Kdo naj začne poslovni sestanek. Kako organizirati poslovni sestanek: pomembne podrobnosti

Vsak poslovni sestanek je neke vrste poslovna platforma. Na takih srečanjih podjetniki izmenjujejo svoje izkušnje, razpravljajo o novih idejah in načrtujejo skupno obojestransko koristno sodelovanje. Če zaupljiv odnos med partnerjema ne uspe, bo to negativno vplivalo na izid pogovora.

Na poslovnih srečanjih si podjetniki izmenjujejo izkušnje, razpravljajo o novih idejah in načrtujejo skupno obojestransko koristno sodelovanje.

Obstajajo formalne in neformalne vrste poslovnih srečanj. Prva možnost velja za bolj "strogo": njena pravila so določena vnaprej, teme, ki jih je treba obravnavati, pa so vsem udeležencem znane vnaprej. Druga možnost je bližje prijateljskemu srečanju, le razprava o delovnih trenutkih postane predmet pogovora. Resna pogajanja so pogosto sestavljena iz dveh faz: uradnega dela in bifeja. Poleg tega se glede na število ljudi razlikujejo sorte, kot sta kolektivno ali osebno srečanje.

Kako porabiti

Pred organizacijo in izvedbo poslovnega sestanka se je vredno nanj pripraviti. Najprej morate poznati značilnosti takšnih pogajanj. In ležijo v tem, da je posebna pozornost namenjena gestam, izrazom obraza in intonaciji. Ti psihološki momenti so pomembni, saj pogovor poteka osebno in tu začnejo veljati zakoni človeške psihologije. Človeka moraš znati pridobiti zase, si pridobiti njegovo zaupanje.

Kako pa se pripravite na sestanek? Uporabite lahko naslednje korake:

1. Zberite čim več informacij o svojem partnerju. Če želite to narediti, lahko izvedete mini študijo. Podatki so vzeti iz različnih virov: spletnih mest podjetij, strani v v socialnih omrežjih, MNOŽIČNI MEDIJI. Vsaka informacija bi bila koristna.
2. Ustvarjanje pozitivne podobe. Pozdravijo jih oblačila, zato se morate temu primerno tudi obleči. Primerno v večini primerov poslovni stil oblačila, vendar ne zelo stroga. Nekateri psihologi svetujejo, da uporabite en trik, da osvojite partnerja: oblecite se nekoliko slabše od njega. Potem se partner ne bo počutil omejenega. Pri izbiri oblačil morate graditi na prejšnji stopnji. Na primer, če ugotovite, da je partner resna oseba, ki je član politične stranke in se pogosto udeležuje večjih dogodkov, potem morate na srečanje z njim priti v klasični obleki. In če je zbiranje obvestil pokazalo, da partner ne trpi zaradi konvencij, mu lahko dovolite, da se obleče lažje, v kavbojke in želvo.
3. Prvi vtis. Psihologi pravijo, da je prvi vtis vedno najmočnejši in se razvije v petih minutah komunikacije. Vnaprej razmislite, kaj boste povedali na poslovnem sestanku na začetku. Govor mora biti premišljen tako, da je naraven. V poslovnih pogajanjih sta pogosto cenjeni dve stvari: razvit intelekt in smisel za humor. Obstaja preverjena predloga: na prvem sestanku se objavita ime in priimek partnerja (da ne bo pomote), nato pa se je vredno predstaviti in poimenovati svoje podjetje. Nato sledi izmenjava stiskov rok in pogovor se začne. Bolje je začeti z oddaljenimi temami in se pozneje lotiti posla.
4. Zgradite pravi pogovor. Osebno srečanje s partnerjem je s psihološkega vidika vedno težko. Zato je bolje uporabiti določene tehnike, da bi lahko vzpostavili stik z osebo. Prvič, partnerju morate takoj povedati, da je poslovna oseba. Če želite to narediti, lahko objavite pravila in namen srečanja. Drugič, vprašanja je treba postaviti pravilno, tako da so kratka in jasna. Vprašanja je treba pripraviti vnaprej in si jih zapomniti. In tretjič, obnašati se morate mirno in samozavestno.

V poslovnih pogajanjih sta pogosto cenjeni dve stvari: razvit intelekt in smisel za humor.

Pravila

Strokovnjaki so razvili pravila za poslovna srečanja:

1. Načrtujte sestanek vnaprej. To se nanaša na odobritev organizacijskih vprašanj, kot sta čas in načrt dogodka.
2. Brez zamud. Zamujanje je nesprejemljivo, lahko pokvarijo prvi vtis. Poleg tega, če pridete zgodaj, lahko zberete svoje misli in se psihično uglasite, kar vam bo pomagalo.
3. Pripravite materiale. To so lahko knjižice, dokumenti in drugi materiali, ki so lahko uporabni pri pogajanjih.
4. Izklopi mobilni telefon. Nič ne sme odvrniti od poslovnega pogovora s partnerjem. In če čakate na pomemben klic, morate svojega partnerja vnaprej obvestiti.
5. Opazujte. To pomeni, da osebe ne prekinjate, da govorite v mirnem tonu, da ste vljudni.
6. Pozorno spremljajte čas. Čas je denar, zato ne odlašajte s srečanjem s partnerjem. O časovnih okvirih se je treba pogovoriti vnaprej in se jih držati.

Končno

Za učinkovito izvedbo poslovnega srečanja s partnerjem ali stranko se morate nanj temeljito pripraviti. večina mejnik- to je zbirka informacij o osebi, saj bo prav on pomagal ujeti pravi način komunikacije. Po tem se pojavi predlog za poslovni sestanek. Zdaj priljubljen predlog za sestanek v poslovnem pismu. Udeležba na poslovnih srečanjih je izjemnega pomena za vsakega podjetnika, zato tega trenutka ne smemo zanemariti.

Poslovni sestanek in poslovna pogajanja nasploh imajo eno definicijo – to je poslovna medsebojna komunikacija z namenom doseganja skupna odločitev. Toda poslovni sestanek lahko štejemo tudi za prvo fazo pogajalskega procesa oz sestavni del, med katerim se razjasni predmet nadaljnjih pogajanj, je organizacijske zadeve. Uspeh nadaljnjih pogajanj je v veliki meri odvisen od rezultatov takšnih predhodnih stikov, od vtisa, ki ste ga naredili na »uvodnem« poslovnem sestanku.

Za uspeh na poslovnem srečanju je treba sogovornika spodbujati h komunikaciji, ustvarjanju maksimalno polje priložnosti za nadaljnje poslovne pogovore in sprejemanje odločitev.

Poslovni sestanek običajno poteka v formalnem okolju, nameni sogovornikov (poslovnih partnerjev) pa so naslednji:

1) dati, prejeti potrebne informacije ali zamenjati. Pridobivanje informacij lahko štejemo za glavni namen poslovnega sestanka;

2) dogovoriti se o vprašanju, ki zanima sogovornike;

3) prepričati sogovornika ( poslovni partner) v pravilnosti sprejete odločitve, donosnosti izbranega načina ukrepanja itd.;

4) vzpostaviti stik, utrditi poslovne odnose in včasih skleniti dogovor, ki ga po možnosti zavaruje s pisnim protokolom o nadaljnjih namerah;

5) dinamika vsakega poslovnega srečanja gre skozi štiri faze: kontakt, usmeritev, odločitev in ocena, rezultat. Poznavanje pomena teh faz vam omogoča, da zgradite pogovor ali se prilagodite sogovorniku, tako da bo rezultat srečanja za vas pozitivna odločitev.

Prva faza srečanja je kontaktna – tiste sekunde, ko vstopite v prostor, se pozdravite in izmenjate prve fraze. Glavni cilj te faze komuniciranja je ustvariti pogoje za vzpostavitev partnerskih odnosov.

Glavna naloga, ki jo morate rešiti v prvi fazi, je vzpostavitev čustvenega stika s sogovornikom.

Pogovor na poslovnem sestanku je treba graditi dosledno in se držati načrta. V pogovoru je bolje ostati korak bolj formalen kot korak bolj domač, hkrati pa ostati vljuden in prijazen. V Rusiji je običajno, da partnerje naslavljate z njihovimi imeni in očeti, razen v primerih, ko korporativna kultura dovoljuje, da drug drugega kličete po imenu, na ameriški način.

Pozitiven odnos in zanimanje je mogoče pokazati s stavki: "Vesel sem, da te vidim!", "Hvala, ker si si vzel čas za srečanje z nami!" Na začetku poslovnega pogovora je priporočljivo začeti kratek pogovor posvetne teme- vreme, zadnji kulturni dogodki, gospodarska situacija. Tovrstni uvodni stavki vam omogočajo, da se navadite na sogovornikov način govora, se prilagodite splošnemu valu, dosežete prvi dogovor (mnenja o vremenu zunaj okna se redko razlikujejo).

Da bi bil pogovor produktiven od samega začetka, morate biti sposobni:

1) vzpostaviti stik s sogovornikom;

2) ustvarite ugodno vzdušje za pogovor;

3) pritegniti pozornost partnerja in vzbuditi njegovo zanimanje za vašo temo (problem ali predlog).

Pomembno je ne samo vzpostaviti stik, temveč ga je treba spremljati med pogovorom in sprejeti ukrepe: če je prekinjen, postavite vprašanje, ponudite čaj, lahko se šalite, če seveda situacija dopušča.

Obstajajo načini za začetek pogovora, ki nam zaprejo pot do uspeha ali nam ga zelo otežijo. Če želite, da bo vaš pogovor na prvem poslovnem sestanku produktiven, se izogibajte:

1) manifestacije znakov dvoma vase in potrebe po srečanju;

2) nespoštovanje na začetku sestanka, tudi v blagi obliki;

3) vzbujanje obrambnega položaja sogovornika že s prvimi vprašanji.

Vzpostaviti morate ugodno čustveno vzdušje, tudi če vam je sogovornik neprijeten in na srečanju ne doživite nobenih pozitivnih čustev, glavna stvar je doseči pozitivne rezultate na samem srečanju.

Druga faza je orientacija. Tu je glavni cilj ugotoviti bistvo problema, zaradi katerega je prišlo do srečanja. Sogovorniku morate posredovati potrebne informacije o vašem odličnem strokovne kvalitete ah v obliki predstavitve (samo ne hvali se), razloži motive svojega zanimanja in ga nagovori.

Ta faza je najdaljša, zato je vaša naloga ohraniti stik s sogovornikom. Na primer, dolgočasno naštevanje vaših uspehov ali strank lahko preprosto postane dolgočasno in takrat se izgubi pozitivni čustveni stik, kar običajno vodi do negativnih rezultatov.

Poslovni sestanek bo uspešnejši, če je vnaprej načrtovan in ste nanj pripravljeni, če zberete vse razpoložljive informacije o sogovorniku, bodočem poslovnem partnerju.

Določite nekaj ključnih sporočil, ki jih želite posredovati drugi strani. Izberite čas za predstavitev in količino informacij, ki jih boste delili. Razmislite o zaporedju podajanja informacij, kje povedati glavno in kako prikriti pomanjkljivosti vaše odločitve.

Vaš uspeh na poslovnem sestanku je poleg vaših strokovnih kvalitet v veliki meri odvisen od vaše morale, samozavesti in več ko imate informacij, lažje se boste pogajali.

Slog in pristopi vodenja pogovora imajo velik vpliv na izid vašega poslovnega srečanja. Tudi z najbolj pozitivnim razpoloženjem partnerjev za komunikacijo, iskreno željo po doseganju dogovora, se njihov pogovor ne sešteje, poleg tega pa njihova prizadevanja, da bi popravili situacijo, le še poslabšajo. Najpomembnejši razlog za to je pogosto razlika v stilih in pristopih vodenja poslovnega pogovora med partnerji in njihovih komponent, kot so:

1) nagnjenost k neposrednemu govorjenju ali namigovanju;

2) prisotnost kretenj, intonacije, pogostosti ponavljanja in uporabe določenih komponent govora: višina, tember, hitrost, glasnost itd.;

3) zmožnost in nezmožnost postavljanja pravih vprašanj ali dajanja pobude drugim za posredovanje informacij o sebi;

4) udobna raven formalnosti - preprostost; sprejemljive šale; odnos do izmenjave pritožb;

5) pričakovanje, da bo drugi sledil našemu zgledu itd.

Tam so drevesa različne pristope za vodenje poslovnih pogovorov: trdih, mehkih in načelnih.

Če stran deluje "po trdem tipu", potem udeležence v pogovoru dojema kot nasprotnike, ki enostransko poskušajo zmagati. Lastno zmago ima za cilj, trdno vztraja pri svojem položaju in skriva svoje interese, zahteva koncesije kot ceno za dogovor, izvaja pritiske in skuša vsiliti in zmagati v »tekmovanju volj«.

Če stranka deluje v okviru »mehkega pristopa«, potem udeležence v pogovoru dojema kot prijatelje, dogovor razume kot cilj pogovora in je za to pripravljena plačati z enostranskimi koncesijami, zlahka spreminja svoje stališče, poskuša se izogniti »tekmovanju volj«, če pa je ta vsiljena, podleže pritisku z druge strani.

Stran načelnega pristopa vidi udeležence kot sodelavce, ki skupaj delajo na problemu. Njegov cilj je razumen rezultat, dosežen hitro in dobrohotno, osredotoča se na interese, ne na položaje, ne zahteva popuščanja, temveč razvoj vzajemno koristnih možnosti, vztraja pri uporabi objektivnih meril, ki so neodvisna od volje udeležencev. Takšna merila so lahko izvedenska mnenja, ekonomski kazalniki na trgu, izračunani kazalniki, statistika, zakoni, ne pa želje katerekoli strani.

Izbira najboljšega pristopa za vas je odvisna od naslednjih dejavnikov:

1) od vaših ciljev. Če želite ohraniti odnos, vzdrževati stike dlje časa, potem je boljši "načelni pristop". Če je za vas pomembno pridobiti čas in ste pripravljeni popuščati zdaj, da bi v prihodnosti »pridobili nazaj situacijo«, je možen »mehki pristop«;

2) na čigavi strani je prava moč. Na primer, če nimate prave moči, je izvajanje "trdega pristopa" zelo težko;

3) o spretnostih in sposobnostih strank. »Načelni pristop«, ki je eden najučinkovitejših, zahteva najbolj razvite komunikacijske sposobnosti.

Zato je treba z posebna pozornost upoštevajte osebne lastnosti sogovornika, njegov položaj in cilje, upoštevajte njegove potrebe pri rešitvi, ki jo predlagate.

Obstaja šest osnovnih pravil za vzpostavitev odnosov med partnerji v predhodnih pogajanjih.

1. Racionalnost. Treba se je obnašati zadržano. Nenadzorovana čustva negativno vplivajo na pogajalski proces in sposobnost sprejemanja razumnih odločitev.

2. Razumevanje. Nepazljivost do stališča partnerja omejuje možnost razvoja obojestransko sprejemljivih rešitev.

3. Komunikacija. Če vaši partnerji ne kažejo velikega zanimanja, potem lahko z njimi opravite poslovni sestanek preprosto v obliki posveta. To bo pomagalo ohraniti in izboljšati odnose.

4. Zanesljivost. Lažne informacije oslabijo moč argumenta in negativno vplivajo tudi na ugled.

5. Izogibajte se poučevanju partnerja. Vaše prepričanje mora temeljiti na spoštovanju osebnih lastnosti sogovornika.

6. Sprejem. Poskusite postaviti drugo stran in bodite odprti za učenje novih stvari od svojega partnerja.

Uspešno vodenje poslovnih sestankov, pogovorov in pogajanj je v veliki meri odvisno od tega, ali partnerji spoštujejo etične norme in načela, kot so natančnost, poštenost, korektnost in taktnost, sposobnost poslušanja (pozornost na mnenja drugih), specifičnost.

Natančnost. Eden najpomembnejših etičnih standardov poslovne osebe. Trajanje pogodbe je treba upoštevati do najbližje minute. Vsaka zamuda lahko pomeni vašo nezanesljivost v poslu.

Poštenost. Ne vključuje le zvestobe prevzetim obveznostim, temveč tudi odprtost v komunikaciji s partnerjem, neposredne poslovne odgovore na njegova vprašanja.

Korektnost in taktnost. Ne izključuje vztrajnosti in zagnanosti pri pogajanjih ob spoštovanju korektnosti. Izogibati se je treba dejavnikom, ki ovirajo potek pogovora: razdraženost, medsebojni napadi, napačne izjave itd.

Sposobnost poslušanja. Poslušajte pozorno in zbrano. Ne prekinjajte govorca.

Konkretnost. Pogovor naj bo natančen, ne abstrakten in mora vsebovati dejstva, številke in potrebne podrobnosti. O pojmih in kategorijah se morajo partnerji dogovoriti in jih razumeti. Govor naj bo podprt z diagrami in dokumenti. Pripravite vizualni material, razmislite o obliki njegove predstavitve.

Ta pravila ostanejo v veljavi tudi v nadaljnjih pogajanjih.

V primeru pozitivnega poteka pogovora druga faza gladko preide v tretjo, ki vključuje odločitev in oceno. Tukaj boste morali aktivno komunicirati s sogovornikom, saj se bo začela izbira najprimernejše možnosti odločanja za obe strani.

Skoraj na vsakem poslovnem sestanku je treba razpravljati o nesoglasjih ali ugovorih. In dejstvo, da vam druga stran ugovarja, dokazuje njihov interes, sicer bi preprosto končala pogovor. Vaša naloga na tej stopnji je razumeti, zakaj sogovornik nasprotuje, kaj niste upoštevali njegovih interesov, na katere potrebe je pozabil v predlagani rešitvi in ​​kako vse to popraviti in izboljšati rešitev. Vprašajte, kako druga stran vidi rešitev spora.

Pripravite več rešitev "na izbiro" in če bodo vse možnosti zaporedoma povzročile ugovore, se boste morali vrniti k analizi ciljev nasprotne strani. Ugovori nas silijo k iskanju nestandardnih rešitev.

Če na poslovnem sestanku ne morete rešiti nesoglasja, si vzemite čas za razmislek in poiščite boljšo možnost.

Zadnja faza je doseganje dogovorjene rešitve. Na tej stopnji so pogoji vašega novo srečanje razjasniti manjša vprašanja, razpravljati o pogojih sporazuma ali pogodbe itd. Pogovoriti se je treba o tem, kako, kdaj in kje bo vaš naslednji sestanek.

Negativen izid poslovnega pogovora na »uvodnem« poslovnem sestanku ni razlog za ostrost ali hladnost na koncu pogajalskega procesa. Slovo naj bo takšno, da vam bo glede na prihodnost omogočilo ohranitev stikov in poslovnih vezi. Srečanje je najbolje končati s stavkom: »Hvala, ker ste si vzeli čas za razpravo o naših predlogih. Žal mi je, da ni vključeno v vaše bližnje načrte ... a če potrebujete dodatne informacije ... ”V tem primeru je srečanje ali pogovor, tudi če ni našel nadaljevanja, kljub temu pozitivna stran, saj vedno obstaja možnost, da kasneje ta stik preraste v dober, koristen odnos.

Če je šlo za predstavitveni sestanek, se lahko uporabijo naslednji izrazi: "Hvala za priložnost, da z vami razpravljamo o možnostih vzajemno koristnega sodelovanja med našimi podjetji", "Hvala za priložnost, da vam predstavim ..." , "Hvala, ker ste mi dali priložnost, da vam ponudim ..."

In seveda standardno-univerzalne fraze: "Zahvaljujemo se vam, da ste si vzeli čas za srečanje", "Zelo sem vesel pogovora s tabo", "hvala za čas, ki ste mi ga namenili", "Če imate kakršna koli vprašanja , prosim pokličite, kontaktirajte ...«, »Če vas zanimajo naši predlogi, se dodatno srečajmo ob primernem času za vas« itd.

Umetnost poslovne komunikacije

Kaj je komunikacija in kako jo izvajamo? Načini - zelo veliko! Nekateri ljudje tega včasih sploh ne vedo.

Proces komuniciranja pomeni komuniciranje z drugimi ljudmi z namenom doseganja razumevanja in določenega rezultata. Da bi človeka spodbudili k dejanju, mu najprej posredujemo informacije. Za to mi:

Komuniciramo osebno;

Poslušamo;

Postavljanje vprašanj;

Pišemo pisma;

Sestavljanje poročil;

Komuniciramo po telefonu.

OSEBNA KOMUNIKACIJA

Ta način komunikacije pogosto velja za najlažjega. Sogovornik je pred vami in mu lahko razložite, kaj želite. Če vas ne razume, se vprašajte:

Ali oseba razume moj besedni zaklad: ali govorim preprosto rusko ali uporabljam preveč strokovnih izrazov?

Mogoče nekaj v mojem videzu človeku preprečuje, da bi me razumel? Osebna komunikacija je več kot le pogovor z drugo osebo. Tam so drevesa pomembne vidike komunikacije:

Besede – kaj rečemo;

Intonacija – kako govorimo;

Gestikulacija – kako izgledamo, ko govorimo. Prednosti osebne komunikacije so naslednje:

Ljudje lahko vidijo, kaj se govori;

Vizualni stik pomaga razumeti, kako nas sogovornik posluša in razume;

Gestikulacija pomaga narediti govor bolj prepričljiv. Vendar pa so hkrati lahko besede, intonacija in geste v osebni komunikaciji polne določene nevarnosti:

Lahko izdate svoje pravi občutki;

Lahko postanete preveč ranljivi;

Oseba morda ne razume besed, ki jih uporabljate;

Vaš način izgovarjave besed morda ni všeč vsem.

V vsem tem je nekaj neobvladljivega. To je lahko antipatija do sogovornika ali njegova odpor do vas, ki se je pojavila iz za vas nerazumljivega razloga.

Za uspeh v osebni komunikaciji je potrebno upoštevati vse zgoraj naštete dejavnike. Ne pozabite, da to niso le besede. Razumevanje postane možno skozi interakcijo vseh treh dejavnikov komunikacije, torej besed, intonacije in gest. Skozi prakso se lahko naučite doseči doslednost v komunikacijskih dejavnikih in doseči popolno razumevanje s strani sogovornika.

POSLUŠNE VEŠČINE

Komunikacija ni enosmeren proces, v katerem preprosto sporočamo informacije. Ko komuniciramo, sprejemamo tudi informacije in ta proces od nas zahteva, da znamo poslušati.

Poslušanje pomeni več kot le slišati. Pogosto »slišimo« samo tisto, kar želimo slišati. V prejšnjem razdelku smo govorili o osebni komunikaciji z vidika govorca. Poslušanje je druga stran komunikacije in veljajo enaka pravila.

Ko poslušamo, skozi sebe prepuščamo besede, intonacijo in geste sogovornika. K temu je treba dodati še lastne reakcije, ki dajo sogovorniku jasno vedeti, da ga pozorno poslušamo. Te reakcije vključujejo izraze obraza, nasmehe, kimanje z glavo in različne namige.

Ko poslušaš

Naredite to s polno pozornostjo;

Ne ugibajte prehitro o tem, kaj vam bo sogovornik povedal;

Ne zapravljajte časa, ko poskušate oblikovati odgovor, medtem ko poslušate drugega;

Če pogledate v oči z izrazom velikega zanimanja za besede sogovornika, pokažite, da ga resnično poslušate;

Ko nekoga poslušate po telefonu, naj vas dogajanje v sobi ne zmoti;

Ko se pogovarjate po telefonu, razumemo klicatelja, da ga pozorno poslušate, občasno rečete: "Torej ...", "Ja ...", "V redu ..." itd .;

Po potrebi si delajte zapiske (na primer, ko govorite po telefonu).

TEHNIKE VPRAŠANJA

Pri komunikaciji z drugimi lahko pride do situacij, ko informacije, ki ste jih prejeli, niso dovolj. Če želite izvedeti več ali pojasniti, kar je bilo povedano, postavljate vprašanja.

V različnih okoliščinah se uporabljajo različne vrste vprašanj. To so:

odprto;

zaprto;

Poseben.

Poslovni sestanek

V prvih sekundah poslovnega sestanka je potrebno pozdraviti partnerja, se predstaviti in se rokovati. Prvi naj poda roko starejši po statusu ali starosti, pri rokovanju naj sodelujejo tudi ženske - ne delajte razlik med spoloma, na poslovnem sestanku so vsi poslovni partnerji.

Na pogajanjih naj gostitelj srečanja predstavi goste. Pri predstavitvi velja, da je vljudno povedati svoje ime in priimek ter si izmenjati vizitke (nikar ne pozabite dopolniti zaloge vizitk!). Ko prejmete vizitko, jo hitro preglejte in na glas preberite ime lastnika.

Zapomni si svoje vizitka mora biti berljiv tudi pri šibki svetlobi in razumljiv predstavniku katere koli kulture ali države. Najpomembnejša stvar na vizitki je vaše ime, mora biti krepko in ne zamegljeno. Vizitka mora jasno navajati vaš poklic in položaj, to bo določilo obseg vašega poslovnega sodelovanja. Vizitka naj vsebuje izčrpne kontaktne podatke. Vsa besedila naj bodo ravna, ne smejo zavzemati celotnega prostora vizitke in napisana v največ dveh pisavah.

Pogajanja so bistveni del vsakega poslovnega partnerstva. Nadaljnje delo z naročnikom ali dobaviteljem je v veliki meri odvisno od kakovosti pogajanj in v tej fazi se določijo glavni pogoji sodelovanja.

S psihološkega vidika je vsak od nas edinstven posameznik. Imamo svoj življenjski položaj, poglede in preference. Enako velja za osebo kot nasprotno stranko v transakcijskem procesu. Direktor, direktor, finančnik in drugi uradniki predstavljajo specifično podjetje, ki potrebuje posebne pogoje. Zasebnega naročnika pa zanima določen izdelek, v določeni količini. Ljudje, s katerimi se boste pogajali, potrebujejo podrobnosti – to je pomembno. Toda poleg tega obstajajo standardne metode pogajanj. Jih je mogoče gledati kot nekakšen vzorec, v dobra vrednost ta beseda. Ta pravila so oblikovana na podlagi dejavnikov, kot sta poslovna etika in psihoanaliza, zato o njihovi učinkovitosti skoraj ne gre dvomiti.

Pravila za uspešna pogajanja torej vključujejo naslednje točke:

1. Priprava. Jasno morate razumeti namen pogajanj, še preden se neposredno začnejo. V idealnem primeru ta cilj razdelite na tri točke: načrtovani rezultat, sprejemljiv in nezaželen. Za vsakega od njih je potrebna lastna strategija obnašanja, ki se sproži, še preden je rezultat dosežen. Recimo, da vidite, da gre pogovor v napačno smer, s sogovornikom pa ne morete priti do skupnega imenovalca. Uporabite tehnike, ki vam bodo dale priložnost, da se rešite iz situacije.
2. Izvedba. Na začetku pogovora naj partner jasno razume, kdo ste, za katero podjetje delate in za kakšen namen ste ga povabili na ta pogovor. Tako se boste v prihodnosti izognili številnim vprašanjem. Neformalna digresija je smiselna, če res znate komunicirati o abstraktnih temah. Če se pogovor "o vremenu" izvaja tako, da je neiskren, bo le škodljiv, ker. bo izguba časa. Ki jih mnogi poslovneži preprosto nimajo dovolj. Bolje, da preidem naravnost k bistvu.
3. Razumevanje. Seveda morate v procesu pogajanj najprej braniti svoje interese. Ne bo pa odveč pogledati pogovor s strani sogovornika. To vam bo pomagalo bolje razumeti, katere prednosti vašega predloga lahko izpostavite zanj. Znati poslušati in slišati stališče nekoga drugega.
4. Entourage in videz (za pogajanja "v živo"). Poskrbite, da bodo pogajanja potekala na primernem mestu, kjer vas nihče ne bo motil. Če je to pisarna, mora biti njena oprema poslovno prijazna. Zaprite vrata (vendar jih ne zaklenite) in pazite, da vas nihče ne moti. Če je to kavarna, poskusite najti prijeten prostor. Na pogajanja ne vabite oseb, katerih prisotnost ni obvezna. Nadzorujte čas pogajanj, ne zavlečite jih, vendar ne glejte na uro vsakih 5 minut, to je znak slabe manire in vaše nezanimanje za posel. Kar zadeva videz - mora biti točen. Imate poslovni sestanek in morate izgledati dobro.

Po pravici povedano je treba omeniti, da je na tej točki vse povsem individualno. Pogosto si ljudje pri promociji svojega izdelka ali storitve ustvarijo takšen videz, da njihov sogovornik sprva ne razume, s kom sploh govori. Tako lahko igrate prvo violino v poslovnem komuniciranju, druga stran pa si vzame čas, da vas preuči kot osebo. Tukaj pa na tanko. Pomembno je, da ne pretiravate, saj. pretirana ekspresivnost v slogu lahko povzroči tudi popolnoma nasproten rezultat - oseba vas sprva ne bo videla kot resnega partnerja.

1. pozitivna narava pogovora. Tako vi kot vaš sogovornik ste zainteresirani za obojestransko koristno sodelovanje. Dobro je, kajne? Pokažite svoje Pozitiven odnos. A ne s pomočjo »dežurnega« nasmeha ali pohlevnosti, temveč tako, da so čustva iskrena. O možnostih sodelovanja govorite z občutkom, z žarom v očeh. Če se ne pretvarjate, bo zelo enostavno vzdrževati tak ton. Toda hkrati ohranite distanco. Morda bosta v prihodnosti postala ti in sogovornik najboljši prijatelji, ampak v ta trenutek ste predstavniki različnih poslovnih strank, od katerih vsaka brani svoje interese.
2. Nedvoumnost.Če govorimo o finančnem partnerstvu, pogojih plačila blaga itd. trenutke, je potrebno, da so vsi jasno določeni in nato navedeni v pogodbi ter niso predmet dvojne razlage. Podpisati dokument seveda ni vredno takoj. Zakaj – glejte opombo nad tem odstavkom.
3. Glavna stvar so podrobnosti. Niste razumeli, kaj pomeni ta ali oni stavek z ustnic partnerja? Lahko mu postavite vprašanje, ki pojasnjuje. Dvomi, negotovost itd. Občutke je treba potrditi ali razbliniti. Pojasnjevalna vprašanja so v tem primeru najboljši način.
4. Ohranite ravnotežje. Med dobrim in slabim policajem. Drug pomemben dejavnik je, kako se pogajati o sodelovanju. Tukaj, kot v bitki, ni močan tisti, ki napada, ampak tisti, ki drži udarec. Svoja stališča je treba braniti ne na račun zavrnitev, sporov in drugih negativnih stvari. Pomembno je pokazati strokovnost. In potem bo partner bolj zvest pogojem, ki jih ponujate.
5. Drži besedo. Ker partnerja preverjamo glede poštenosti in spodobnosti, smo lahko prepričani, da bo storil enako. Obljubite samo tisto, kar lahko zagotovite. Drži obljube. Natančneje niti ne obljube, ampak obveznosti iz bodoče pogodbe. V nasprotnem primeru vas čaka ne le moralna, ampak tudi upravna (in včasih kazenska) odgovornost. Poleg tega je to vaš ugled. Ne dovolite, da se poškoduje.
6. Dober zaključek pogovora. Po pogajanjih morata strani priti do skupnega sklepa. To je lahko kompromis, predhodni dogovor, včasih kategorično nestrinjanje strank med seboj. Toda pogajanja ne morejo ostati nedokončana. Tudi če bi bili le ena od faz, po kateri vas čakajo še drugi sestanki, pogovori ali dopisovanja. Obravnavajte jih, kot da berete poglavje, iz katerega morate potegniti zaključek. In seveda ohranite osnovno vljudnost. Moškemu stisnite roko (če je moški), nasmejte se dami, si zaželite Imej lep dan. To storite ne glede na izid pogovora.

POMEMBNO! Izid pogajanj ne pomeni odločitev. Razsodbo o sodelovanju je treba sprejeti šele po premisleku v mirnem vzdušju, ko ste se s sodelavci pogovorili o vsem, o čemer ste govorili med pogajanji. Še posebej, če vam je sogovornik ponudil možnosti sodelovanja, o katerih prej niste razmišljali. Ta predlog morate natančno analizirati, da bi razumeli, ali vam zvočni pogoji ustrezajo. Morda bi bilo vredno iskati pasti. Za lažje razumevanje si med pogajanji vodite zapiske. Če pristanete na dogovor med samim pogovorom, lahko postanete žrtev osebe z močno karizmo, zaradi katere boste zmedeni.

Kako se pogajati s stranko?

Zgornja priporočila veljajo za pogajanja na splošno. Zdaj pa si poglejmo nekaj točk o tem, kakšno linijo zavzeti pri komunikaciji z osebo, ki ji želite nekaj prodati. Ni pomembno, ali gre za veleprodajnega ali maloprodajnega kupca. Za nas je v prvi vrsti kupec.

1. Ugotovite, kaj stranka potrebuje. Kakšen izdelek, v kakšni količini, za kakšne namene (zapomnite si posebnosti). Po prejemu teh informacij sporočite osebi, da lahko uresničite njene zahteve.
2. Opišite prednosti izdelka. Po možnosti s številkami. Koliko komponent je bogatejših v svoji sestavi, kolikokrat bo to orodje pomagalo prihraniti denar itd. Tako boste lahko upravičili ceno, ki jo želite prejeti za izdelek.

POMEMBNO! Vse prednosti morate najprej razumeti sami. Le tako jih lahko utemeljiš in posreduješ kupcu.

1. Če cena stranki ne ustreza, se ne pritožujte da je tak strošek posledica stroškov proizvodnje, logistike in drugih odhodkov. Kupca ne zanima. Bolje je še enkrat poudariti, kakšne koristi ima od nakupa. Po možnosti finančne. Če res obstajajo, vam bo oseba z veseljem plačala enkratno nadomestilo, da bi prihranila denar v prihodnosti. V nekaterih primerih lahko ponudite popust in posebni pogoji. Katere - izračunajte vnaprej, pa tudi velikost popustov.

Prednosti lahko vključujejo:

• brezplačna dostava ob nakupu določene količine;
• možnost nakupa blaga na obroke;
• dodatni bonusi (3 izdelki po ceni 2 itd.).

Možnosti je veliko, glavna stvar je, da so za vas ekonomsko upravičene. Če kupec zahteva nerealen popust, naj vas ne bo strah reči ne. Hkrati utemeljite svojo zavrnitev, recite, da so takšni pogoji za vas preprosto nedonosni. In ponuditi alternativo.

NASVET: Primeri uspešnih pogajanj dokazujejo ustreznost primerjav pri izražanju cen. »Ta knjiga stane toliko kot 10 skodelic kave«, »Mesečno plačilo za avto je enako trem večerjam v restavraciji« itd.

Glavna stvar - ne začnite pogovora s stroški. Najprej kupca seznanite z izdelkom (ali splošnim asortimanom), naštejte njegove prednosti in nato vljudno, a samozavestno napovejte ceno. Zaupanje - pomembna točka. Če bo stranka videla, da oklevate, bo zagotovo začela barantati. Izgovorite številko tako samozavestno kot svoje ime. Pri barantanju, če še pride do tega, uporabite tisto, kar je povedano na začetku tega odstavka. Vendar ne hitite, da bi sam naredil popust, če stranka reče, "kako drago je." Morda samo čaka, da mu ponovno naštejete, zakaj izdelek stane točno toliko, kot želite zanj.

1. Ne obupajteče je oseba preklicala nakup. Morda mora samo počakati na plačo ali pa izvedeti pogoje in cene vaših konkurentov (še posebej velja za veleprodajne kupce). Pustite svoje kontakte in vljudno povejte, da boste v tem primeru vedno z veseljem sodelovali.

Težavna stranka - kdo je on?

Ja, obstaja takšna ločena kategorija kupci. Mnogi jih ne marajo, vendar ti ljudje prodajalcem pomagajo razumeti slabosti njihovega poslovanja. Predstavljajo izziv, ki ga je treba sprejeti, in oviro, ki jo je treba premagati. Hkrati so te stranke same razdeljene na:

• nesramni ljudje;

Ko imate opravka s takimi ljudmi, je glavna stvar, da ne podležete provokacijam. Ostanite mirni in samozavestni. Nevljudnost pomeni odsotnost drugih argumentov, in ko oseba ugotovi, da kričanje in obtožbe ne morejo prodreti v vas, se bo umaknila. In vsa njegova negativnost bo ostala z njim. Ali pa so to le čustva, ki jim ni treba preprečiti, da bi izbruhnila. Če oseba ni zadovoljna s ceno, videz izdelek - strinjajte se z njim, z uporabo govornih obratov, kot je "Da, zagotovo imate prav, vendar naj pojasnim ...". In potem mu kljub čustvom poskušajte pomagati.

• sramežljivi in ​​neodločni ljudje;

Takšna oseba praviloma ni prepričana vase in v svojo izbiro. Preganjajo ga dvomi, ki jih morate odpraviti. Ohranite ga, razširite ali obratno, zožite seznam možnosti za nakup. Tukaj je dvakrat pomembno poudariti vse prednosti izdelka. Če se oseba želi posvetovati s svojo ženo ali nadrejenimi, ponudite svojo pomoč pri tej zadevi.

• "Modreci"

Stranka želi dokazati, da pozna vaš izdelek bolje kot vi sami. No, v tem primeru lahko igraš njegovo igro. Pokažite, kako občudujete njegovo usposobljenost, ne uporabljajte ostrih ugovorov, če kritizira izdelek, ampak ponudite le alternativne argumente. Glavna stvar tukaj je najti kompromis. Zdrava razprava vedno koristi obema stranema.

Kako se pogajati po telefonu?

Za začetek razjasnimo – vsaka resna transakcija zahteva osebni sestanek. Uspešni telefonski pogovori so le ena od stopenj sodelovanja. Toda tudi ta stopnja je zelo pomembna. Pogovorimo se o njem.

Stranka najprej pokliče

To že pomeni, da ima težavo, ki jo je treba rešiti. Oseba je našla vaše kontakte, zavrtela številko in počakala na odgovor. Tu je vaša naloga, da ga vljudno pozdravite, se predstavite, spoznate težavo. To bo dalo naboj določenega zaupanja, ko bo stranka razumela, da na drugi strani žice sedi tudi resnična oseba in robot manager. Ne zavajajte njegovih pričakovanj. Toda hkrati dajte priložnost, da se prepričate o svoji strokovnosti, saj klicatelj še zdaleč ni vedno strokovnjak na področju blaga ali storitev, za katere vas je pravzaprav poklical. Ko izveste o njegovih željah, jih jasno in jedrnato povejte s svojimi besedami in dajte stranki možnost, da se strinja z vami. In potem naredite ponudbo in se dogovorite za sestanek.

Ti najprej pokliči

V tem primeru je na prvem mestu ugotoviti, ali ima oseba čas za pogovor. Če ne, vprašajte, kdaj lahko pokličete nazaj, saj trenutno zaposlen sogovornik, če ne odloži slušalke, verjetno ne bo dovolj pozoren na vašo ponudbo.

Preostali komunikacijski skript odjemalca izgleda standardno:

• Predstavite se;
• Spoznajte potrebe sogovornika, jih po potrebi razjasnite;
• Daš ponudbo;
• Dogovorite se za srečanje.

Za vsako specifično področje so že izbrani ločeni odtenki.

Če je vaš izdelek ali storitev namenjena predstavnikom gospodarstva in ne pravnim strankam, se pri sogovorniku pozanimajte, kdo je v podjetju pooblaščen za odziv na predloge, kot je vaša, in kontaktirajte to osebo. In nato nadaljujte po narebričeni shemi: opredelitev problema - vaša različica njegove rešitve - težave s ceno - potrditev zanimanja. In uporabite potrebne marketinške poteze - dajte informacije o popustih in drugih ugodnih pogojih.

V praksi takšni telefonski pogovori izgledajo tako (primer):

- Dober dan, ime mi je ..., sem predstavnik podjetja ..., prodajamo pisalne potrebščine. Imaš čas za pogovor?
Ja, poslušam te.
- Povejte mi, ali uporabljate obrazce za tiskanje davčnih dokumentov?
- Da, uporabljamo ga.
– To pomeni, da je nakup takih dokumentov za vas pomemben?
- Da, tako je, kaj želite ponuditi?
- Naše podjetje bo zainteresirano za sodelovanje pri dobavi takih obrazcev za vas. Pripravljeni smo se pogovoriti o individualni cenovni politiki in pogojih sodelovanja.

Potem bo pogovor stekel sam od sebe, če osebo res zanima vaša ponudba. V primeru zavrnitve poskusite ugotoviti razlog in ponudite alternativno možnost sodelovanja. Ne oklevajte s postavljanjem vprašanj in pridobite sogovornika povratne informacije. Le tako lahko vzpostavite konstruktiven dialog.