Žiadne obchodné stretnutie s. Pravidlá pre efektívne obchodné stretnutie

Obchodné stretnutie a obchodné rokovania vo všeobecnosti majú jednu definíciu - ide o obchodnú vzájomnú komunikáciu s cieľom dosiahnuť spoločné rozhodnutie. Obchodné stretnutie však možno považovať aj za prvú fázu vyjednávacieho procesu alebo jeho základná časť, pri ktorej sa upresňuje predmet ďalšieho rokovania, riešia sa organizačné záležitosti. Úspech ďalších rokovaní do značnej miery závisí od výsledkov takýchto predbežných kontaktov, od dojmu, ktorý ste urobili na „úvodnom“ obchodnom stretnutí.

Na dosiahnutie úspechu počas obchodného stretnutia je potrebné povzbudiť partnera, aby komunikoval, tvoril maximálne pole príležitosti na ďalšiu obchodnú diskusiu a rozhodovanie.

Obchodné stretnutie sa zvyčajne koná vo formálnom prostredí a zámery účastníkov rokovania (obchodných partnerov) sú nasledovné:

1) dávať, prijímať potrebné informácie alebo ho vymeniť. Získavanie informácií možno považovať za hlavný účel obchodného stretnutia;

2) dohodnúť sa na otázke, ktorá zaujíma účastníkov rozhovoru;

3) presvedčiť partnera (obchodného partnera) o správnosti prijatého rozhodnutia, ziskovosti zvoleného postupu atď.;

4) nadviazať kontakt, posilniť obchodné vzťahy a niekedy uzavrieť dohodu, zabezpečiť ju, ak je to možné, písomným protokolom o ďalších zámeroch;

5) dynamika každého obchodného stretnutia prechádza štyrmi fázami: kontakt, orientácia, rozhodnutie a hodnotenie, výsledok. Poznanie významu týchto fáz vám umožňuje nadviazať konverzáciu alebo sa prispôsobiť partnerovi, takže výsledok stretnutia bude pre vás pozitívnym rozhodnutím.

Prvou fázou stretnutia je kontakt – tie sekundy, keď vstúpite do miestnosti, pozdravíte sa a vymeníte si prvé frázy. Hlavným cieľom tejto fázy komunikácie je vytvorenie podmienok pre nadväzovanie partnerských vzťahov.

Hlavnou úlohou, ktorú musíte vyriešiť v prvej fáze, je nadviazať emocionálny kontakt s partnerom.

Konverzácia na obchodnom stretnutí musí byť postavená dôsledne a musí sa dodržiavať plán. Pri konverzácii je lepšie zostať o krok formálnejšie ako o krok známejšie a zároveň zostať zdvorilý a prívetivý. V Rusku je zvykom oslovovať partnerov krstnými menami a priezviskami, s výnimkou prípadov, keď vám firemná kultúra umožňuje volať sa krstnými menami americkým spôsobom.

Pozitívny prístup a záujem možno prejaviť frázami: „Rád ťa vidím!“, „Ďakujeme, že ste si našli čas na stretnutie s nami!“ Na začiatku obchodného rozhovoru sa odporúča začať krátky rozhovor ďalej sekulárne témy- počasie, najnovšie kultúrne udalosti, ekonomická situácia. Tento druh úvodných fráz vám umožňuje zvyknúť si na spôsob rozprávania partnera, naladiť sa na všeobecnú vlnu, dosiahnuť prvú dohodu (názory na počasie za oknom sa zriedka líšia).

Aby bola konverzácia od samého začiatku produktívna, musíte byť schopní:

1) nadviazať kontakt s partnerom;

2) vytvoriť priaznivú atmosféru pre rozhovor;

3) upútať pozornosť partnera a vzbudiť v ňom záujem o vašu tému (problém alebo návrh).

Dôležité je nielen nadviazať kontakt, treba ho počas rozhovoru sledovať a treba prijať opatrenia: ak sa preruší, položte otázku, ponúknite čaj, môžete žartovať, ak to, samozrejme, situácia dovoľuje.

Existujú spôsoby, ako začať konverzáciu, ktoré uzatvoria cestu k úspechu alebo nám jeho dosiahnutie veľmi sťažia. Ak chcete, aby bol váš rozhovor na prvom obchodnom stretnutí produktívny, mali by ste sa vyhnúť:

1) prejavy známok pochybností a potreby stretnutia;

2) nerešpektovanie na začiatku stretnutia aj v miernej forme;

3) vybudenie obrannej pozície partnera pri prvých otázkach.

Musíte vytvoriť priaznivú emocionálnu atmosféru, aj keď je pre vás partner nepríjemný a nezažívate žiadne pozitívne emócie zo stretnutia, hlavnou vecou je dosiahnuť pozitívne výsledky zo samotného stretnutia.

Druhou fázou je orientácia. Tu je hlavným cieľom zistiť podstatu problému, kvôli ktorému sa stretnutie uskutočnilo. Musíte partnerovi poskytnúť potrebné informácie o svojich vynikajúcich profesionálnych kvalitách vo forme prezentácie (len sa nechváliť), vysvetliť motívy vášho záujmu a osloviť ho.

Táto fáza je najdlhšia, takže vašou úlohou je udržiavať kontakt s partnerom. Napríklad nudný zoznam vašich úspechov alebo klientov môže jednoducho omrzieť a potom sa stratí pozitívny emocionálny kontakt, čo zvyčajne vedie k negatívnym výsledkom.

Obchodné stretnutie bude efektívnejšie, ak je naplánované vopred a ste naň pripravení, ak zhromaždíte všetky dostupné informácie o partnerovi, zamýšľanom obchodný partner.

Určite si niekoľko kľúčových správ, ktoré chcete druhej strane odovzdať. Vyberte si čas prezentácie a množstvo informácií, ktoré budete zdieľať. Premyslite si postupnosť predkladania informácií, kde povedať hlavnú vec a ako skryť nedostatky vášho rozhodnutia.

Váš úspech na obchodnom stretnutí okrem odborných kvalít do značnej miery závisí od vašej morálky, sebavedomia a čím viac informácií máte, tým ľahšie sa vám bude vyjednávať.

Štýl a prístupy vedenia rozhovoru majú veľký vplyv na výsledok vášho obchodného stretnutia. Ani najpozitívnejšiemu naladeniu partnerov na komunikáciu, úprimnej túžbe po dohode, ich rozhovor nepridá, navyše ich snahy o nápravu situáciu len umocňujú. Najdôležitejším dôvodom je často rozdiel v štýloch a prístupoch vedenia obchodného rozhovoru medzi partnermi a ich zložkami, ako napríklad:

1) tendencia hovoriť priamo alebo naznačovať;

2) prítomnosť gest, intonácia, frekvencia opakovania a používanie určitých zložiek reči: výška tónu, zafarbenie, rýchlosť, hlasitosť atď.;

3) schopnosť a neschopnosť klásť správne otázky alebo dať iným iniciatívu poskytnúť informácie o sebe;

4) pohodlná úroveň formálnosti - jednoduchosť; prijateľné vtipy; postoj k výmene sťažností;

5) očakávanie, že ďalší bude nasledovať náš príklad atď.

Sú tam tri rôzne prístupy na vedenie obchodných rozhovorov: tvrdé, mäkké a zásadové.

Ak strana koná „podľa tvrdého typu“, tak účastníkov rozhovoru vníma ako protivníkov, jednostranne sa snažiacich vyhrať. Za svoj cieľ považuje vlastné víťazstvo, pevne sa drží svojej pozície a skrýva svoje záujmy, požaduje ústupky ako cenu za dohodu, vyvíja nátlak a snaží sa presadiť a vyhrať „súťaž vôle“.

Ak strana koná v rámci „mäkkého prístupu“, vníma účastníkov rozhovoru ako priateľov, považuje dohodu za cieľ rozhovoru a je pripravená zaplatiť za to jednostrannými ústupkami, ľahko mení svoje stanovisko, sa snaží vyhnúť „súťaženiu vôle“, ale ak je nanútené, podľahne tlaku iných strán.

Strana zásadového prístupu vidí účastníkov ako spolupracovníkov, ktorí spolupracujú na probléme. Svoj cieľ považuje za primeraný výsledok, dosiahnutý rýchlo a benevolentne, sústreďuje sa na záujmy, nie na pozície, nevyžaduje ústupky, ale rozvoj vzájomne výhodných možností, trvá na uplatňovaní objektívnych kritérií, ktoré sú nezávislé od vôle účastníkov. Takýmito kritériami môžu byť znalecké posudky, ekonomické ukazovatele na trhu, vypočítané ukazovatele, štatistiky, zákony, nie však želania ktorejkoľvek strany.

Výber najlepšieho prístupu pre vás závisí od nasledujúcich faktorov:

1) z vašich cieľov. Ak chcete udržiavať vzťah, udržiavať kontakt na dlhú dobu, potom je vhodnejší „principiálny prístup“. Ak je pre vás dôležité získať čas a ste pripravený urobiť ústupky, aby ste v budúcnosti „vyhrali situáciu späť“, je možný „mäkký prístup“;

2) na koho strane je skutočná moc. Ak napríklad nemáte skutočnú moc, implementácia „tvrdého prístupu“ je veľmi náročná;

3) o zručnostiach a schopnostiach strán. „Principiálny prístup“, ktorý je jedným z najúčinnejších, si vyžaduje najrozvinutejšie komunikačné schopnosti.

Preto je potrebné venovať osobitnú pozornosť osobné kvality vášho partnera, jeho pozíciu a ciele, zohľadnite jeho potreby pri riešení, ktoré navrhujete.

Existuje šesť základných pravidiel pre nadväzovanie vzťahov medzi partnermi v predbežných rokovaniach.

1. Racionalita. Je potrebné správať sa zdržanlivo. Nekontrolované emócie negatívne ovplyvňujú proces vyjednávania a schopnosť robiť rozumné rozhodnutia.

2. Pochopenie. Nepozornosť z pohľadu partnera obmedzuje možnosť vývoja vzájomne prijateľných riešení.

3. Komunikácia. Ak vaši partneri neprejavia veľký záujem, môžete s nimi uskutočniť obchodné stretnutie jednoducho formou konzultácie. To pomôže udržiavať a zlepšovať vzťahy.

4. Spoľahlivosť. Nepravdivé informácie oslabujú silu argumentu a tiež nepriaznivo ovplyvňujú povesť.

5. Vyhnite sa učeniu svojho partnera. Vaše presvedčenie by malo byť založené na rešpektovaní osobných kvalít partnera.

6. Prijatie. Skúste sa postaviť na druhú stranu a buďte otvorení učiť sa nové veci od svojho partnera.

Úspešné vedenie obchodných stretnutí, rozhovorov a rokovaní do značnej miery závisí od toho, či partneri dodržiavajú také etické normy a princípy, ako je presnosť, čestnosť, korektnosť a takt, schopnosť počúvať (pozornosť na názory iných), špecifickosť.

Presnosť. Jedna z najdôležitejších etických noriem, ktoré sú vlastné podnikateľom. Doba trvania zmluvy musí byť dodržaná s presnosťou na minútu. Akékoľvek oneskorenie môže naznačovať vašu nespoľahlivosť v podnikaní.

Čestnosť. Zahŕňa nielen vernosť prevzatým záväzkom, ale aj otvorenosť v komunikácii s partnerom, priame obchodné odpovede na jeho otázky.

Korektnosť a takt. Nevylučuje vytrvalosť a ráznosť pri vyjednávaní s rešpektovaním korektnosti. Treba sa vyhnúť faktorom, ktoré narúšajú priebeh rozhovoru: podráždenie, vzájomné útoky, nesprávne vyhlásenia atď.

Schopnosť počúvať. Počúvajte pozorne a sústredene. Neprerušujte reproduktor.

Konkrétnosť. Rozhovor by mal byť konkrétny, nie abstraktný a mal by obsahovať fakty, čísla a potrebné detaily. Partneri by sa mali dohodnúť a porozumieť im koncepty a kategórie. Reč by mala byť podložená schémami a dokumentmi. Pripravte si obrazový materiál, premyslite si formu jeho prezentácie.

Tieto pravidlá zostávajú v platnosti počas ďalších rokovaní.

V prípade pozitívneho priebehu rozhovoru druhá fáza plynule prechádza do tretej, ktorá zahŕňa rozhodnutie a vyhodnotenie. Tu budete musieť aktívne komunikovať s partnerom, pretože sa začne výber najvhodnejšej možnosti rozhodovania pre obe strany.

Takmer každé obchodné stretnutie musí prediskutovať nezhody alebo námietky. A to, že proti vám druhá strana namieta, dokazuje jej záujem, inak by rozhovor jednoducho ukončila. Vašou úlohou v tejto fáze je pochopiť, prečo účastník namieta, čo ste nezohľadnili jeho záujmy, na aké potreby v navrhovanom riešení zabudol a ako to všetko opraviť a zlepšiť riešenie. Opýtajte sa, ako druhá strana vidí riešenie konfliktu.

Pripravte si niekoľko riešení „na výber“ a ak sú námietky spôsobené všetkými možnosťami v rade, budete sa musieť vrátiť k analýze cieľov druhej strany. Námietky nás nútia hľadať neštandardné riešenia.

Ak nemôžete vyriešiť nezhodu počas obchodného stretnutia, nájdite si čas na premyslenie a hľadajte lepšiu možnosť.

Úplne posledná fáza je dosiahnutie dohodnutého riešenia. V tejto fáze sú podmienky vášho nové stretnutie vyjasniť si menšie záležitosti, prediskutovať podmienky dohody alebo zmluvy atď. Je potrebné prediskutovať, ako, kedy a kde sa bude konať vaše najbližšie stretnutie.

Negatívny výsledok obchodného rozhovoru počas „úvodného“ obchodného stretnutia nie je dôvodom na tvrdosť či chladnosť na konci vyjednávacieho procesu. Rozchod by mal byť taký, aby vám v budúcnosti umožnil udržiavať kontakt a obchodné väzby. Stretnutie je najlepšie ukončiť vetou: „Ďakujeme, že ste si našli čas na diskusiu o našich návrhoch. Je mi ľúto, že to nie je vo vašich bezprostredných plánoch ... ale ak potrebujete ďalšie informácie ... “V tomto prípade má stretnutie alebo rozhovor, aj keď nenašiel svoje pokračovanie, predsa len pozitívnu stránku, pretože je vždy možnosť, že neskôr sa tento kontakt rozvinie do dobrého, užitočného vzťahu.

Ak išlo o prezentačné stretnutie, možno použiť tieto výrazy: „Ďakujem za možnosť prediskutovať s vami perspektívy vzájomne výhodnej spolupráce medzi našimi spoločnosťami“, „Ďakujem za príležitosť predstaviť vám ...“ ,,Ďakujem, že ste mi dali príležitosť ponúknuť vám ..."

A samozrejme, štandardné a univerzálne frázy: „Ďakujeme, že ste si našli čas na stretnutie“, „Veľmi ma potešilo, že som sa s vami porozprával“, „ďakujem za čas, ktorý ste mi venovali“, „Ak máte nejaké otázky“. , zavolajte, kontaktujte...“, „Ak máte záujem o naše ponuky, stretneme sa dodatočne vo vhodnom čase pre vás“ atď.

Ahoj! V tomto článku si povieme, ako viesť prvé stretnutie s klientom tak, aby sa z neho vyvinula dlhodobá spolupráca.

Dnes sa dozviete:

1. Aké sú fázy stretnutia s klientom;
2. Ako sa pripraviť na nadchádzajúce rokovania;
3. Niekoľko trikov obchodnej etikety, ktoré vám pomôžu rýchlo nadviazať kontakt s potenciálnym klientom.

Význam prvého stretnutia a jeho účel

Pre človeka, ktorý si pri plnení svojich pracovných povinností musí nájsť nových klientov a stretnúť sa s nimi, má prvé stretnutie veľký význam. Podpis zmluvy a najčastejšie aj veľkosť dohody závisí od toho, ako úspešne prebiehajú rokovania. Preto treba k takejto udalosti pristupovať veľmi zodpovedne.

Keď idete rokovať s klientom, musíte pochopiť, že prvé stretnutie nie vždy končí podpísaním zmluvy o úzkej spolupráci. Toto je len prvý krok na ceste k úspešnému obchodnému vzťahu.

Pri prvom stretnutí s potenciálnym klientom je v prvom rade potrebné sledovať tieto ciele:

• Zistite, či je klient perspektívny a pripravený na spoluprácu;
• Vytvorte primárne potreby partnera;
• Určiť rozsah tovarov a služieb, ktoré sú pre klienta zaujímavé;
• Ponuka použitia bezplatných vzoriek produktov (vzorkovníkov);
• Požiadajte partnera, aby vyjadril svoj názor na produkt, ktorý ponúkate.

Hlavným účelom stretnutia je predať nie produkt, ale seba. Musíte urobiť všetko, čo je vo vašich silách, aby ste dosiahli dobré umiestnenie a záujem klienta.

Príprava na stretnutie s klientom

Aby boli prvé rokovania úspešné, je potrebné sa na ne dôkladne pripraviť. Musíte premyslieť všetky detaily. Nespoliehajte sa na svoju orientáciu na mieste. Treba byť pripravený na všetko. Aby ste to dosiahli, budete musieť vypracovať niekoľko plánov rozvoja udalostí.

Celú prípravu je možné rozdeliť do 2 etáp – informačnej a organizačnej.

Informačná fáza

Pred naplánovaním stretnutia by ste mali zhromaždiť čo najviac informácií o potenciálnom klientovi.

Po prvé, zbierať informácie o oblasti činnosti budúceho partnera. Prečítajte si viac odbornej literatúry, snažte sa zapamätať si čo najviac konkrétnych pojmov, ktoré sa vám môžu pri rozhovore hodiť.

Po druhé, prejdite na webovú stránku organizácie, ktorú klient zastupuje, a oboznámte sa s jej obsahom. Preštudujte si vedúci tím a analyzujte všetky dostupné informácie.

Po tretie, zaujímať sa o aktivity konkurentov, ako aj ich prípadné ponuky. Vďaka tomu môžete partnerovi ponúknuť výhodnejšie podmienky spolupráce.

Po štvrté dobre si preštudujte produkt, ktorý ponúkate. Musíte vedieť každý detail o produktoch alebo službách, ktoré ponúkate klientovi. Ak na nadchádzajúcich rokovaniach nemôžete primerane predložiť tovar, potom je nepravdepodobné, že by sa niekto chcel zaoberať takým neskúseným zamestnancom.

Organizačná fáza

V tejto fáze by ste mali byť zaneprázdnení organizovaním nadchádzajúceho stretnutia. Najprv ho musíte priradiť.

Ak to chcete urobiť, zavolajte potenciálnemu klientovi a zistite, kde, kedy a v akom čase sa mu bude hodiť stretnúť sa s vami. Nastavte konkrétne dátumy. Pri dojednávaní stretnutia zvážte želania partnera.

Zvážte príklady miest stretnutí.

Územie klienta	Najčastejšie ide o kanceláriu klienta. Na takéto stretnutie sa dá pripraviť, no najčastejšie musíte konať podľa okolností.
Vaše územie	Môže to byť vaša osobná kancelária alebo zasadacia miestnosť. Nemali by ste si robiť stretnutia v miestnosti, kde je veľa očí navyše a môžete byť rozptýlení. V žiadnom prípade nezačínajte rokovania v kuloároch a na ceste niekam
Neutrálne územie	Môže to byť prenajatá konferenčná miestnosť alebo v extrémnych prípadoch pokojná kaviareň. Nikdy neorganizujte stretnutie v reštaurácii. Vy a klient sa budete musieť nechať rozptyľovať jedlom a čakať, kým jedlo niekto rozžuje. Samostatné stravovanie a obchodné stretnutia

Každé miesto stretnutia by malo byť tiché a nie preplnené.

Po prijatí ponuky stretnutia klientom je potrebné sa naň dôkladne pripraviť. Zvážte, aké pomôcky a ukážkové materiály budete potrebovať.

Musíte mať so sebou:

• Diár alebo pracovný zápisník, do ktorého si budete zapisovať dôležité, podľa vás, informácie;
• Vizitky – mali by byť zmysluplné, no zároveň výstižné;
• Rukoväť;
• Prázdne listy papiera (ak sa stretnutie uskutoční v kaviarni a klient nemá po ruke denník);
• Čisté zmluvy, dotazníky alebo objednávkové formuláre (v prípade, že si dohodnete správne stretnutie a klient chce ihneď uzavrieť zmluvu);
• Brožúry - klientovi je potrebné poskytnúť vizuálne informácie a nie hovoriť o produktoch „na prstoch“.

Po príprave potrebných atribútov na rokovania sa musíte pripraviť. Ako hovorí príslovie: „Zoznámte sa podľa oblečenia...“, takže váš vzhľad môže hrať kľúčovú úlohu.

Keď idete na stretnutie, musíte:

1. Nájdite vo svojom šatníku biznis oblečenie. Môže to byť oblek + košeľa + kravata. Alebo oblek a rolák. Ženy môžu nosiť sukňu a blúzku alebo nohavicový kostým. V týchto šatách by ste sa mali cítiť pohodlne.
2. Odmietnite extravagantné, ultramoderné a vyzývavé oblečenie.
3. Upravte si ruky a vlasy. Dámsky make-up by nemal byť jasný a vzdorný.
4. Venujte pozornosť obuvi a v prípade potreby ju očistite.
5. Odmietnite lacné príslušenstvo a falzifikáty slávnych značiek. Mnoho majetných ľudí na prvý pohľad odlíši lacné čínske falošné hodinky, zapaľovače a iné príslušenstvo od originálu. Ak si nemôžete dovoliť drahé značkové veci, potom je lepšie sa ich úplne vzdať.

Pokyny krok za krokom alebo skript stretnutia

Vy ako človek, ktorý chce, musíte pochopiť, že samotná príprava na úspešné rokovania nestačí. Musíte dobre poznať zápisnicu zo stretnutia a základy obchodnej etikety.

Zostavili sme pre vás algoritmus akcií, vďaka ktorým prebehne prvé stretnutie s klientom na najvyššej úrovni a o vás ako špecialistovi zostanú tie najlepšie dojmy.

1. Vstúpte do kancelárie. Ak sa s klientom stretávate v jeho kancelárii a váš príchod bol nahlásený, vstúpte do kancelárie zaklopaním. Na opätovné prihlásenie nemusíte žiadať o povolenie.
2. Ak sa stretnutie koná na neutrálnom území, musíte prísť 5-10 minút pred stanoveným časom.
3. Pozdravte klienta. Pozdravte sa oslovovaním menom.

• Na území klienta by mal ako prvý podať ruku na pozdrav klient. Ak to neurobil, podanie ruky nenastane.
• Vo svojom území musíte najprv siahnuť.
• V kaviarni muži podávajú ruky ženám, starší mladším.

1. Výmena vizitiek. Vizitku je potrebné odovzdať osobne. Ak vám klient ponúkne svoju vizitku, treba ju prečítať nahlas. Nemôžete ho vložiť do vrecka bez toho, aby ste sa pozreli a nezoznámili sa.
2. Sadnite si na stoličku. Ak sa rokovania konajú v kancelárii klienta, počkajte, kým vám ponúknu sadnúť si. Ak nie je ponuka, opýtajte sa, kde si môžete sadnúť. Ak sa stretnutie koná na neutrálnom území, nemusíte čakať na pozvanie na predsedníctvo.
3. začať konverzáciu. Je potrebné začať rokovania s abstraktnými témami. Najlepšie je, ak pochválite spoločnosť klienta. Len on musí byť úprimný. Nedotýkajte sa tém súvisiacich s náboženstvom, politikou, športovými závislosťami. Je tiež lepšie zdržať sa banálnych tém o počasí a krásnom interiéri kancelárie.
4. Po rozhovore o všeobecných témach prejdite na inscenáciu situačné otázky. Začnite sa ich opatrne pýtať, „sondovať zem“.
5. Potom prejdite na tie vážnejšie. problematické otázky a navrhnúť spôsoby riešenia zistených problémov. Urobte si malú prognózu ďalšej spolupráce.
6. Ak si klient želá, môžete podpísať zmluvu o spolupráci. Ale netrvajte na tom. Veľmi často človek potrebuje „stráviť“ prijaté informácie.
7. Stretnutie je lepšie ukončiť dohodou o termíne a čase ďalšieho stretnutia. Aj keby sa ukázalo, že klient nemal záujem, požiadajte ho, aby sa s vami opäť stretol.
8. Rozlúčte sa s partneromďakujem za váš čas a opustite miestnosť.
9. Po rokovaniach, zapíšte si do denníka dôležité body a podrobnosti o stretnutí.

Sú situácie, keď je stretnutie pripravené a zorganizované na najvyššej úrovni a všetko ide dobre, no v istom momente sa niečo stane a klient sa uzavrie do seba. Potom už rokovania nemožno považovať za úspešné.

S najväčšou pravdepodobnosťou došlo k nejakej chybe, ktorá zohrala rozhodujúcu úlohu.

Aby ste vylúčili možnosť takéhoto scenára, odporúčame vám, aby ste sa s ním oboznámili nasledujúce odporúčania a vždy sa ich držte:

1. Zakázať mobilný telefón. Hovory vás budú rozptyľovať všetkými možnými spôsobmi, a ak sa rozhodnete zdvihnúť telefón uprostred rokovaní, prejavte neúctu partnerovi.
2. Nepokúšajte sa fajčiť.
3. Ak vám klient ponúka na pitie čaj, kávu alebo vodu, tak sa rozhodnite pre vodu. Keď si vypýtate kávu, dostanete ešte niekoľko otázok (napríklad koľko lyžíc cukru dať alebo akú kávu preferujete). Rozptyľujú vás a zaberajú drahocenný čas.
4. Pozerajte sa partnerovi priamo do očí. Musíte nadviazať očný kontakt.
5. Počas procesu vyjednávania si pravidelne robte poznámky a poznámky.
6. Nezožuj sa a nezožuj. Správajte sa dôstojne, len tak sa k vám klient bude správať ako k seberovným.
7. Dajte klientovi vedieť, že rešpektujete jeho názor na partnera a ste pripravení brániť jeho záujmy.

Záver

Prvé stretnutie je vážnou a zodpovednou etapou na ceste k dlhodobej spolupráci. Často je to ona, kto rozhoduje o osude ďalších obchodných vzťahov. Pred organizátorom takéhoto stretnutia preto stojí neľahká úloha – pripraviť, zorganizovať a viesť nadchádzajúce rokovania na najvyššej úrovni.

Obchodné stretnutia- ide o účelový typ komunikácie s cieľom vyvíjať riešenia na základe analýzy úvah a vyjadrení ich účastníkov.

Patria sem stretnutia, stretnutia, obchodné rozhovory a rokovania.

Existuje určitý rozdiel medzi takými formami kolektívnej práce, ako je stretnutie, stretnutie a stretnutia.

stretnutie je forma riadiacej činnosti, ktorej obsahom je spoločná práca určitého počtu účastníkov riadiaceho procesu.

Stretnutie je jednou z najúčinnejších foriem prilákania členov pracovný kolektív na riešenie úloh, ktoré mu boli zverené, vedenie podniku. Umožňuje manažérovi ovplyvňovať celý tím podniku prostredníctvom jeho účastníkov.

Stretnutie - ide o formu organizácie práce stáleho orgánu (výbor, kolegovia, rady, komisie, skupiny).

Vo väčšine prípadov je stretnutie zabezpečené chartou, hoci niekedy sa stretnutie môže konať z iniciatívy vedúceho.

Stretnutie - ide o spoločnú prítomnosť ľudí na určitom mieste, ktorých spája konkrétny cieľ (stretnutia zamestnancov podniku, divízie, členov spoločnosti atď.).

Treba si uvedomiť, že v praxi riadiacich činností prevládajú porady.

Stretnutia majú pozitívne aj negatívne stránky.

TO pozitívne aspekty obchodné stretnutie patria:

príležitosť rýchlo a krátka doba získať potrebné informácie,

zoznámiť sa s rôznymi pohľadmi na problém a spôsobmi jeho riešenia;

robiť kolektívne rozhodnutia.

Stretnutie je zároveň efektívne a ekonomicky realizovateľné, ak slúži ako prostriedok na získavanie, overovanie, analyzovanie a nezverejňovanie informácií.

TO negatívne aspekty obchodné stretnutie patria:

ich vysoké náklady;

neistota kolektívnej zodpovednosti.

Klasifikácia obchodných stretnutí:

1. Podľa gólov:

vzdelávacie(účelom stretnutia je odovzdať účastníkom určité vedomosti, a tým zlepšiť ich zručnosti)

vysvetľujúce(vedúci sa snaží presvedčiť účastníkov stretnutia o nevyhnutnosti, vernosti a aktuálnosti svojej stratégie a konania);

problematické(účelom stretnutia je vyvinúť spôsoby a metódy riešenia problémov);

koordinácia(účelom stretnutia je koordinácia práce oddelení);

informačný(účelom stretnutia je zbierať, vymieňať a syntetizovať dáta z akéhokoľvek problému a určiť názory účastníkov stretnutia).

2. Podľa spôsobu vedenia:

diktátorský - charakterizované týmito znakmi: právo voliť má len hlava; sám vyjadruje svoje názory, vydáva príkaz alebo pokyn; počet účastníkov nie je regulovaný. Charakteristickým znakom takýchto stretnutí je zachovanie hierarchie zamestnancov, jednoznačnosť pri stanovovaní úloh, rýchle rozhodovanie;

autokratický je druh diktatúry. ich priebeh zabezpečuje otázku vedúceho a odpovede účastníkov stretnutia. Na žiadosť alebo s povolením vedúceho sú povolené prejavy. Počet účastníkov takéhoto stretnutia je obmedzený. Takéto stretnutia sú spravidla akýmsi hlásením účastníkov vedúcemu, počas ktorého má každý možnosť vo väčšej či menšej miere vyjadriť svoje názory;

segregačný - zabezpečiť poradie, v ktorom sám vodca určuje tých, ktorí majú hovoriť, teda tých, ktorých chce počúvať;

diskutabilné predstavujú najdemokratickejší spôsob riešenia problémov prinesených na stretnutie. Takéto stretnutia sa organizujú, ak je potrebné koordinovať činnosť zamestnancov alebo oddelení, môže ich viesť vedúci aj vedúci zvolený účastníkmi. Počet účastníkov je obmedzený, väčšinou nie viac ako 15 osôb. Každý účastník diskusného stretnutia má možnosť vyjadriť svoj názor, čo prispieva k zvýšeniu zodpovednosti za realizáciu prijaté rozhodnutia, umožňuje otvorene diskutovať o akýchkoľvek názoroch vrátane vedúceho, prispieva k súdržnosti členov tímu;

svojvoľný- prebieha pri výmene názorov zamestnancov, ktorých profesionálne povinnosti sú úzko prepojené. Prebieha bez agendy, bez hlavy, nerozhoduje sa o nej. Príkladom takéhoto stretnutia je diskusia vedúceho, jeho zástupcov, asistentov, vedúcich odborníkov Všeobecná podmienka podnikania alebo dôležitej záležitosti.

3. Podľa stupňa pripravenosti:

plánované- pravidelné stretnutia manažérov - týždenné stretnutia, napríklad o kvalite atď.

neplánovane- vykonáva sa v prípade nepredvídaných núdzových situácií (napríklad po prijatí regulačného dokumentu, ktorý mení poradie práce atď.)

4. Podľa frekvencie: raz;

pravidelné;

periodické.

5. Podľa počtu účastníkov:

stretnutia s úzkym zložením účastníkov (do 5 osôb);

rozšírené stretnutia (do 20 osôb);

reprezentačné stretnutia (viac ako 20 osôb).

6. Podľa zloženia účastníkov:

stretnutia so stálym zložením účastníkov;

stretnutia s nestálym zložením účastníkov;

stretnutia so zmiešaným zložením účastníkov;

stretnutia so zložením, upravené normatívnym aktom.

Manažéri a špecialisti trávia až 20 – 30 % svojho pracovného času na obchodných stretnutiach. Obchodné stretnutia však nie vždy prinášajú očakávaný efekt vzhľadom na ich nevhodnú organizáciu a technológiu (nepripravenosť, veľké množstvoúčastníci, neprimeraná dĺžka správ, neuspokojivý výkon rozhodnutí a pod.).

Racionálna organizácia a vedenie obchodných stretnutí zahŕňa vypracovanie plánu stretnutí, výber účastníkov, výber miesta a času jeho konania.

Plán obchodných stretnutí by mal byť vypracovaný na určité obdobie (mesiac, štvrťrok, rok), musí byť dohodnutá so všetkými zainteresovanými službami a úradníkmi, schválená vedúcim a zaslaná na všetky oddelenia. Už len táto operácia umožňuje zefektívniť frekvenciu stretnutí, ich trvanie a zároveň odstraňuje problém s naliehavosťou zvolávania a nedostatočnou informovanosťou účastníkov. Samozrejme, stretnutia môžu byť zvolané náhle, ale ich počet by mal byť veľmi malý. Okrem toho by plán mal obsahovať zoznam otázok, ktoré je potrebné prediskutovať počas samotného stretnutia. Pri príprave stretnutia je potrebné starostlivo určiť kvalitatívne a kvantitatívne zloženie jeho účastníkov. Napríklad účasť na stretnutí by mala zahŕňať najkompetentnejšie osoby v jeho predmete. Nemusia to byť vedúci predstavitelia. Namiesto nich môžu byť pozvaní špecialisti, ktorí sú zodpovední za určitú oblasť práce, čo neznižuje autoritu vedúceho.

Pri príprave obchodného stretnutia je dôležité informovať účastníkov o programe, témach správ 2-5 dní pred jeho začiatkom, rozoslať zoznam rečníkov telefonicky alebo inak.

Taktiež je potrebné zvoliť miesto a čas stretnutia, ktoré je tiež potrebné oznámiť účastníkom. Obchodné stretnutia sa môžu konať v kancelárii manažéra aj v špeciálne vybavených miestnostiach s hlasovými záznamníkmi, komunikačnými zariadeniami a špeciálnymi stolmi.

Po dokončení organizačnej fázy obchodného stretnutia ho môžete začať viesť. Bude to tým efektívnejšie, čím správnejšie bude zvolený predsedajúci, ktorý bude určovať štýl práce a predpisy.

Pracovný štýl- ide o formu stretnutia (konverzácia, brainstorming a pod.).

nariadenia- to je čas, ktorý sa má venovať celej schôdzi, jednotlivým vystúpeniam, správam a diskusiám a diskusiám.

Dĺžku stretnutia je vhodné nastaviť maximálne na 120 minút s jednou prestávkou po hodine práce 5-10 minút. Je to spôsobené optimálnym trvaním duševnej aktivity ľudí, ktorá je v priemere 40-45 minút. Štúdie ukazujú, že aktivita účastníkov stretnutia sa zvyšuje do 45 minút. V období 45 až 90 minút sa stabilizuje a od 90 do 120 minút je pozorovaná negatívna aktivita účastníkov.

Obchodné stretnutia (stretnutia) sa najlepšie konajú v popoludňajších hodinách, aby ich účastníci povzbudili k rýchlej a efektívnej práci, aby nezostávali dlho hore. Ako už bolo uvedené, človek má dva vrcholy zvýšenej účinnosti počas dňa: prvý - od asi 9 do 12-13 hodín a druhý - medzi 16 a 18 hodinami. Práve počas druhého vrcholu je vhodné organizovať stretnutia.

Čo sa týka frekvencie stretnutí, je lepšie mať dve stretnutia týždenne, každé v trvaní pol hodiny, ako jedno stretnutie za hodinu.

Spravidla by sa malo vyčleniť 10 – 25 minút na vystúpenia – správy a až 3 minúty na vystúpenia v rozpravách. Ak predpokladáme viac času, potom sa rečníci môžu vo svojich myšlienkach opakovať, odkloniť sa od témy, o ktorej sa diskutuje. Každý rečník musí prísne dodržiavať pravidlá bez ohľadu na jeho hodnosť.

Aby ste sa uistili, že je potrebné dôsledne dodržiavať pravidlá obchodných stretnutí, je vhodné kalkulovať ich cenu v každom konkrétnom prípade. Stanovuje sa takto: počet účastníkov a trvanie stretnutia sú pevne stanovené; určuje sa hodinová tarifná sadzba jedného účastníka; cena C sa vypočíta podľa vzorca:

C \u003d H * T * (1 + I) "3ser. / Tser.,

kde H je počet účastníkov;

T - trvanie v hodinách;

I - koeficient skrytých strát spojených s účasťou na stretnutí (konferencii) Zser. - Priemerný mesačný plat účastníka stretnutia (konferencie) Tser. - Priemerný počet pracovných hodín účastníka stretnutia za mesiac. Vždy treba pamätať na to, že schopnosť vystupovať na verejnosti je jednou z podstatných vlastností schopného manažéra. Preto musíte v sebe pestovať stručnosť, schopnosť stručne tvoriť svoje myšlienky, a preto musíte dobre poznať diskutovaný problém.

Prerokovanie problematiky obchodných stretnutí sa končí prijatím rozhodnutí, ktoré sú zaznamenané v zápisnici. Prax ukazuje, že ak napríklad porada nevedie k vydaniu direktívneho dokumentu, ak je zle zavedená kontrola nad vykonávaním rozhodnutí, znovu sa objaví jej potreba.

Materiály na stretnutie by mali byť:

jasne a stručne formulované;

obsahujú iba fakty;

ich čítanie by malo trvať maximálne 0,5 hodiny;

Organizácia prijímania návštevníkov

Na recepciách návštevníkov má manažér možnosť získať cenné informácie o samotných návštevníkoch a o stave vecí v oblastiach, kde pôsobia. Okrem toho prijímanie návštevníkov v osobných záležitostiach odráža výkon hlavy sociálna rola organizáciu alebo podnik, ktorý zastupuje.

Pri rozhodovaní o organizácii prijímania návštevníkov treba pamätať na jednu vec dôležité pravidlo: Čas návštevníka nie je o nič menej cenný ako čas pracovníka administratívneho aparátu. Dodržiavanie tohto pravidla je uľahčené:

stanovenie určitých dní a hodín prijímania návštev v obchodných a osobných záležitostiach;

informovanie návštevníkov.

Príjem návštev z úradných záležitostí musí byť zavedený po celý čas pracovný týždeň v určitých časoch, napríklad po obedňajšej prestávke. Čas prijímania návštev v osobných záležitostiach je najlepšie určený dňami v týždni, pričom tieto povinnosti rozdelíte medzi poslancov. Je tiež lepšie to urobiť popoludní.

Pri zlepšovaní praxe prijímania návštev dôležitá úloha hrá svoju informačnú službu. Návštevníci by mali jasne vedieť, na koho sa majú v určitých otázkach obrátiť, mať relevantné informácie o postupe výroby, jej perspektívach, možnostiach rastu a podobne. Tieto a ďalšie informácie podobného obsahu by mali dostávať z reklám, nástenných novín, objednávok atď. Potom nebude potrebné, aby v týchto otázkach navštevovali vedúcich.

Vedenie naznačuje použitie takýchto tipov zo strany vedúceho pri prijímaní návštevníkov:

už od začiatku stretnutia vytvorte podmienky, ktoré by podnietili dlhý rozhovor;

objasniť tému rozhovoru pred jeho začiatkom;

klásť otázky tak, aby nevyviedli partnera do rovnováhy;

poskytnúť príležitosť hovoriť so všetkými účastníkmi konverzácie; formulovať výsledky rozhovoru v prítomnosti partnera. Schopnosť viesť konverzáciu je jednou z najdôležitejších obchodných vlastností moderného lídra.

Stretávame sa s obchodnými partnermi, aby sme prediskutovali aktuálne problémy a plány do budúcnosti. Organizujeme stretnutia s kolegami na prediskutovanie stratégie a taktiky konania v rámci úloh stanovených vedením. Stretávame sa s priateľmi, aby sme si pokecali o spoločných dovolenkách alebo len tak poklebetili spoločných známych. Stretnutia a rokovania sa stali neoddeliteľnou súčasťou podnikania a nášho každodenného života. Kalendáre a diáre mnohých podnikateľov sú jednoducho preplnené záznamami o naplánovaných stretnutiach, stretnutiach a iných obchodných udalostiach.

Ale koľkí z nás skutočne premýšľajú o tom, ako správne organizovať a efektívne viesť rokovania, aby sme dosiahli želané ciele a vyriešili stanovené úlohy, pričom na to trávime minimum svojho času a času iných ľudí? Čo by malo rozhodovať o výbere miesta a času ich konania? A nakoniec, čo by sa malo predvídať a čo by sa nikdy nemalo robiť na stretnutí, aby na jeho účastníkoch zanechalo čo najpriaznivejší dojem?

Obchodné stretnutie je stretnutie dvoch alebo viacerých ľudí v obchodne orientovanom alebo profesionálnom prostredí. Charakter takýchto stretnutí môže byť rôzny, od neformálneho rozhovoru dvoch kolegov až po formálne prezentácie s desiatkami účastníkov. Môžu sa konať pravidelne (napríklad týždenné výrobné porady) alebo organizovať podľa potreby (napríklad pri riešení nejakého naliehavého problému „tu a teraz“).

Pri organizovaní obchodných stretnutí by ste mali vždy venovať pozornosť Osobitná pozornosť nie tak ich kvantitatívne charakteristiky (ako je trvanie a frekvencia), ale ich kvalitu. Dobre naplánované a efektívne a dynamicky vedené rokovania vždy prinesú lepšie výsledky ako tie, ktoré sa organizujú na poslednú chvíľu bez jasného a určitého cieľa.

Druhy obchodných stretnutí

Aby ste sa mohli správne pripraviť na obchodné stretnutie, musíte poznať charakter udalosti, ktorej sa zúčastníte.

Po prvé, v závislosti od typu účastníkov možno obchodné stretnutia rozdeliť nainterný (vnútropodnikový) Aexterné . Interných obchodných stretnutí sa zvyčajne zúčastňujú vedúci pracovníci spoločnosti rôznych úrovní a jej zamestnanci. Patria sem napríklad stretnutia predstavenstva, stretnutia manažérov, všetky druhy výrobných a dizajnérskych stretnutí, brainstorming, takzvané porady a plánovacie stretnutia, stretnutia jeden na jedného o pracovných otázkach, vnútropodnikové prezentácie atď. . Vo väčšine prípadov sa takéto stretnutia konajú na území spoločnosti a riadia sa jej vnútorným obchodným poriadkom. Externé obchodné stretnutia (alebo externé rokovania) zahŕňajú stretnutia s potenciálnymi alebo existujúcimi partnermi a klientmi. Účelom externých obchodných stretnutí teda môže byť napríklad prilákanie externých zdrojov do obchodných projektov, vytváranie spoločných projektov alebo podnikov, prilákanieVIP-klienti, riešenie otázok fúzie alebo akvizície a pod.

Podľa stupňa formálnosti možno obchodné stretnutia rozdeliť naúradník Aneformálne . Štruktúra a poriadok oficiálne stretnutia v mnohých prípadoch sú prísne regulované, vyžadujú si vedenie zápisníc a často sa takéto stretnutia končia podpísaním akýchkoľvek dokumentov. Neformálne obchodné stretnutia sa zvyčajne konajú v uvoľnenej atmosfére, často mimo pracoviska a nemusia nevyhnutne viesť k žiadnym právne záväzným rozhodnutiam. Miera formálnosti obchodných stretnutí do značnej miery ovplyvňuje výber miesta a času ich konania.

V závislosti od účelu stretnutia možno rozlíšiť niekoľko typov obchodných stretnutí, ktoré možno podmienečne spojiť do troch veľkých skupín -informatívny , poradenské Avýkonný . TOinformatívny Napríklad môžu zahŕňať externé obchodné stretnutia konané za účelom prezentácie spoločnosti, interné firemné stretnutia zamerané na vysvetlenie politiky spoločnosti jej zamestnancom atď. Na takomto stretnutí je často niektorej z jej strán pridelená rola poslucháča, čo si od nej nevyžaduje žiadnu špeciálnu prípravu. Internéporadenské obchodné stretnutia zahŕňajú diskusiu o probléme a hľadanie jeho riešenia, prijímanie pokynov, zostavovanie pracovných plánov, zvažovanie nezhôd atď. Na externé stretnutiaporadenské charakteru môže zahŕňať napríklad diskusiu s kľúčovým klientom alebo partnerom o špeciálnych podmienkach a vyhliadkach na spoluprácu. Obe strany sa vo väčšine prípadov aktívne zúčastňujú na procese rokovaní a výmeny názorov. Interné a externé obchodné stretnutiavýkonný charakteru, okrem iného zahŕňajú prijímanie kľúčových obchodných rozhodnutí, uzatváranie rôznych dohôd, ktoré určujú ďalšiu politiku spolupráce, niekedy aj osud samotnej spoločnosti atď. Zvyčajne sú to, ak to tak môžem povedať, stretnutia na vrchole. Často si práve tieto obchodné stretnutia (najmä externé) vyžadujú špeciálnu prípravu a konajú sa vo vhodnom podnikateľskom prostredí.

Samozrejme, vyššie uvedená typológia obchodných stretnutí v závislosti od ich cieľov nie je absolútna a vyčerpávajúca. V praxi sa vo väčšine prípadov vyjednávačom stanoví niekoľko cieľov naraz, čo robí takéto stretnutie produktívnejším a šetrí čas.

Plánovanie obchodného stretnutia

Vedenie akéhokoľvek obchodného stretnutia – samozrejme, ak nechcete, aby vás jeho výsledky prekvapili – si vyžaduje starostlivú prípravu. Keď si účastníci celkom nevedia predstaviť, čo sa od nich vlastne očakáva a aké úlohy im v tomto prípade pridelia, hrozí, že stretnutie „nezlyhá“. Preto, či už ste organizátorom stretnutia alebo pozvaným hosťom, je potrebné mať na pamäti niekoľko vecí:

• Ciele obchodného stretnutia: aké výsledky chceš dosiahnuť?
• Členovia: Kto sa zúčastní stretnutia a prečo?
• Agenda: o čom sa plánuje diskutovať a aké rozhodnutia sa plánujú prijať ako výsledok stretnutia?
• Dokumentácia: Aké dokumenty a materiály si musím vziať so sebou na stretnutie?
• miesto: kde bude stretnutie? Miesto konania je často kľúčovým faktorom pri určovaní celkovej atmosféry rokovania. Ak sa stretnutie uskutoční v reštaurácii, po určitom čase sa atmosféra nevyhnutne stane menej formálnou a uvoľnenejšou ako napríklad v zasadacej miestnosti.

Úspech a efektivita obchodného stretnutia vo veľkej miere závisí, samozrejme, od jeho organizátora. Či už ide o formálne rokovania alebo neformálny rozhovor, o ich výsledkoch nerozhoduje len výber účastníkov, ale aj to, ako starostlivo boli vykonané prípravné práce – často veľmi starostlivé a svedomité. Ak však máte predstavu o kľúčových metódach a faktoroch takéhoto tréningu, môžete si túto úlohu výrazne zjednodušiť.

Predbežná príprava na obchodné stretnutie

Ak ste iniciátorom obchodného stretnutia, musíte si pre seba jasne sformulovať jeho ciele. Ďalším krokom je vypracovanie programu podujatia, ktoré je jedným z kľúčových aspektov prípravnej fázy. V niektorých prípadoch má pri jeho rozvíjaní zmysel opýtať sa na názor ostatných účastníkov a organizátorov stretnutia, ak existujú. Vytvorte zoznam účastníkov stretnutia a vyberte dátum a čas stretnutia. Zároveň si nechajte dostatok času (ideálne jeden až dva týždne) na vyriešenie všetkých aktuálnych problémov a problémov, ktoré možno budete musieť ešte riešiť v rámci prípravy. Ak schôdzi, ktorú plánujete, predchádzalo ďalšie stretnutie, môže byť užitočné preskúmať jeho výsledky, aby ste zdôraznili tie problémy, ktoré neboli riadne zvážené, a zaradili ich do programu. Na ďalšom stretnutí by sa tieto otázky mali riešiť hneď na začiatku.

Miesto a logistika obchodného stretnutia

Logistika obchodného stretnutia je ďalším kľúčovým aspektom jeho organizácie. Logistikou sa rozumie miesto konania, fyzické rozmery miestnosti, jej dostatočné vetranie (najmä ak sa očakáva veľký počet účastníkov alebo ak je akcia naplánovaná na pomerne dlhú dobu), osvetlenie (najmä ak musíte pracovať s dokumentmi, letákmi, atď.). atď.), dostupnosť toaliet, Dostupnosť potrebné vybavenie, písacie potreby a vizuálne pomôcky. Obchodné stretnutia sa často konajú v konferenčných miestnostiach. Ale bez ohľadu na počet prítomných by mal byť dostatok miesta pre všetkých. Ak teda konferenčná miestnosť vo vašej kancelárii nie je vhodná na pohodlné umiestnenie všetkých účastníkov, pravdepodobne stojí za zváženie usporiadať stretnutie mimo kancelárie. Taktiež je potrebné zabezpečiť dostatočný počet stolov a stoličiek. A je absolútne neprípustné žiadať prítomných, aby si zabezpečili stoličky, ak by z nejakého dôvodu nestačili všetkým.

Ak bude pri rokovaniach potrebné ďalšie vybavenie (mikrofón, slúchadlá, prezentačný projektor a pod.), zaistite jeho dostupnosť, nastavte ho a pred podujatím skontrolujte jeho prevádzkyschopnosť.

Nepohodlné kreslá, nedostatočné osvetlenie a vetranie, zlý vizuálny sprievod, zle nastavené vybavenie, to všetko sú faktory, ktoré môžu negovať aj tú najpriateľskejšiu a najuvoľnenejšiu atmosféru.

Záverečná príprava pred obchodným stretnutím

Keď je program dokončený a odsúhlasený, mal by byť zaslaný spolu s oficiálnou pozvánkou všetkým potenciálnym účastníkom (niekoľko dní pred samotným stretnutím). Priamo v deň stretnutia je potrebné sa ešte raz vopred presvedčiť, či je na mieste konania všetko pripravené a správne nastavené. Ak sa majú použiť nejaké podklady, mali by byť vyhotovené v dostatočnom počte kópií pre počet účastníkov. Mali by ste sa tiež uistiť, že sekretár (alebo zapisovateľ), ak je jeho prítomnosť samozrejme plánovaná, má k dispozícii dostatočné množstvo potrebných písacích potrieb (perá, denník na písanie atď.).

Prečo obchodné stretnutia zlyhávajú?

Pravdepodobne jedným z kľúčových organizačných faktorov, ktoré odsudzujú obchodné stretnutie na neúspech, je nedostatočná účasť. Ak sa ľudia aktívne nezúčastnia (aspoň ako aktívni poslucháči), takéto stretnutie je odsúdené na neúspech. Medzi ďalšie organizačné pasce patria:

• Zbytočné vedenie porady . Ak je stretnutie organizované bez skutočnej potreby, prítomní sa nevyhnutne budú cítiť ako strata času, nebudú sa aktívne zúčastňovať diskusie a pravdepodobne jednoducho ignorujú rečníka a prejdú na premýšľanie o naliehavejších problémoch. .
• Nejasný účel obchodného stretnutia . Ak nie je vopred jasne stanovený účel stretnutia, jeho účastníci nebudú mať možnosť sa naň náležite pripraviť a takéto stretnutie pravdepodobne neprinesie žiadne hmatateľné výsledky.
• Zle pripravené obchodné stretnutie . Ak program stretnutia nie je dostatočne jasný a podrobný, potom samotné stretnutie bude pravdepodobne trvať dlhšie a prinesie menej hmatateľné výsledky ako dobre pripravené stretnutie.
• Zlí ľudia . Ak na stretnutí nie sú prítomní ľudia, ktorých ste očakávali, výsledok takéhoto stretnutia bude s najväčšou pravdepodobnosťou „nulový“. Ak očakávate stretnutie s viceprezidentom spoločnosti a v dôsledku toho sa pred vami objaví štvrtý asistent jeho tretieho zástupcu, je nepravdepodobné, že dostanete odpovede na svoje otázky.
• Poloha . Miesto obchodného stretnutia zohráva veľmi dôležitú úlohu. Asi by ste nepozvali prezidenta nejakej spoločnosti na pracovný obed do Mu-Moo, však?

Okrem organizačných faktorov by ste mali – bez ohľadu na to, či sa obchodného stretnutia zúčastňujete ako jeho organizátor alebo pozvaný – vziať do úvahy aj niektoré ďalšie body, ktoré sa viac týkajú oblasti obchodnej etikety, ale zohrávajú dôležitú úlohu aj pri formovanie celkového dojmu vašich partnerov o vás ako o obchodnom partnerovi. Samozrejme, situácie sú rôzne a vyššia moc je na to a vyššia moc, byť prekvapením a urobiť si vlastné úpravy, ale stále:

• Urobte všetko preto, aby ste prišli na stretnutie včas. V opačnom prípade budú mať vaši partneri pri vyjednávaní dojem, že strácate ich čas, čo môže byť v tejto dobe nepretržitej časovej tiesne nedostupný luxus. Ak patríte medzi pozvaných účastníkov, schôdza sa pokojne môže začať aj bez vás a vy budete musieť „dohnať“ diskusiu. Zdá sa, že vaše oneskorenie hovorí: „Neviem sa zorganizovať a nemám ani poňatia o riadení času.“ Toto je sotva dojem, v ktorý dúfate, však?
• Vyhnite sa telefonickým rozhovorom počas obchodného stretnutia bez skutočnej potreby. Toto je možno jedno z najnepríjemnejších správaní. Keď dostanete telefonát, dáte svojim partnerom jasne najavo: „Chlapci, ste úžasní a všetko, čo hovoríte, je veľmi zaujímavé, ale ja mám na práci dôležitejšie veci.“ V krajnom prípade, ak nie je možné neprijať hovor a ak to situácia dovoľuje (napríklad ak nie ste jediným zástupcom jednej zo strán rokovania), zdvorilo sa ospravedlnte a opustite priestory. Zároveň je neprijateľné začať rozhovor po telefóne skôr, ako vyjdete z dverí.
• To isté platí pre kontrolu e-mailov. Ideálne je nechať notebook mimo rokovacej miestnosti, ak ho nepotrebujete napríklad na prezentáciu. A v žiadnom prípade by ste nemali neustále kontrolovať správy v telefóne. Na rozdiel od všeobecného presvedčenia to vôbec nezvýrazní vašu efektivitu, ale skôr to bude vašich partnerov na stretnutiach otravovať.
• Nezačínajte konverzovať s tými, ktorí sedia nablízku. Aj keď sa s nimi naozaj chcete podeliť o niektoré svoje komentáre alebo dojmy, o ktoré sa musíte podeliť „práve teraz“. Takéto rozhovory prinajmenšom rozptyľujú vás a vašich partnerov a nanajvýš môžu zmiasť rečníka tento moment. Ak máte otázku, ktorú je potrebné prediskutovať s jedným z účastníkov stretnutia mimo všeobecnej diskusie, urobte si poznámku a vráťte sa k nej v vhodný čas po skončení všeobecných rokovaní.
• Robiť si poznámky. Ak nemáte čo nahrávať, tak prečo ste na stretnutie vôbec prišli? Zdá sa teda, že hovoríte: „Nič z toho, čo som tu počul, ma nezaujíma a nevyžaduje zapamätanie. Samozrejme, sú ľudia s výnimočnou pamäťou, ktorí dokážu v každej potrebnej chvíli obnoviť celý priebeh rokovaní do minúty. ale pretože ty nie si jedným z nich ? Potom napíšte . Minimálne to zvýrazní váš záujem o diskutovanú problematiku a maximálne vám to umožní na konci stretnutia ešte raz skontrolovať a analyzovať jej výsledky.
• Nehovorte príliš veľa. Na pracovnom stretnutí nie je nič otravnejšie ako človek, ktorý cíti nutkavú potrebu komentovať každý výrok druhého človeka, alebo sa „chytí mikrofónu“ a nedá ostatným príležitosť prehovoriť. Dajte každému príležitosť vyjadriť svoj názor. Koniec koncov, na to ste tu.
• Neprerušujte reproduktory. Aj keď vás navštívil nejaký skvelý nápad, o ktorý sa treba podeliť v tej istej chvíli. Urobte si poznámku, budete mať príležitosť hovoriť o niečo neskôr. A ešte viac, nie je nič horšie ako partner, ktorý pravidelne prerušuje rečníkov a mení tému rozhovoru. nie byť tým konverzačným . Nie je to vo váš prospech .
• Vždy príďte pripravení. Vašu nepripravenosť si partneri určite všimnú a nie tým najlepším spôsobom ovplyvniť imidž vašej firmy. Ak ste pozvaní na obchodné stretnutie, nezabudnite si vopred prečítať program rokovania a požiadať organizátora, aby vám ho poskytol, ak naň z nejakého dôvodu zabudne. Vopred vypracujte otázky, o ktorých sa bude diskutovať. Možno si budete musieť priniesť nejaké dokumenty a tlačené materiály. Mali by sa pripraviť aj vopred, aby sa päť minút pred začiatkom akcie neponáhľali po úrade v márnom hľadaní. Jedným slovom urobte všetko pre to, aby bolo vašim partnerom jasné, že ste prišli na stretnutie s tými najvážnejšími úmyslami. Koniec koncov, je nepravdepodobné, že by ste sa chceli pozerať v duchu „prešiel okolo, vyskočil na minútu“.
• Buďte čo najstručnejší a najstručnejší. Na konkrétnu otázku nie je potrebné odpovedať na dlhý príbeh. Stretnutie sa tým len zbytočne zdrží. Čím skôr sa zvážia všetky otázky zahrnuté v programe, tým skôr sa budete môcť vy a vaši partneri vrátiť k svojej práci.
• Nakoniec, ak si to situácia vyžaduje, ozvite sa. Nie je potrebné hrať úlohu tichého nábytku. Buďte aktívnym účastníkom dialógu, zapájajte sa do diskusie. Koniec koncov, z nejakého dôvodu ste boli pozvaní na stretnutie. To znamená, že váš názor je dôležitý a zaujímavý, čo znamená, že vás chcú aj počuť.Pri výbere smeru správania na obchodnom stretnutí zohráva dôležitú úlohu aj osobnosť vašich vyjednávacích partnerov. Najmä niekedy sa zdá ťažké rozhodnúť, ako by ste sa mali a nemali správať na obchodnej akcii, ak sú vašimi partnermi predstavitelia inej krajiny, pretože podľa známeho príslovia má každý kláštor svoju chartu a niekedy nesprávne gesto, resp. výrok môže nielen pôsobiť čudne, ale dokonca aj uraziť vášho potenciálneho partnera. Preto, ak sa pripravujete na stretnutie so zahraničným hosťom, nebude zbytočné aspoň stručne sa oboznámiť s odporúčaniami o obchodnej etikete prijatej v jeho krajine.Čiže napríklad hosť z Čínypri pozdrave by ste si nemali podávať ruky príliš silno a pozerať sa priamo do očí, pretože v jeho krajine sa to vo väčšine prípadov považuje za dotieravosť až hrubosť. Podanie ruky by malo byť ľahké a trochu dlhšie, je lepšie pozerať sa pod úroveň očí partnera s miernym sklonom hlavy na znak rešpektu. Pri výmene vizitiek je zvykom držať ich oboma rukami lícom nahor. Po prijatí vizitky si nezabudnite prečítať, čo je na nej napísané. V žiadnom prípade ho bleskovým pohybom neschovávajte do vrecka, predstavitelia čínskej strany si toto gesto vyložia ako ľahostajnosť voči nim osobne. Ak chcete potešiť hosťa malým darčekom, potom by ste nemali dať niečo veľmi drahé. Nech je to malý suvenír, ale určite si ho poriadne zabaľte, váš hosť to ocení. Obchodné stretnutia s Číňanmi sú často dosť zdĺhavé a – ako sa niekedy môže zdať – bez akéhokoľvek konkrétneho cieľa. Veľmi často slúžia len ako spôsob nadviazania užšieho, priateľského kontaktu, od ktorého môže úplne závisieť ďalší rozvoj spoločnej veci. Okrem toho môže na vytvorenie produktívneho vzťahu trvať niekoľko takýchto stretnutí. Aj keď sa vám zdajú ako transfúzia z prázdneho do prázdneho, nezanedbávajte ich, budú prínosom pre váš biznis. Číňania sa vo väčšine prípadov zameriavajú na dlhodobé obchodné vzťahy a neľutujú čas, aby zistili, či sa oplatí plne dôverovať svojmu partnerovi, ako sú oni sami. Stanovte si dlhodobé ciele, čerpajte dlhodobé vyhliadky – vaše úsilie nebude márne. A vždy pamätajte na zdržanlivosť a diplomaciu. Prílišná kategorickosť pri jednaní s Číňanmi je absolútne neprijateľná.Ak je váš partner z Japonska, potom sa pripravte na dosť zdĺhavé a neunáhlené rokovania. Japonci sa neradi ponáhľajú. Preto je lepšie hneď po skončení stretnutia nič neplánovať: nie vždy sa dá presne odhadnúť, kedy sa toto stretnutie skončí. Stretnutie môže začať neformálnym rozhovorom o všetkom a o ničom. Takto Japonci nadväzujú osobný kontakt. Nebuďte netrpezliví, aj keď sa vám zdá, že „small talk“ je trochu dlhý. Japonskí hostia ocenia vašu účasť. Trpezlivosť a pokoj sú vašimi hlavnými pomocníkmi, ak chcete, aby rokovania priniesli ovocie. S veľkým rešpektom by ste mali zaobchádzať s prijatými vizitka hosť. V žiadnom prípade naň nerobte žiadne značky ani si nič nezapisujte. Počas trvania rokovaní je lepšie položiť kartu vedľa seba na stôl lícom nahor. Pri odovzdávaní karty a preberaní karty hosťa ich musíte držať oboma rukami. Japonci tiež radi dávajú a prijímajú darčeky. Darček by nemal byť drahý, ale musí byť kvalitný a v primeranom obale. Zlým znamením by bolo dať niečo ostré - napríklad suvenírový nôž. To je znak toho, že by ste chceli vzťah ukončiť, aj keď ste to vôbec nemysleli. Rovnako ako pri rokovaní s Číňanmi, treba pamätať na to, že úspech podnikania závisí od toho, aké úspešné budú vaše osobné vzťahy s partnermi. Aj keď sa nestanú priateľskými, v každom prípade nezabúdajte na rešpekt, diplomaciu, zdržanlivosť a zdvorilosť. Ázijskí partneri si tieto vlastnosti cenia možno nadovšetko. Skromnosť je ďalšou črtou, ktorá je vlastná predstaviteľom tejto kultúry. Nehovorte o sebe veľa dobrého, ak chcete zdôrazniť svoje prednosti v porovnaní napríklad s konkurenciou, je lepšie svoj tím a spoločnosť ešte raz pochváliť. Okrem toho treba pripomenúť, že v ázijské krajiny Na rozdiel od európskeho podnikateľského prostredia je hovorené slovo často hodnotené rovnako vysoko ako tlačené slovo. Nedávajte sľuby, ktoré nemôžete dodržať, aby vás nepovažovali za nespoľahlivého partnera. britský organizovať obchodné stretnutia pomerne často, častejšie, ako sa môže zdať potrebné. Preto sa na ne vo väčšine prípadov príliš starostlivo nepripravujú. Nečudujte sa, že počas rokovaní budete mať pocit, že ste k nim prišli „príliš pripravení“: pre Britov sú obchodné stretnutia často fórom na otvorené diskusie. Program má právo byť, ale to neznamená, že sa bude nevyhnutne dodržiavať. Ak sa vyskytne nejaká otázka mimo jej rámca, o ktorej je vhodné diskutovať „práve teraz“, vaši hostia ju s najväčšou pravdepodobnosťou neodložia. Nesnažte sa sami riadiť proces diskusie a budovať ho v súlade s vašimi plánmi, inak vaši hostia nadobudnú dojem, že ste na stretnutie prišli s hotovými riešeniami a ich účasť na rokovaniach v zásade nie je také dôležité. Je tiež potrebné pripomenúť, že Briti sú dosť rezervovaní a diplomatickí, neakceptujú otvorenú konfrontáciu a snažia sa vyhýbať ostrým rohom. Preto bez ohľadu na to, aký kritický je pre vás diskutovaný problém, nemali by ste zaujať agresívny postoj. Výsledok môže byť katastrofálny. Angličania sú tradične dobrí a celkom flexibilní vyjednávači, vo väčšine prípadov si vás vypočujú s rešpektom, aj keď s vami zásadne nesúhlasia. A na záver netreba zabúdať na notoricky známy „anglický“ humor. Humor na obchodnom stretnutí je nielen povolený, ale aj vítaný. A ak viete dobre vtipkovať, Angličania to určite ocenia. Hlavné je, že vtipy sú zrozumiteľné pre obe strany.Na rozdiel od Britov, zástupcovia Nemeckaradi prídu na stretnutie pripravení do takej miery, že sa môže zdať, že už o všetkom rozhodli sami a prišli vás len informovať o výsledkoch. V skutočnosti nie je. Len milujú svoj tvrdý, starostlivo vytvorený uhol pohľadu. To však nehovorí o ich nepružnosti a nepružnosti. Sú vždy pripravení zapojiť sa do diskusie. Mali by ste byť však aj maximálne pripravení, aby ste nestratili, ako sa hovorí, tvár. Nemali by ste prísť na stretnutie s Nemcami s myšlienkou "možno sa niekam plavíme." Je nepravdepodobné, že budete plávať tam, kde potrebujete. Navyše Nemci viac dôverujú tlačenému slovu ako hovorenému. Preto sa vám práve na stretnutí s nimi môžu viac ako inokedy hodiť rôzne dokumenty, obrazové materiály a pod. Nezanedbávajte ich. Ak chápete, že sa stretnutie môže dotýkať otázok, v ktorých nie ste odborník, je lepšie zobrať so sebou človeka, ktorý sa v tejto oblasti cíti ako ryba vo vode. To je presne ten prípad, keď „over-“ je lepšie ako „under-“. A nezľaknite sa, ak počas rokovaní budete mať pocit konfrontácie. To sú Nemci, takto často vidia konštruktívny dialóg. Prílišná „ázijská“ diplomacia nie je ich štýl, kým rešpektujúci postoj pre partnera a dokonca aj pre niektorých "úradníkov", samozrejme, nie sú cudzinci. Nemci si veľmi cenia svoj vlastný čas a čas iných ľudí (ako sa hovorí, čas sú peniaze), preto je pri zaobchádzaní s nimi veľmi dôležité pamätať na dochvíľnosť. Nemci sa neradi bijú okolo, pretože je to tiež strata času (čítaj - peniaze). Preto by ste sa nemali „nalievať“, pripravte sa formulovať svoj názor jasne, dôsledne a jednoznačne a vyjadrovať sa čisto k podstate.Ak sú vaši partneri z Indie, potom tu budú do značnej miery spôsoby vyjednávania závisieť od toho, akú politiku dodržiava spoločnosť, ktorú zastupujú. Mnohé indické spoločnosti sa dnes orientujú na európske obchodné princípy a do veľkej miery kopírujú európsky štýl vyjednávania. Ak sa však spoločnosť stále drží tradičného obchodného modelu, potom pri komunikácii s takýmito partnermi môžete mať určité ťažkosti. Po prvé, obchodné stretnutie bude pravdepodobne oveľa neformálnejšie, ako ste zvyknutí, najmä ak tón udáva indická strana, ktorá vás pozvala. Vyjednávanie môže byť napríklad úplne pokojne prerušené tým, že do miestnosti náhle vstúpia neznámi ľudia alebo váš partner, ktorý si potreboval zatelefonovať. Nedávajte najavo svoju mrzutosť. Zaobchádzajte s tým, ako keby to bolo normálne a normálne. Po druhé, Indovia si nevážia čas tak ako Európania, len sa s tým treba zmieriť. Preto bez ohľadu na to, aký vzácny je pre vás váš čas, časť z neho s najväčšou pravdepodobnosťou budete musieť minúť na diskusiu o problémoch, ktoré nie sú pre prípad relevantné. Pri podnikaní Indovia pripisujú veľký význam osobným vzťahom a takéto rozhovory na abstraktné témy im pomáhajú lepšie spoznať partnera. Ukážte svoju pripravenosť na takýto dialóg a v žiadnom prípade sa ho nesnažte otočiť smerom, ktorý potrebujete. Buď trpezlivý. A ešte jeden dôležitý bod, ktorý treba brať do úvahy pri nadväzovaní obchodu s tradičnou indickou spoločnosťou: pre Indov často podpísaná zmluva neznamená konečnú a neodvolateľnú dohodu o niečom. Pre nich je to skôr len východisko, konštatovanie momentálne najvýhodnejších podmienok. Indovia sú navyše často naklonení povedať to, čo od nich momentálne chcete počuť, a sú ochotní súhlasiť so všetkými vašimi návrhmi, pretože môže byť pre nich ťažké priamo vyjadriť svoj nesúhlas. Preto je lepšie ešte raz diskutovať o tom, čo spôsobuje vaše pochybnosti, aby ste sa v budúcnosti vyhli nedorozumeniam. Ako prejav vďaky je zvykom, že Indiáni dávajú a prijímajú darčeky. Napríklad môže byť malý a lacný suvenír v dobrom obale. Zároveň aj farba baliaci papier môže byť čokoľvek okrem bielej alebo čiernej: tieto farby sú v Indii považované za „nešťastné“.Vaše prvé stretnutie s Brazílčanompartneri s najväčšou pravdepodobnosťou začnú celkom formálne. Najbližšie sa budú niesť v neformálnejšej atmosfére. Brazílčania nie sú príliš dochvíľni a nevážia si svoj vlastný čas a čas iných ľudí, stretnutie sa môže začať o niečo neskôr, ako je naplánovaný čas a natiahnuť sa dlhšie, ako ste plánovali. Nemali by ste na to prejavovať podráždenie a „upraviť“ partnerov. Zachovajte pokoj a buďte trpezliví. To isté možno povedať o dodržiavaní programu pracovného stretnutia. Ak aj nejaký existuje, nečakajte, že ho budete sledovať skrz naskrz. Je pravdepodobné, že sa zvážia všetky položky zvýraznené na diskusiu, ale nie nevyhnutne v poradí, na ktoré ste sa pripravili. Pri komunikácii s Brazílčanmi sa oplatí pamätať na ich hispánsky temperament. Ich prílišná emocionalita vôbec nenaznačuje ich konflikt, ale znamená len to, že to, o čom sa diskutuje, je pre nich skutočne zaujímavé. Brazílčania aktívne používajú reč tela, radi stoja veľmi blízko k partnerovi a pozerajú sa priamo do očí, čo u niektorých ľudí môže spôsobiť pocit narušenia „osobného priestoru“ a pocit nepohodlia. Skúste si na to zvyknúť. Vo všeobecnosti môžeme povedať, že Brazílčania sú otvorení komunikácii a nadväzovaniu pomerne blízkych priateľských väzieb. Osobné vzťahy sú pre nich vždy na prvom mieste, takže čas venovaný rozvíjaniu takýchto vzťahov nebude nikdy stratený. Na konci stretnutia sa nesnažte čo najrýchlejšie ukloniť a zmiznúť, neprejavujte zhon, aj keď sa naozaj ponáhľate. Je lepšie vopred počítať s tým, že stretnutie môže byť dosť dlhé, a poskytnúť potrebný časový priestor. Aj keď sa rokovania skončili dosť neskoro, zostaňte trochu dlhšie, aby ste opäť zdôraznili svoju pomalosť, nedbalosť a uvoľnenosť. Tieto vlastnosti si Brazílčania veľmi cenia.

Obchodné stretnutia sú podujatia (aj protokolárne), ktorých účelom je podporiť vytváranie vzájomne výhodných kontaktov medzi obchodnými zástupcami.

Stretnutia najčastejšie organizujú spoločnosti, ktoré majú značný počet partnerov vo vlastnej krajine aj v zahraničí.

Druhy obchodných stretnutí

Existuje niekoľko typov takýchto podujatí. Všetky môžu byť medzinárodné, odvetvové, vedecké.

konferencia potrebné na prediskutovanie konkrétneho problému. Takéto obchodné stretnutie prebieha formou samostatných prejavov. Konferencia je v skutočnosti stretnutím skupiny odborníkov na konkrétnu problematiku a môže byť sústredená na jednom alebo rôznych (distribuovaných) miestach na územnom základe.

kongresov organizované pre distribútorov a predajcov.

Obchodný seminár- vzdelávacie a praktické podujatie, realizované formou diskusie o tematických posolstvách.

Prezentácia navrhnuté tak, aby upriamili pozornosť verejnosti nové produkty, firma, určité úspechy, výsledky práce.

Okrúhly stôl organizované v prípade diskusie o spoločensky významnej téme, ktorá si vyžaduje širokú pozornosť verejnosti. Vyžaduje si to účasť odborníkov, ktorí sú schopní objektívne posúdiť, čo sa deje. Je tiež zvykom pozývať tlač na okrúhle stoly, aby sa v médiách dostali všetky hlavné názory na problém.

Pre novinárov sú pripravené aj špeciálne akcie: tlačové konferencie, brífingy, slávnostné otvorenia, tlačové obedy, otvorené dvere.

Tlačová konferencia a brífing určené na vyjadrenie postavenia spoločnosti. Jeho predstavitelia zvyčajne robia vyhlásenia pre novinárov a odpovedajú na ich otázky. Brífing je stručnejší. Ide o reakciu na konkrétny incident, ktorý spoločnosť zaujíma.

Otvárací ceremoniál- show určená na zvýšenie záujmu o nové zariadenie a zvýraznenie všetkých jeho predností.

Deň otvorených dverí umožňuje zoznámiť maximálny počet záujemcov so základnými princípmi práce spoločnosti.

Tlačový obed- spôsob, ako dosiahnuť lojalitu kľúčových médií v regióne. Prestížny je vybraný pre jeho držanie. Okruh osôb pripustených na podujatie je zámerne obmedzený a vždy sú prítomní najvyšší predstavitelia spoločnosti.

bufet(koktail, banket) znamená neformálne prostredie. Účelom takéhoto podujatia je pomôcť usporiadateľskej spoločnosti a jej hosťom nadviazať maximálny počet nových kontaktov a nadviazať známosti.

Formálne a neformálne obchodné stretnutia

Formálne a neformálne podujatia sa líšia zložením účastníkov a zamýšľaným výsledkom:

• úradný (s protokolom, prísny postup);
• neformálne (pripomínajúce bežnú neformálnu komunikáciu, bez povinných zdokumentovaných výsledkov);
• externé (s partnermi alebo klientmi);
• interné (medzi zamestnancami tej istej organizácie).

Etapy obchodných stretnutí

Každé stretnutie zvyčajne zahŕňa vykonanie štyroch povinných krokov:

• objasnenie názorov, pozícií strán;
• diskusia a argumentácia vyjadrených názorov. V tomto štádiu sa zvyčajne objavujú konflikty a konflikty záujmov;
• dosiahnutie kompromisu, koordinácia pozícií, dosiahnutie dohody o každej prerokúvanej otázke;
• analýzy výsledkov a implementácie dohôd. Táto etapa je časovo vzdialená od ostatných.
  • zabezpečenie odbornej komunikácie špecialistov v jednom odbore;
  • kolektívne vyhľadávanie a vývoj pracovných nápadov;
  • udržiavanie kontaktov;
  • koordinácia akcií, kontrola prebiehajúcich projektov;
  • podpora podnikania.

Ciele a ciele obchodného stretnutia

Ale hlavným cieľom je presvedčiť partnera, aby konal určitým spôsobom, aby súhlasil s navrhovaným postupom.

Program a scenár obchodného stretnutia

Úspešné rokovania si vyžadujú starostlivú prípravu, ktorá zvyčajne zahŕňa riešenie organizačných problémov a prípravu scenára na samotné stretnutie.

Do prvej skupiny úloh patrí vypracovanie programu, výber času a miesta stretnutia, počet, zloženie a právomoci účastníkov, pravidlá a počet kôl.

Spoločnosť väčšinou poverí prípravou programu špeciálne určeného zamestnanca.

Program by mal byť podrobný a mal by obsahovať jasný zoznam činností, aby sa zabezpečilo:

• výber účastníkov zo všetkých strán;
• prílety na stretnutie, transfer, ubytovanie;
• jedlo a kultúrny a zábavný program;
• skutočný proces vyjednávania.

V programe by sa malo uviesť, kto je zodpovedný za realizáciu každej etapy. Musí to byť dohodnuté so všetkými stranami zúčastnenými na rokovaniach. Zároveň je dôležité ujasniť si, kto bude zodpovedný za uchovávanie zápisnice zo schôdze. Ak sa predpokladá medzinárodný formát, je potrebné objasniť aj otázku, kto bude musieť zabezpečiť tlmočníka.

Keďže pri obchodných návštevách je zvykom organizovať nielen oficiálnu, ale aj neformálnu komunikáciu medzi stranami (bez ohľadu na oficiálny charakter akcie), súčasťou programu by mal byť aj voľný deň na to určený.

Anglický prekladateľ na obchodné stretnutie

Obchodné udalosti si najčastejšie vyžadujú preklad z/do anglický jazyk. Pri výbere tlmočníka je potrebné zvážiť niekoľko faktorov:

• znalosť terminológie;
• skúsenosti s podobnou prácou;
• schopnosť rýchlo sa orientovať v meniacich sa situáciách;
• schopnosť prekladať jasne, rýchlo, dôsledne.

Je lepšie vopred upozorniť špecialistu na predmet stretnutia a na pravidlá obliekania prijaté na ňom.

Vedúci obchodného stretnutia

Jeho úlohou je usmerňovať priebeh rokovaní. Môže to urobiť jedna osoba alebo tím. V prvom prípade je rozhodovací proces zjednodušený – všetko robí jeden zamestnanec a on nesie všetku zodpovednosť.

V druhom prípade sa pravdepodobnosť chyby znižuje - tím môže zahŕňať špecialistov v rôznych oblastiach. Ale podmienkou úspechu je súdržnosť jeho práce, inak môže oponent využiť vnútorné nezhody na svoje účely.

Výsledky, výsledky obchodného stretnutia

Pozitívny výsledok rokovaní si vyžaduje povinné zopakovanie ich hlavných úspechov. Je to potrebné, aby si všetci účastníci uvedomili, čo sa dosiahlo, a vnímali výsledok rokovaní ako úspech. Bude užitočné dohodnúť si ďalšie stretnutie.

Ak sú výsledky negatívne, je dôležité, aby ste mohli správne ukončiť kontakt.

Vlastnosti obchodných stretnutí s klientom v Rusku

Pre cudzincov je dôležité vziať do úvahy, že ruskí podnikatelia uprednostňujú vyjednávanie v neformálnom prostredí, no zároveň svojho partnera starostlivo hodnotia vzhľadom. Musíte byť pripravení na to, že samotné rokovania neprinesú výsledok, bude potrebných niekoľko stretnutí. Môžete použiť oficiálne aj osobné komunikačné kanály. Ruskí podnikatelia sú dochvíľni a nemajú radi prázdne sľuby.

Obchodné stretnutia na výstavách

Obchodné stretnutia na výstave sú najziskovejšie, pretože vlastné služby podujatia pomôžu vyjednávať s klientom, naplánovať stretnutie a zabezpečiť realizáciu všetkých cieľov.

CEC Expocentre neustále organizuje tematické výstavy iný smer kde každý výrobca môže nájsť nových partnerov a zákazníkov.