Kto powinien rozpocząć spotkanie biznesowe. Jak zorganizować spotkanie biznesowe: ważne szczegóły

Każde spotkanie biznesowe jest rodzajem platformy biznesowej. Podczas takich spotkań przedsiębiorcy dzielą się swoimi doświadczeniami, omawiają nowe pomysły i planują wspólną korzystną dla obu stron współpracę. Jeśli relacja oparta na zaufaniu między partnerami się nie powiedzie, wpłynie to negatywnie na wynik rozmowy.

Podczas spotkań biznesowych przedsiębiorcy dzielą się swoimi doświadczeniami, omawiają nowe pomysły i planują wspólną korzystną dla obu stron współpracę.

Istnieją formalne i nieformalne rodzaje spotkań biznesowych. Pierwsza opcja jest uważana za bardziej „rygorystyczną”: jej zasady są ustalane z góry, a tematy, które należy poruszyć, są z góry znane wszystkim uczestnikom. Druga opcja jest bliższa przyjacielskiemu spotkaniu, dopiero omówienie chwil pracy staje się tematem rozmowy. Poważne negocjacje często składają się z 2 etapów: części oficjalnej i bufetu. Ponadto w zależności od liczby osób wyróżnia się takie odmiany jak spotkanie zbiorowe lub osobiste.

Jak spędzić

Przed zorganizowaniem i przeprowadzeniem spotkania biznesowego warto się do niego przygotować. Najpierw musisz poznać cechy takich negocjacji. A polegają na tym, że szczególną uwagę zwraca się na gesty, mimikę i intonację. Te psychologiczne momenty są ważne, ponieważ rozmowa odbywa się osobiście i tutaj wchodzą w życie prawa ludzkiej psychologii. Trzeba umieć pozyskać dla siebie człowieka, zdobyć jego zaufanie.

Ale jak przygotować się do spotkania? Możesz skorzystać z następujących kroków:

1. Zbierz jak najwięcej informacji o swoim partnerze. Aby to zrobić, możesz przeprowadzić mini-badanie. Dane są pobierane z różnych źródeł: serwisów firmowych, stron w w sieciach społecznościowych, ŚRODKI ŚRODKOWE. Wszelkie informacje będą pomocne.
2. Kreowanie pozytywnego wizerunku. Powitają ich ubrania, więc musisz się odpowiednio ubrać. Odpowiedni w większości przypadków styl biznesowy ubrania, ale niezbyt surowe. Niektórzy psychologowie radzą użyć jednego triku, aby pozyskać partnera: ubierz się trochę gorzej od niego. Wtedy partner nie będzie czuł się skrępowany. Wybierając ubrania, musisz opierać się na poprzednim etapie. Na przykład, jeśli dowiesz się, że partner to poważna osoba, która jest członkiem partii politycznej i często uczestniczy w ważnych wydarzeniach, musisz przyjść na spotkanie z nim w klasycznym garniturze. A jeśli zebranie informacji wykazało, że partner nie cierpi z powodu konwenansów, możesz pozwolić mu ubierać się łatwiej, w dżinsy i golf.
3. Pierwsze wrażenie. Psychologowie twierdzą, że pierwsze wrażenie jest zawsze najsilniejsze i rozwija się w ciągu pięciu minut komunikacji. Pomyśl z wyprzedzeniem, co powiedzieć na spotkaniu biznesowym na początku. Mowa musi być przemyślana w taki sposób, aby była naturalna. W negocjacjach biznesowych często ceni się dwie rzeczy: rozwinięty intelekt i poczucie humoru. Jest sprawdzony szablon: na pierwszym spotkaniu ogłaszane jest imię i patronim partnera (żeby nie było pomyłki), wtedy warto się przedstawić i nazwać swoją firmę. Następnie następuje wymiana uścisków dłoni i rozpoczyna się rozmowa. Lepiej zacząć od odległych tematów, a do rzeczy zabrać się później.
4. Zbuduj właściwą rozmowę. Osobiste spotkanie z partnerem jest zawsze trudne z psychologicznego punktu widzenia. Dlatego lepiej jest zastosować określone techniki, aby móc nawiązać kontakt z osobą. Po pierwsze, musisz natychmiast wyjaśnić partnerowi, że jest biznesmenem. W tym celu możesz ogłosić zasady i cel spotkania. Po drugie, należy poprawnie zadawać pytania, aby były krótkie i jasne. Pytania należy przygotować z wyprzedzeniem i zapamiętać. Po trzecie, musisz zachowywać się spokojnie i pewnie.

W negocjacjach biznesowych często ceni się dwie rzeczy: rozwinięty intelekt i poczucie humoru.

Zasady

Specjaliści opracowali zasady spotkań biznesowych:

1. Umów się na spotkanie z wyprzedzeniem. Dotyczy to zatwierdzenia kwestii organizacyjnych, takich jak czas i plan wydarzenia.
2. Żadnych opóźnień. Spóźnienia są niedopuszczalne, mogą zepsuć pierwsze wrażenie. Ponadto, jeśli przyjedziesz wcześniej, możesz zebrać myśli i dostroić się mentalnie, a to pomoże.
3. Przygotuj materiały. Mogą to być broszury, dokumenty i inne materiały, które mogą być przydatne w negocjacjach.
4. Wyłącz telefon komórkowy. Nic nie powinno odwracać uwagi od biznesowej rozmowy z partnerem. A jeśli czekasz na ważny telefon, powinieneś wcześniej powiadomić partnera.
5. obserwuj . Oznacza to nie przeszkadzanie osobie, mówienie spokojnym tonem, bycie uprzejmym.
6. Uważnie obserwuj czas. Czas to pieniądz, więc nie zwlekaj ze spotkaniem z partnerem. Ramy czasowe należy omówić z wyprzedzeniem i ich przestrzegać.

Wreszcie

Aby skutecznie przeprowadzić spotkanie biznesowe z partnerem lub klientem, należy się do niego solidnie przygotować. Bardzo kamień milowy- jest to zbiór informacji o osobie, ponieważ to on pomoże złapać właściwy sposób komunikacji. Następnie pojawia się propozycja spotkania biznesowego. Teraz popularna propozycja spotkania w liście biznesowym. Uczestnictwo w spotkaniach biznesowych jest niezwykle ważne dla każdego przedsiębiorcy, dlatego nie należy zaniedbywać tego momentu.

Spotkanie biznesowe i ogólnie negocjacje biznesowe mają jedną definicję - jest to wzajemna komunikacja biznesowa mająca na celu osiągnięcie celu wspólna decyzja. Ale spotkanie biznesowe można również uznać za pierwszy etap procesu negocjacyjnego lub jego część składowa, podczas którego wyjaśniany jest przedmiot dalszych negocjacji, m.in sprawy organizacyjne. Powodzenie dalszych negocjacji w dużej mierze zależy od wyników takich wstępnych kontaktów, od wrażenia, jakie zrobiłeś na „wstępnym” spotkaniu biznesowym.

Aby osiągnąć sukces podczas spotkania biznesowego, konieczne jest zachęcenie rozmówcy do komunikowania się, tworzenia maksymalne pole możliwości dalszej dyskusji biznesowej i podejmowania decyzji.

Spotkanie biznesowe zwykle odbywa się w formalnej oprawie, a intencje rozmówców (partnerów biznesowych) są następujące:

1) dawać, otrzymywać niezbędne informacje lub wymienić. Uzyskanie informacji można uznać za główny cel spotkania biznesowego;

2) uzgadniać interesującą rozmówców kwestię;

3) przekonać rozmówcę ( partner biznesowy) w słuszności podjętej decyzji, opłacalności obranej metody działania itp.;

4) nawiązać kontakt, zacieśnić relacje biznesowe, a czasem zawrzeć umowę, zabezpieczając ją w miarę możliwości pisemnym protokołem o dalszych zamiarach;

5) dynamika każdego spotkania biznesowego przebiega przez cztery fazy: kontakt, orientacja, decyzja i ocena, wynik. Znajomość znaczenia tych faz pozwala na zbudowanie rozmowy lub dostosowanie się do rozmówcy tak, aby wynik spotkania był dla Ciebie pozytywną decyzją.

Pierwsza faza spotkania to kontakt – te sekundy, kiedy wchodzisz na salę, witasz się i wymieniasz pierwsze frazy. Głównym celem tej fazy komunikacji jest stworzenie warunków do nawiązywania partnerstw.

Głównym zadaniem, które musisz rozwiązać w pierwszej fazie, jest nawiązanie kontaktu emocjonalnego z rozmówcą.

Rozmowa na spotkaniu biznesowym musi być budowana konsekwentnie, zgodnie z planem. W rozmowie lepiej jest być o krok bardziej formalnym niż o krok bardziej poufałym, pozostając jednocześnie uprzejmym i uprzejmym. W Rosji zwyczajowo zwraca się do partnerów po imieniu i patronimie, z wyjątkiem przypadków, gdy kultura korporacyjna pozwala zwracać się do siebie po imieniu, na sposób amerykański.

Pozytywne nastawienie i zainteresowanie można okazać za pomocą takich zwrotów: „Cieszę się, że cię widzę!”, „Dziękujemy za poświęcenie czasu na spotkanie z nami!” Na początku rozmowy biznesowej zaleca się rozpoczęcie krótkiej rozmowy nt tematy świeckie- pogoda, najnowsze wydarzenia kulturalne, sytuacja gospodarcza. Tego rodzaju zwroty wprowadzające pozwalają oswoić się ze sposobem mówienia rozmówcy, wtopić się w ogólną falę, dojść do pierwszego porozumienia (zdania na temat pogody za oknem rzadko się różnią).

Aby rozmowa od samego początku była produktywna, musisz umieć:

1) nawiązać kontakt z rozmówcą;

2) stworzyć sprzyjającą atmosferę do rozmowy;

3) przyciągnąć uwagę partnera i wzbudzić jego zainteresowanie Twoim tematem (problemem lub propozycją).

Ważne jest nie tylko nawiązanie kontaktu, należy go monitorować w trakcie rozmowy i należy podjąć środki: jeśli zostanie przerwana, zadać pytanie, zaproponować herbatę, można żartować, jeśli oczywiście sytuacja na to pozwala.

Istnieją sposoby na rozpoczęcie rozmowy, które zamykają drogę do sukcesu lub bardzo utrudniają nam jego osiągnięcie. Jeśli chcesz, aby Twoja rozmowa na pierwszym spotkaniu biznesowym była produktywna, powinieneś unikać:

1) przejawy oznak zwątpienia i potrzeby spotkania;

2) lekceważenie na początku spotkania, nawet w łagodnej formie;

3) wzbudzenie pozycji obronnej rozmówcy już przy pierwszych pytaniach.

Musisz stworzyć sprzyjającą atmosferę emocjonalną, nawet jeśli rozmówca jest dla ciebie nieprzyjemny i nie odczuwasz żadnych pozytywnych emocji ze spotkania, najważniejsze jest osiągnięcie pozytywnych rezultatów z samego spotkania.

Druga faza to orientacja. Tutaj głównym celem jest poznanie istoty problemu, z powodu którego doszło do spotkania. Musisz przekazać rozmówcy niezbędne informacje o swoim doskonałym cechy zawodowe ah w formie prezentacji (tylko się nie chwal), wyjaśnij motywy swojego zainteresowania i odwołaj się do niego.

Ta faza jest najdłuższa, więc Twoim zadaniem jest utrzymanie kontaktu z rozmówcą. Na przykład nudne wyliczanie swoich sukcesów lub klientów może po prostu znudzić, a wtedy pozytywny kontakt emocjonalny zostanie utracony, co zwykle prowadzi do negatywnych rezultatów.

Spotkanie biznesowe będzie bardziej efektywne, jeśli zostanie wcześniej zaplanowane i będziesz do niego przygotowany, jeśli zbierzesz wszystkie dostępne informacje o rozmówcy, potencjalnym partnerze biznesowym.

Ustal kilka kluczowych wiadomości, które chcesz przekazać drugiej stronie. Wybierz czas prezentacji i ilość informacji, którymi się podzielisz. Zastanów się nad kolejnością przedstawiania informacji, gdzie powiedzieć najważniejsze i jak ukryć wady swojej decyzji.

Twój sukces na spotkaniu biznesowym, oprócz twoich cech zawodowych, w dużej mierze zależy od twojego morale, pewności siebie, a im więcej masz informacji, tym łatwiej będzie ci negocjować.

Styl i podejście do prowadzenia rozmowy mają ogromny wpływ na wynik spotkania biznesowego. Nawet przy najbardziej pozytywnych nastrojach partnerów do komunikacji, szczerej chęci osiągnięcia porozumienia, ich rozmowa nie sumuje się, co więcej, ich wysiłki zmierzające do naprawienia sytuacji tylko ją pogarszają. Najważniejszym tego powodem jest często różnica w stylach i podejściach do prowadzenia rozmowy biznesowej pomiędzy partnerami i ich składowymi, jak np.:

1) skłonność do mówienia bezpośrednio lub aluzji;

2) obecność gestykulacji, intonacji, częstotliwości powtórzeń i użycia określonych składników mowy: wysokości tonu, barwy głosu, szybkości, głośności itp.;

3) umiejętność i nieumiejętność zadawania właściwych pytań lub wydawania innym inicjatywy w zakresie udzielania informacji o sobie;

4) komfortowy poziom formalności – prostota; dopuszczalne żarty; stosunek do wymiany skarg;

5) oczekiwanie, że ktoś inny pójdzie za naszym przykładem itp.

Są trzy różne podejścia do prowadzenia rozmów biznesowych: twardych, miękkich i pryncypialnych.

Jeśli strona postępuje „według typu twardego”, to postrzega uczestników rozmowy jako przeciwników, jednostronnie starających się wygrać. Za cel uważa własne zwycięstwo, twardo obstaje przy swoim stanowisku i ukrywa interesy, żąda ustępstw jako ceny za porozumienie, stosuje naciski, stara się narzucić i wygrać „konkurs woli”.

Jeżeli strona działa w ramach „miękkiego podejścia”, to uczestników rozmowy postrzega jako przyjaciół, uznaje porozumienie za cel rozmowy i jest gotowa za to zapłacić jednostronnymi ustępstwami, łatwo zmienia swoje stanowisko, stara się unikać „konkurencji woli”, ale jeśli jest narzucona, ulega naciskom innych stron.

Podejście pryncypialne postrzega uczestników jako współpracowników pracujących razem nad problemem. Swój cel uważa za wynik rozsądny, osiągnięty szybko i życzliwie, koncentruje się na interesach, a nie stanowiskach, nie wymaga ustępstw, lecz wypracowania obopólnie korzystnych opcji, kładzie nacisk na stosowanie obiektywnych kryteriów, niezależnych od woli uczestników. Takimi kryteriami mogą być opinie ekspertów, wskaźniki ekonomiczne na rynku, wyliczone wskaźniki, statystyki, przepisy, ale nie życzenia żadnej ze stron.

Wybór najlepszego dla Ciebie podejścia zależy od następujących czynników:

1) od twoich celów. Jeśli chcesz utrzymać związek, utrzymywać kontakt przez długi czas, preferowane jest „podejście oparte na zasadach”. Jeśli zależy Ci na zyskaniu czasu i jesteś gotowy na ustępstwa już teraz, aby w przyszłości „odzyskać sytuację”, możliwe jest zastosowanie „miękkiego podejścia”;

2) po czyjej stronie jest prawdziwa władza. Na przykład, jeśli nie masz prawdziwej władzy, wdrożenie „twardego podejścia” jest bardzo trudne;

3) o umiejętnościach i zdolnościach stron. „Podejście pryncypialne”, jako jedno z najskuteczniejszych, wymaga najbardziej rozwiniętych umiejętności komunikacyjnych.

Dlatego konieczne jest z specjalna uwaga weź pod uwagę cechy osobiste swojego rozmówcy, jego pozycję i cele, uwzględnij jego potrzeby w proponowanym przez Ciebie rozwiązaniu.

Istnieje sześć podstawowych zasad nawiązywania relacji między partnerami w negocjacjach wstępnych.

1. Racjonalność. Konieczne jest zachowanie powściągliwości. Niekontrolowane emocje negatywnie wpływają na proces negocjacji i zdolność do podejmowania rozsądnych decyzji.

2. Zrozumienie. Nieuwzględnienie punktu widzenia partnera ogranicza możliwość wypracowania wzajemnie akceptowalnych rozwiązań.

3. Komunikacja. Jeśli Twoi partnerzy nie wykazują dużego zainteresowania, możesz zorganizować z nimi spotkanie biznesowe po prostu w formie konsultacji. Pomoże to utrzymać i poprawić relacje.

4. Niezawodność. Fałszywe informacje osłabiają siłę argumentu, a także niekorzystnie wpływają na reputację.

5. Unikaj nauczania swojego partnera. Twoje przekonanie powinno opierać się na szacunku dla osobistych cech rozmówcy.

6. Akceptacja. Spróbuj stanąć po drugiej stronie i bądź otwarty na uczenie się nowych rzeczy od swojego partnera.

Powodzenie spotkań biznesowych, rozmów i negocjacji w dużej mierze zależy od przestrzegania przez partnerów takich norm i zasad etycznych jak: dokładność, uczciwość, poprawność i takt, umiejętność słuchania (uważanie na opinie innych), specyfika.

Dokładność. Jedna z najważniejszych norm etycznych tkwiących w człowieku biznesu. Terminu umowy należy dotrzymać co do minuty. Każde opóźnienie może świadczyć o Twojej nierzetelności w biznesie.

Uczciwość. Obejmuje nie tylko wierność przyjętym zobowiązaniom, ale także otwartość w komunikacji z partnerem, bezpośrednie rzeczowe odpowiedzi na jego pytania.

Poprawność i takt. Nie wyklucza wytrwałości i wigoru w negocjacjach z poszanowaniem poprawności. Należy unikać czynników zakłócających przebieg rozmowy: irytacji, wzajemnych ataków, niepoprawnych wypowiedzi itp.

Umiejętność słuchania. Słuchaj uważnie i ze skupieniem. Nie przerywaj mówcy.

Konkretność. Rozmowa powinna być konkretna, a nie abstrakcyjna, i zawierać fakty, liczby i niezbędne szczegóły. Pojęcia i kategorie powinny być uzgodnione i zrozumiałe przez partnerów. Mowa powinna być poparta diagramami i dokumentami. Przygotuj materiał wizualny, przemyśl formę jego prezentacji.

Zasady te zachowują ważność w trakcie dalszych negocjacji.

W przypadku pozytywnego przebiegu rozmowy druga faza płynnie przechodzi w trzecią, która wiąże się z decyzją i oceną. Tutaj będziesz musiał aktywnie komunikować się z rozmówcą, ponieważ rozpocznie się wybór najbardziej odpowiedniej opcji podejmowania decyzji dla obu stron.

Niemal na każdym spotkaniu biznesowym trzeba omawiać nieporozumienia lub obiekcje. A fakt, że druga strona sprzeciwia się tobie, świadczy o ich zainteresowaniu, w przeciwnym razie po prostu zakończą rozmowę. Twoim zadaniem na tym etapie jest zrozumienie, dlaczego rozmówca sprzeciwia się, czego nie wziąłeś pod uwagę jego zainteresowań, o jakich potrzebach zapomniał w proponowanym rozwiązaniu i jak to wszystko naprawić i ulepszyć rozwiązanie. Zapytaj, jak druga strona widzi rozwiązanie konfliktu.

Przygotuj kilka rozwiązań „do wyboru”, a jeśli obiekcje wywołają wszystkie opcje z rzędu, to będziesz musiał wrócić do analizy celów drugiej strony. Zastrzeżenia zmuszają nas do szukania niestandardowych rozwiązań.

Jeśli nie możesz rozwiązać sporu podczas spotkania biznesowego, poświęć trochę czasu na przemyślenie tego i poszukaj lepszej opcji.

Ostatnią fazą jest osiągnięcie uzgodnionego rozwiązania. Na tym etapie Twoje warunki nowe spotkanie w celu wyjaśnienia drobnych spraw, omówienia warunków umowy lub kontraktu itp. Konieczne jest omówienie tego, jak, kiedy i gdzie odbędzie się następne spotkanie.

Negatywny wynik rozmowy biznesowej podczas „wstępnego” spotkania biznesowego nie jest powodem do surowości czy oziębłości pod koniec procesu negocjacyjnego. Pożegnanie powinno być takie, aby w oparciu o przyszłość pozwalało na podtrzymanie kontaktu i więzi biznesowych. Najlepiej zakończyć spotkanie zwrotem: „Dziękujemy za poświęcenie czasu na omówienie naszych propozycji. Żałuję, że nie ma tego w twoich najbliższych planach… ale jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji… „W tym przypadku spotkanie lub rozmowa, nawet jeśli nie znalazła kontynuacji, to jednak ma pozytywna strona, bo zawsze istnieje możliwość, że później ten kontakt przerodzi się w dobrą, pożyteczną relację.

Jeśli było to spotkanie prezentacyjne, można użyć następujących wyrażeń: „Dziękuję za możliwość omówienia z Państwem perspektyw wzajemnie korzystnej współpracy między naszymi firmami”, „Dziękuję za możliwość przedstawienia Państwu…” , „Dziękuję, że dałeś mi możliwość zaoferowania ci ...”

I oczywiście standardowe, uniwersalne zwroty: „Dziękujemy za poświęcenie czasu na spotkanie”, „Bardzo miło mi było z Tobą porozmawiać”, „Dziękuję za poświęcony mi czas”, „W razie pytań , proszę dzwonić, kontakt…”, „Jeżeli są Państwo zainteresowani naszymi propozycjami, spotkajmy się dodatkowo w dogodnym dla Państwa terminie” itp.

Sztuka komunikacji biznesowej

Czym jest komunikacja i jak ją realizujemy? Sposoby - bardzo wiele! Niektórzy ludzie czasami nawet o tym nie wiedzą.

Proces komunikacji oznacza komunikowanie się z innymi ludźmi w celu osiągnięcia zrozumienia i określonego rezultatu. Aby skłonić osobę do działania, najpierw przekazujemy jej informację. W tym celu:

Komunikujemy się osobiście;

Słuchamy;

Zadawać pytania;

Piszemy listy;

Sporządzanie raportów;

Komunikujemy się telefonicznie.

KOMUNIKACJA PERSONALNA

Ta metoda komunikacji jest często uważana za najłatwiejszą. Osoba, z którą rozmawiasz, stoi przed tobą i możesz jej wyjaśnić, czego chcesz. Jeśli on cię nie rozumie, powinieneś zadać sobie pytanie:

Czy ktoś rozumie moje słownictwo: czy mówię prostym rosyjskim lub używam zbyt wielu terminów technicznych?

Może coś w moim wyglądzie przeszkadza komuś w zrozumieniu mnie? Komunikacja osobista to coś więcej niż tylko rozmowa z drugą osobą. Są trzy ważne aspekty komunikacja:

Słowa - co mówimy;

Intonacja - jak mówimy;

Gestykulacja - jak wyglądamy, gdy mówimy. Korzyści z komunikacji osobistej są następujące:

Ludzie widzą, co się mówi;

Kontakt wzrokowy pomaga zrozumieć, w jaki sposób rozmówca nas słucha i rozumie;

Gestykulacje sprawiają, że mowa jest bardziej przekonująca. Jednak jednocześnie słowa, intonacja i gesty mogą być obarczone pewnym niebezpieczeństwem w komunikacji osobistej:

Możesz wystawić swoje prawdziwe uczucia;

Możesz stać się zbyt wrażliwy;

Osoba może nie rozumieć słów, których używasz;

Nie każdemu może się podobać twój sposób wymawiania słów.

W tym wszystkim jest coś nie do opanowania. Może to być niechęć do rozmówcy lub jego niechęć do ciebie, która powstała z niezrozumiałego dla ciebie powodu.

Aby osiągnąć sukces w komunikacji osobistej, należy wziąć pod uwagę wszystkie powyższe czynniki. Pamiętaj, że to nie są tylko słowa. Zrozumienie staje się możliwe dzięki interakcji wszystkich trzech czynników komunikacji, czyli słów, intonacji i gestów. Poprzez praktykę można nauczyć się osiągać spójność czynników komunikacyjnych, osiągając pełne zrozumienie ze strony rozmówcy.

UMIEJĘTNOŚĆ SŁUCHANIA

Komunikacja nie jest procesem jednokierunkowym, w którym po prostu przekazujemy informacje. Kiedy się komunikujemy, otrzymujemy również informacje, a proces ten wymaga od nas umiejętności słuchania.

Słuchanie to coś więcej niż tylko słyszenie. Często „słyszymy” tylko to, co chcemy usłyszeć. W poprzedniej sekcji mówiliśmy o komunikacji osobistej z punktu widzenia mówcy. Słuchanie jest drugą stroną komunikacji i obowiązują te same zasady.

Kiedy słuchamy, przekazujemy przez siebie słowa, intonację i gesty rozmówcy. Do tego musimy dodać własne reakcje, które dają rozmówcy jasno do zrozumienia, że ​​słuchamy uważnie. Reakcje te obejmują mimikę, uśmiechy, skinienia głową i różne wskazówki.

Kiedy słuchasz

Zrób to z pełną uwagą;

Nie zgaduj pochopnie, co powie rozmówca;

Nie trać czasu na formułowanie odpowiedzi podczas słuchania drugiej osoby;

Patrząc w oczy z wyrazem żywego zainteresowania słowami rozmówcy, pokaż, że naprawdę go słuchasz;

Kiedy słuchasz kogoś przez telefon, nie pozwól, aby to, co dzieje się w pokoju, rozpraszało cię;

Rozmawiając przez telefon, zrozummy rozmówcę, że słuchamy go uważnie, od czasu do czasu mówiąc: „Tak…”, „Tak…”, „Dobrze…” itp.;

W razie potrzeby rób notatki (na przykład podczas rozmowy przez telefon).

TECHNIKI PYTANIA

Podczas komunikowania się z innymi osobami mogą wystąpić sytuacje, w których dostarczone informacje nie będą wystarczające. Jeśli chcesz wiedzieć więcej lub wyjaśnić, co zostało powiedziane, zadajesz pytania.

W różnych okolicznościach stosuje się różne rodzaje pytań. Oni są:

otwarty;

Zamknięte;

Specjalny.

Spotkanie biznesowe

W pierwszych sekundach spotkania biznesowego musisz przywitać się z partnerem, przedstawić się i uścisnąć dłoń. Senior w statusie lub wieku powinien podać rękę jako pierwszy, kobiety również powinny uczestniczyć w uścisku dłoni – nie należy różnicować płci, na spotkaniu biznesowym każdy jest partnerem biznesowym.

Podczas negocjacji gospodarz spotkania powinien przedstawić gości. Przedstawiając się, za uprzejme uważa się podanie imienia i nazwiska oraz wymianę wizytówek (nigdy nie zapomnij uzupełnić zapasu wizytówek!). Kiedy otrzymasz wizytówkę, szybko ją przejrzyj i przeczytaj na głos nazwisko właściciela.

Pamiętaj o swoim wizytówka powinny być czytelne nawet przy słabym oświetleniu i zrozumiałe dla przedstawiciela dowolnej kultury lub kraju. Najważniejszą rzeczą na wizytówce jest Twoje imię i nazwisko, powinno być pogrubione i nie zamazane. Wizytówka powinna jasno wskazywać Twój zawód i stanowisko, to określi zakres współpracy biznesowej. Wizytówka powinna zawierać wyczerpujące dane kontaktowe. Wszystkie teksty powinny być płaskie, nie zajmować całej powierzchni wizytówki i napisane nie więcej niż dwiema czcionkami.

Negocjacje są istotną częścią każdego partnerstwa biznesowego. Dalsza praca z klientem lub dostawcą w dużej mierze zależy od jakości negocjacji i to właśnie na tym etapie ustalane są główne warunki współpracy.

Z psychologicznego punktu widzenia każdy z nas jest wyjątkową jednostką. Mamy własną pozycję życiową, poglądy i preferencje. To samo dotyczy osoby jako kontrahenta w procesie transakcyjnym. Dyrektor, kierownik, finansista i inni urzędnicy reprezentują konkretną firmę, która potrzebuje określonych warunków. Z kolei klient prywatny jest zainteresowany określonym produktem, w określonej ilości. Osoby, z którymi będziesz negocjować, potrzebują konkretów – to ważne. Ale wraz z tym istnieją standardowe metody negocjacji. Można je postrzegać jako rodzaj wzorca, w dobra wartość to słowo. Zasady te kształtowane są na podstawie takich czynników, jak etyka biznesowa i psychoanaliza, więc ich skuteczność nie jest warta kwestionowania.

Tak więc zasady udanych negocjacji obejmują następujące punkty:

1. Przygotowanie. Musisz jasno zrozumieć cel negocjacji, zanim jeszcze bezpośrednio się rozpoczną. Najlepiej podzielić ten cel na trzy punkty: planowany wynik, akceptowalny i niepożądany. Dla każdego z nich konieczne jest posiadanie własnej strategii zachowania, którą uruchamia się jeszcze przed osiągnięciem wyniku. Powiedzmy, że widzisz, że rozmowa zmierza w złym kierunku i nie możesz dojść do wspólnego mianownika z rozmówcą. Korzystaj z technik, które dadzą Ci możliwość wyjścia z sytuacji.
2. Wydajność. Na początku rozmowy pozwól partnerowi jasno zrozumieć, kim jesteś, w jakiej firmie działasz iw jakim celu zaprosiłeś go do tej rozmowy. Pomoże to uniknąć wielu pytań w przyszłości. Nieformalna dygresja ma sens, jeśli naprawdę wiesz, jak komunikować się na abstrakcyjne tematy. Jeśli rozmowa „o pogodzie” będzie prowadzona w takim stopniu, że nieszczerze, będzie tylko szkodliwa, bo. będzie stratą czasu. Których wielu ludzi biznesu po prostu nie ma dość. Lepiej przejść od razu do rzeczy.
3. Zrozumienie. Oczywiście w procesie negocjacji musisz bronić przede wszystkim swoich interesów. Ale spojrzenie na rozmowę z boku rozmówcy nie będzie zbyteczne. Pomoże ci to lepiej zrozumieć, jakie zalety swojej propozycji możesz dla niego podkreślić. Wiedzieć, jak słuchać i usłyszeć czyjeś stanowisko.
4. Otoczenie i wygląd (do negocjacji „na żywo”). Zadbaj o to, aby negocjacje odbywały się w odpowiednim miejscu, w którym nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Jeśli jest to biuro, jego wyposażenie powinno być przyjazne dla biznesu. Zamknij drzwi (ale ich nie zamykaj) i upewnij się, że nikt ci nie przeszkadza. Jeśli jest to kawiarnia, spróbuj znaleźć przytulne miejsce. Nie zapraszaj do negocjacji osób, których obecność nie jest wymagana. Kontroluj czas negocjacji, nie przeciągaj ich, ale nie patrz na zegarek co 5 minut, to znak złe maniery i twój brak zainteresowania umową. Co do wyglądu - powinien być dokładny. Organizujesz spotkanie biznesowe i musisz odpowiednio wyglądać.

W uczciwości warto zauważyć, że w tym momencie wszystko jest czysto indywidualne. Często, promując swój produkt lub usługę, ludzie tworzą dla siebie taki wygląd, że ich rozmówca w pierwszej chwili nie może w ogóle zrozumieć, z kim rozmawia. Dzięki temu możesz grać pierwsze skrzypce w komunikacji biznesowej, podczas gdy druga strona poświęca czas na poznanie Ciebie jako osoby. Ale tutaj na cienkim. Ważne jest, aby nie przesadzić, ponieważ. nadmierna ekspresja stylu może również dać zupełnie odwrotny skutek - osoba początkowo nie będzie postrzegać cię jako poważnego partnera.

1. pozytywny charakter rozmowy. Zarówno Ty, jak i Twój rozmówca jesteście zainteresowani obopólnie korzystną współpracą. To dobrze, prawda? Pokaż swoje pozytywne nastawienie. Ale nie za pomocą „obowiązkowego” uśmiechu czy pochlebstw, ale w taki sposób, aby emocje były szczere. O perspektywach współpracy rozmawiaj z uczuciem, z błyskiem w oku. Jeśli nie będziesz udawać, bardzo łatwo będzie utrzymać taki ton. Ale jednocześnie zachowaj dystans. Być może w przyszłości ty i rozmówca zostaniecie najlepsi przyjaciele, ale w ten moment jesteście przedstawicielami różnych stron biznesowych, z których każda broni swoich interesów.
2. Jednoznaczność. Jeśli mówimy o partnerstwie finansowym, warunki płatności za towar itp. momentach konieczne jest, aby wszystkie były jasno określone, a następnie zapisane w umowie i nie podlegały podwójnej interpretacji. Podpisanie dokumentu oczywiście nie jest tego warte od razu. Dlaczego – patrz uwaga nad tym akapitem.
3. Najważniejsze są szczegóły. Nie rozumiesz, co oznacza to lub inne zdanie z ust partnera? Nie wahaj się zadać mu pytania wyjaśniającego. Wątpliwości, niepewność itp. Uczucia muszą zostać potwierdzone lub rozwiane. Wyjaśnienie pytań w tym przypadku jest najlepszym sposobem.
4. Zachowaj równowagę. Między dobrym a złym policjantem. Kolejnym ważnym czynnikiem jest sposób negocjowania współpracy. Tutaj, podobnie jak w bitwie, silny jest nie ten, kto atakuje, ale ten, kto zadaje cios. Trzeba bronić swoich pozycji nie kosztem odmów, sporów i innych negatywnych rzeczy. Ważne jest, aby wykazać się profesjonalizmem. A wtedy partner będzie bardziej lojalny wobec warunków, które zaoferujesz.
5. Dotrzymaj słowa. Ponieważ sprawdzamy partnera pod kątem uczciwości i przyzwoitości, możemy być pewni, że on zrobi to samo. Obiecuj tylko to, co możesz zagwarantować. Dotrzymuj obietnic. Dokładniej, nawet nie obietnice, ale zobowiązania wynikające z przyszłej umowy. W przeciwnym razie czeka Cię nie tylko odpowiedzialność moralna, ale także administracyjna (a czasem karna). Poza tym chodzi o twoją reputację. Nie pozwól jej się skrzywdzić.
6. Dobre zakończenie rozmowy. Po negocjacjach strony muszą dojść do wspólnego porozumienia. Może to być kompromis, wstępne porozumienie, czasem kategoryczny brak zgody stron między sobą. Negocjacje nie mogą jednak pozostać niedokończone. Nawet jeśli byłyby tylko jednym z etapów, po których czekają Cię kolejne spotkania, rozmowy czy korespondencja. Traktuj je tak, jakbyś czytał rozdział, z którego musisz wyciągnąć wnioski. I oczywiście zachowaj podstawową uprzejmość. Uściśnij dłoń mężczyzny (jeśli to mężczyzna), uśmiechnij się do kobiety, życz Miłego dnia. Rób to niezależnie od wyniku rozmowy.

WAŻNY! Wynik negocjacji nie oznacza decyzja. Werdykt o współpracy powinien zostać przyjęty dopiero po przemyśleniu go w spokojnej atmosferze, po omówieniu z kolegami wszystkiego, o czym rozmawialiście podczas negocjacji. Zwłaszcza jeśli rozmówca zaoferował Ci opcje współpracy, o których wcześniej nie myślałeś. Musisz dokładnie przeanalizować tę propozycję, aby zrozumieć, czy brzmiące warunki Ci odpowiadają. Może warto szukać pułapek. Aby ułatwić zrozumienie, rób notatki podczas negocjacji. Jeśli zgodzisz się na układ w trakcie samej rozmowy, możesz paść ofiarą osoby o silnej charyzmie, przez co będziesz zdezorientowany.

Jak negocjować z klientem?

Powyższe zalecenia dotyczyły ogólnie negocjacji. Przyjrzyjmy się teraz kilku punktom dotyczącym tego, jaką linię obrać, komunikując się z osobą, której chcesz coś sprzedać. Nie ma znaczenia, czy jest to odbiorca hurtowy, czy klient detaliczny. Dla nas to przede wszystkim klient.

1. Dowiedz się, czego potrzebuje klient. Jaki produkt, w jakiej objętości, do jakich celów (pamiętaj o szczegółach). Po otrzymaniu tych informacji poinformuj tę osobę, że możesz zrealizować jej prośby.
2. Opisz zalety produktu. Najlepiej z numerami. Ile komponentów jest bogatszych w swój skład, ile razy to narzędzie zaoszczędzi pieniądze itp. Pozwoli to uzasadnić cenę, jaką chcesz otrzymać za produkt.

WAŻNY! Musisz zrozumieć wszystkie korzyści, przede wszystkim siebie. Dopiero wtedy możesz je uzasadnić i przekazać kupującemu.

1. Jeśli cena nie odpowiada klientowi, nie narzekajże koszt ten wynika z kosztów produkcji, logistyki i innych pozycji wydatków. Kupujący nie jest zainteresowany. Lepiej jeszcze raz podkreślić, jakie korzyści czerpie z przejęcia. Najlepiej finansowy. Jeśli rzeczywiście takowe istnieją, dana osoba chętnie wpłaci jednorazową opłatę, aby zaoszczędzić pieniądze w przyszłości. W niektórych przypadkach możesz zaoferować zniżkę i specjalne warunki. Które - oblicz z góry, a także wielkość rabatów.

Korzyści mogą obejmować:

• bezpłatna wysyłka przy zakupie określonej kwoty;
• możliwość zakupu towaru na raty;
• dodatkowe bonusy (3 produkty w cenie 2 itd.).

Istnieje wiele opcji, najważniejsze jest to, że są one dla Ciebie opłacalne ekonomicznie. Jeśli kupujący poprosi o nierealistyczną zniżkę, nie bój się odmówić. Jednocześnie uzasadnij swoją odmowę, powiedz, że takie warunki są dla Ciebie po prostu nieopłacalne. I zaproponuj alternatywę.

RADA: Przykłady udanych negocjacji pokazują znaczenie porównań przy ustalaniu cen. „Ta książka kosztuje aż 10 filiżanek kawy”, „Miesięczna opłata za samochód równa się trzem obiadom w restauracji” itp.

Najważniejsze - nie zaczynaj rozmowy od kosztów. Najpierw przedstaw kupującemu produkt (lub ogólny asortyment), wypisz jego zalety, a następnie grzecznie, ale pewnie podaj cenę. Zaufanie - ważny punkt. Jeśli klient zobaczy, że się wahasz, na pewno zacznie się targować. Wypowiedz numer tak pewnie, jak wypowiadasz swoje imię. Podczas targowania się, jeśli nadal ma miejsce, użyj tego, co jest powiedziane na początku tego akapitu. Ale nie spiesz się, aby zrobić sobie zniżkę, jeśli klient powie „jakie to drogie”. Być może on tylko czeka, aż znowu go wymienisz, dlaczego produkt kosztuje dokładnie tyle, ile chcesz.

1. Nie rozpaczaj jeśli osoba anulowała zakup. Być może po prostu musi poczekać, aż dostanie wynagrodzenie lub pozna warunki i ceny swojej konkurencji (szczególnie dotyczy to odbiorców hurtowych). Zostaw swoje kontakty i grzecznie powiedz, że w takim przypadku zawsze chętnie podejmiesz współpracę.

Trudny klient – ​​kim jest?

Tak, jest taki oddzielna kategoria kupujący. Wielu ich nie lubi, ale ci ludzie pomagają sprzedawcom zrozumieć słabości ich biznesu. Stanowią wyzwanie, które należy zaakceptować i przeszkodę, którą należy pokonać. Jednocześnie sami ci klienci dzielą się na:

• wredni ludzie;

W kontaktach z takimi ludźmi najważniejsze jest, aby nie ulegać prowokacjom. Zachowaj spokój i pewność siebie. Chamstwo oznacza brak innych argumentów, a kiedy ktoś zda sobie sprawę, że krzyki i oskarżenia nie mogą cię przeniknąć, wycofa się. I cała jego negatywność pozostanie z nim. A może to po prostu emocje, których nie trzeba powstrzymywać przed wybuchem. Jeśli ktoś jest niezadowolony z ceny, wygląd produkt - zgódź się z nim, używając zwrotów mowy typu „Tak, masz rację, ale pozwól, że wyjaśnię…”. A potem, mimo emocji, spróbuj mu pomóc.

• ludzie nieśmiali i niezdecydowani;

Taka osoba z reguły nie jest pewna siebie i swojego wyboru. Nawiedzają go wątpliwości, które trzeba wyrównać. Utrzymuj go, rozwijaj lub odwrotnie, zawęź listę opcji do zakupu. Tutaj podwójnie ważne jest podkreślenie wszystkich zalet produktu. Jeśli ktoś chce skonsultować się z żoną lub przełożonymi, zaproponuj swoją pomoc w tej sprawie.

• "mądrzy ludzie"

Klient chce pokazać, że zna Twój produkt lepiej niż Ty. Cóż, w tym przypadku możesz zagrać w jego grę. Pokaż, jak podziwiasz jego kompetencje, nie używaj ostrych zarzutów, jeśli krytykuje produkt, a jedynie przedstaw alternatywne argumenty. Najważniejsze tutaj jest znalezienie kompromisu. Zdrowa dyskusja zawsze przynosi korzyści obu stronom.

Jak negocjować przez telefon?

Na początek wyjaśnijmy - każda poważna transakcja wymaga osobistego spotkania. Udane rozmowy telefoniczne to tylko jeden z etapów współpracy. Ale ten etap jest również bardzo ważny. Porozmawiajmy o nim.

Klienci dzwonią jako pierwsi

To już oznacza, że ​​ma problem, który musi zostać rozwiązany. Osoba znalazła twoje kontakty, wybrała numer, czekała na odpowiedź. Tutaj Twoim zadaniem jest grzecznie się z nim przywitać, przedstawić, poznać problem. Da to ładunek pewnego zaufania, gdy klient zrozumie, że po drugiej stronie drutu siedzi również prawdziwa osoba, menedżer robota. Nie oszukuj jego oczekiwań. Ale jednocześnie daj szansę przekonać się o swoim profesjonalizmie, ponieważ dzwoniący nie zawsze jest ekspertem w dziedzinie towarów lub usług, po które w rzeczywistości do ciebie dzwonił. Gdy dowiesz się o jego preferencjach, przedstaw je jasno i zwięźle własnymi słowami i daj klientowi możliwość wyrażenia zgody. A potem złożyć ofertę i umówić się na spotkanie.

Najpierw dzwonisz

W takim przypadku priorytetem jest ustalenie, czy dana osoba ma czas na rozmowę. Jeśli nie, zapytaj, kiedy możesz oddzwonić, ponieważ w tej chwili zajęty rozmówca, jeśli się nie rozłącza, raczej nie zwróci wystarczającej uwagi na twoją ofertę.

Reszta skryptu komunikacji z klientem wygląda standardowo:

• Przedstaw się;
• Poznaj potrzeby rozmówcy, w razie potrzeby wyjaśnij je;
• Składasz ofertę;
• Umów się na spotkanie.

Oddzielne niuanse są już wybrane dla każdego określonego obszaru.

Jeśli Twój produkt lub usługa jest przeznaczona dla przedstawicieli biznesu, a nie klientów korporacyjnych, dowiedz się od rozmówcy, kto w firmie jest upoważniony do odpowiadania na takie propozycje jak Twoja i skontaktuj się z tą osobą. A następnie postępuj według schematu moletowanego: zdefiniowanie problemu – Twoja wersja jego rozwiązania – kwestie cenowe – potwierdzenie zainteresowania. I wykorzystaj niezbędne posunięcia marketingowe - podaj informacje o rabatach i innych korzystnych warunkach.

W praktyce takie rozmowy telefoniczne wyglądają tak (przykład):

- Dzień dobry, nazywam się..., jestem przedstawicielem firmy..., zajmujemy się sprzedażą artykułów piśmiennych. Masz czas na rozmowę?
Tak, słucham cię.
- Powiedz mi, czy używasz formularzy do drukowania dokumentów podatkowych?
- Tak, używamy.
– To znaczy zakup takich dokumentów jest dla Ciebie istotny?
- Tak, zgadza się, co chcesz zaoferować?
- Nasza firma będzie zainteresowana współpracą w zakresie dostawy dla Państwa takich formularzy. Jesteśmy gotowi omówić indywidualną politykę cenową i warunki współpracy.

Wtedy rozmowa potoczy się sama, jeśli dana osoba jest naprawdę zainteresowana Twoją ofertą. W przypadku odmowy spróbuj poznać jej przyczynę i zaproponuj alternatywną opcję współpracy. Nie wahaj się zadawać pytań i poproś o nie rozmówcę informacja zwrotna. Tylko w ten sposób można zbudować konstruktywny dialog.