых людей может вызывать ощущение нарушения «личного пространства» и чувство дискомфорта. Постарайтесь к этому привыкнуть. В целом можно сказать, что бразильцы открыты для общения и установления достаточно близких дружественных связей. Личные отношения для них всегда на первом месте, поэтому время, потраченное на развитие таких отношений, никогда не окажется потраченным зря. В конце встречи не старайтесь как можно быстрее раскланяться и исчезнуть, не демонстрируйте поспешности, даже если вы на самом деле спешите. Лучше заранее рассчитывать на то, что встреча может оказаться достаточно продолжительной, и предусмотреть необходимый запас времени. Даже если переговоры завершились довольно поздно, задержитесь чуть дольше, чтобы лишний раз подчеркнуть свою неспешность, беззаботность и расслабленность. Эти качества ценятся бразильцами очень высоко.

Деловые встречи представляют собой мероприятия (включая протокольные), цель которых - способствовать установлению взаимовыгодных контактов между представителями бизнеса.

Чаще всего встречи организовывают компании, имеющие значительное число партнеров как в своей стране, так и за границей.

Виды деловых встреч

Выделяют несколько видов подобных мероприятий. Все они могут при том быть международными, отраслевыми, научными.

Конференция необходима для обсуждения конкретной проблемы. Такая деловая встреча проходит в формате отдельных выступлений. Фактически, конференция является совещанием группы специалистов в определенном вопросе и может быть сосредоточена в одном или разных (распределенная форма) местах по территориальному признаку.

Съезды организовываются для дистрибьюторов и дилеров.

Бизнес-семинар - учебно-практическое мероприятие, проводится в форме обсуждения тематических сообщений.

Презентация призвана привлечь внимание общественности к новой продукции, фирме, определенным достижениям, итогам работы.

Круглый стол организовывается в случае обсуждения социально значимого вопроса, требующего широкого общественного внимания. В нем обязательно участие экспертов, способных дать происходящему объективную оценку. Также на круглые столы принято приглашать прессу, чтобы получить полное освещение в СМИ всех основных точек зрения на проблему.

Существуют и специальные мероприятия для журналистов: пресс-конференции, брифинги, торжественные открытия, пресс-ланчи, дни открытых дверей.

Пресс-конференция и брифинг предназначены для озвучивания позиции фирмы. Обычно ее представители делают заявления для журналистов и отвечают на их вопросы. Брифинг отличается более сжатой формой. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании.

Церемония открытия - шоу, призванное увеличить интерес к новому объекту и осветить все его преимущества.

День открытых дверей позволяет ознакомить максимальное число заинтересованных лиц с основными принципами работы фирмы.

Пресс-ланч - способ добиваться лояльности ключевых СМИ региона. Для его проведения выбирают престижное. Круг допущенных на мероприятие сознательно ограничивается, причем со стороны компании обязательно присутствуют первые лица.

Фуршет (коктейль, банкет) подразумевают неформальную обстановку. Цель такого мероприятия - помочь компании-организатору и ее гостям установить максимальное количество новых связей и завязать знакомства.

Официальные и неофициальные деловые встречи

Официальные и неофициальные мероприятия различаются по составу участников и предполагаемому результату:

• официальные (с протоколом, строгой процедурой);
• неофициальные (напоминающие обычное неформальное общение, без обязательного документированного оформления результатов);
• внешние (с партнерами или клиентами);
• внутренние (между работниками одной организации).

Этапы деловых встреч

Обычно любая встреча подразумевает реализацию четырех обязательных этапов:

• уточнение точек зрения, позиций сторон;
• обсуждение и аргументация выраженных взглядов. На этой стадии обычно проявляются конфликты и борьба интересов;
• достижение компромисса, согласование позиций, приход к соглашению по каждому обсуждаемому вопросу;
• анализ результатов и выполнение договоренностей. Этот этап отдален от остальных по времени.
  • обеспечение профессионального общения специалистов одной сферы;
  • коллективный поиск и разработка рабочих замыслов;
  • поддержание контактов;
  • координирование действий, контроль над реализуемыми проектами;
  • поддержка деловой активности.

Цели и задачи деловой встречи

Но главная цель - убедить партнера поступать определенным образом, согласиться с предложенным вариантом действий.

Программа и сценарий деловой встречи

Для успеха переговоров необходима тщательная подготовка, которая обычно включает решение организационных проблем и подготовку сценария собственно встречи.

К первой группе задач относятся разработка повестки дня, выбор времени и места проведения встречи, количества, состава и полномочий участников, регламента и количества раундов.

Составление программы компания обычно поручает специально назначенному сотруднику.

Программа должна быть детальной и включать в себя четкий перечень мероприятий по обеспечению:

• подбора состава участников со всех сторон;
• встречи прибывающих, трансфера, размещения;
• питания и культурно-развлекательной программы;
• собственно переговорного процесса.

В программе должны быть указаны ответственные за реализацию каждого этапа. Ее обязательно согласовывают со всеми сторонами, принимающими участие в переговорах. При этом важно уточнить, чьей обязанностью будет ведение протокола встречи. Если же предполагается международный формат, необходимо выяснить и вопрос, кто должен будет обеспечить переводчика.

Поскольку во время деловых визитов принято организовывать не только официальное, но и неформальное общение сторон (невзирая на официальный характер мероприятия), программа должна включать свободный день, предназначенный для этого.

Переводчик английского языка для деловой встречи

Чаще всего бизнес-мероприятия требуют перевода с/на английский язык. При выборе переводчика следует учитывать ряд факторов:

• знание терминологии;
• наличие опыта подобной работы;
• умение быстро ориентироваться в изменениях ситуации;
• умение переводить четко, быстро, последовательно.

Лучше заранее предупредить специалиста о тематике встречи и о принятом на ней дресс-коде.

Ведущий на деловую встречу

Его задача - направлять ход переговоров. Это может делать один человек или команда. В первом случае упрощается процесс принятия решений - все делает один работник, и на нем же лежит вся полнота ответственности.

Во втором случае уменьшается вероятность ошибки - в команде могут присутствовать специалисты в разных областях. Но условием успеха является слаженность ее работы, иначе оппонент может использовать внутренние разногласия в своих целях.

Результаты, итоги деловой встречи

Позитивный результат переговоров требует обязательного повторения их основных достижений. Это необходимо для того, чтобы все участники осознали достигнутое и восприняли итог переговоров как достижение. Полезно будет и договориться о следующей встрече.

Если же результаты негативны, важно суметь корректно выйти из контакта.

Особенности деловых встреч с клиентом в России

Иностранцам важно учитывать, что русские предприниматели предпочитают договариваться в неформальной обстановке, но при том внимательно оценивают партнера по внешнему виду. Нужно быть готовым к тому, что одни переговоры результата не дадут, потребуется несколько встреч. Можно использовать как официальные, так и личные каналы связи. Русские бизнесмены отличаются пунктуальностью и не любят пустых обещаний.

Деловые встречи на выставках

Деловые встречи на выставке наиболее выгодны, поскольку собственные службы мероприятия помогут договориться с клиентом, спланировать встречу и обеспечить реализацию всех поставленных целей.

ЦВК Экспоцентр постоянно проводит тематические выставки разного направления, где каждый производитель может найти новых партнеров и клиентов.