Nicio întâlnire de afaceri cu. Reguli pentru o întâlnire de afaceri eficientă

O întâlnire de afaceri și negocierile de afaceri în general au o singură definiție - aceasta este o comunicare reciprocă de afaceri cu scopul de a obține decizie comună. Dar o întâlnire de afaceri poate fi considerată și ca prima etapă a procesului de negociere sau a acestuia parte constitutivă, pe parcursul căreia se precizează subiectul negocierilor ulterioare, se rezolvă problemele organizatorice. Succesul negocierilor ulterioare depinde în mare măsură de rezultatele unor astfel de contacte preliminare, de impresia pe care ați făcut-o la întâlnirea de afaceri „de introducere”.

Pentru a obține succesul în timpul unei întâlniri de afaceri, este necesar să încurajăm interlocutorul să comunice, să creeze câmp maxim oportunități pentru continuarea discuțiilor de afaceri și luarea deciziilor.

O întâlnire de afaceri are loc de obicei într-un cadru formal, iar intențiile interlocutorilor (partenerii de afaceri) sunt următoarele:

1) a da, a primi informatie necesara sau schimba-l. Obținerea de informații poate fi considerată scopul principal al unei întâlniri de afaceri;

2) să convină asupra unei probleme de interes pentru interlocutori;

3) să convingă interlocutorul (partenerul de afaceri) de corectitudinea deciziei luate, de rentabilitatea modului de acțiune ales etc.;

4) stabilirea contactului, consolidarea relațiilor de afaceri și, uneori, încheierea unui acord, asigurându-l, dacă este posibil, cu un protocol scris privind intențiile ulterioare;

5) dinamica oricărei întâlniri de afaceri trece prin patru faze: contact, orientare, decizie și evaluare, rezultat. Cunoașterea semnificației acestor faze vă permite să construiți o conversație sau să vă adaptați la interlocutor, astfel încât rezultatul întâlnirii să fie o decizie pozitivă pentru dvs.

Prima fază a întâlnirii este contactul – acele secunde când intri în cameră, salută și schimbă primele fraze. Scopul principal al acestei faze de comunicare este crearea condițiilor pentru stabilirea de parteneriate.

Sarcina principală pe care trebuie să o rezolvi în prima fază este să stabilești un contact emoțional cu interlocutorul tău.

O conversație la o întâlnire de afaceri trebuie construită în mod consecvent, respectând planul. În conversație, este mai bine să rămâneți cu un pas mai formal decât cu un pas mai familiar, rămânând în același timp politicos și amabil. În Rusia, se obișnuiește să se adreseze partenerilor după prenumele și patronimele lor, cu excepția cazurilor în care cultura corporativă vă permite să vă numiți unul pe celălalt după prenumele lor, în mod american.

O atitudine pozitivă și un interes pot fi manifestate cu astfel de fraze: „Mă bucur să te văd!”, „Vă mulțumim că ți-ai acordat timpul pentru a ne întâlni!” La începutul unei conversații de afaceri, se recomandă să începeți o scurtă conversație subiecte laice- vremea, ultimele evenimente culturale, situația economică. Acest tip de fraze introductive vă permit să vă obișnuiți cu modul de a vorbi al interlocutorului, să vă acordați valului general, să ajungeți la primul acord (opiniile diferă rar despre vremea din afara ferestrei).

Pentru ca conversația să fie productivă încă de la început, trebuie să fii capabil să:

1) stabilirea contactului cu interlocutorul;

2) creați o atmosferă favorabilă conversației;

3) pentru a atrage atenția unui partener și a-i trezi interesul față de subiectul tău (problema sau propunerea).

Este important nu numai să stabiliți contactul, acesta trebuie monitorizat în timpul conversației și trebuie luate măsuri: dacă este întrerupt, puneți o întrebare, oferiți ceai, puteți glumi, dacă, desigur, situația o permite.

Există modalități de a începe o conversație care închid calea spre succes sau ne fac foarte dificil să o atingem. Dacă doriți ca conversația dvs. de la prima întâlnire de afaceri să fie productivă, atunci ar trebui să evitați:

1) manifestări ale semnelor de îndoială de sine și nevoia unei întâlniri;

2) lipsa de respect la începutul întâlnirii, chiar și într-o formă ușoară;

3) excitarea poziţiei defensive a interlocutorului cu primele întrebări.

Trebuie să stabilești o atmosferă emoțională favorabilă, chiar dacă interlocutorul este neplăcut pentru tine și nu trăiești nicio emoție pozitivă de la întâlnire, principalul lucru este să obții rezultate pozitive din întâlnirea în sine.

A doua fază este orientarea. Aici, scopul principal este de a afla esența problemei, din cauza căreia a avut loc întâlnirea. Trebuie să transmiteți interlocutorului informațiile necesare despre calitățile dumneavoastră profesionale excelente sub forma unei prezentări (nu vă lăudați), explicați motivele interesului dvs. și faceți apel la el.

Această fază este cea mai lungă, așa că sarcina ta este să menții contactul cu interlocutorul. De exemplu, o listă plictisitoare a succeselor sau clienților tăi poate deveni pur și simplu plictisitoare, iar apoi contactul emoțional pozitiv se va pierde, ceea ce duce de obicei la rezultate negative.

O întâlnire de afaceri va fi mai eficientă dacă este planificată în avans și sunteți pregătit pentru aceasta, dacă colectați toate informațiile disponibile despre interlocutor, partener de afaceri.

Determinați câteva mesaje cheie pe care doriți să le transmiteți celeilalte părți. Alegeți un moment pentru prezentare și cantitatea de informații pe care o veți împărtăși. Gândiți-vă la succesiunea de prezentare a informațiilor, unde să spuneți principalul lucru și cum să ascundeți deficiențele deciziei dvs.

Succesul tau la o intalnire de afaceri, pe langa calitatile tale profesionale, depinde in mare masura de moralul tau, de increderea in tine, iar cu cat ai mai multe informatii, cu atat iti va fi mai usor sa negociezi.

Stilul și abordările de a conduce o conversație au o mare influență asupra rezultatului întâlnirii tale de afaceri. Chiar și cu cea mai pozitivă dispoziție a partenerilor pentru comunicare, o dorință sinceră de a ajunge la un acord, conversația lor nu se adună, în plus, eforturile lor de a redresa situația doar o exacerba. Cel mai important motiv pentru aceasta este adesea diferența dintre stilurile și abordările de a conduce o conversație de afaceri între parteneri și componentele acestora, cum ar fi:

1) tendința de a vorbi direct sau a sugera;

2) prezența gesturilor, intonația, frecvența repetiției și utilizarea anumitor componente ale vorbirii: înălțimea, timbrul, viteza, volumul etc.;

3) capacitatea și incapacitatea de a pune întrebările potrivite sau de a oferi altora inițiativa de a oferi informații despre ei înșiși;

4) nivel confortabil de formalitate - simplitate; glume acceptabile; atitudinea față de schimbul de reclamații;

5) așteptarea ca altul să ne urmeze exemplul etc.

Se află trei abordări diferite la desfășurarea conversațiilor de afaceri: dure, blânde și principiale.

Dacă partea acționează „în funcție de tipul greu”, atunci îi percepe pe participanții la conversație ca adversari, încercând unilateral să câștige. El își consideră propria victorie drept scop, aderă ferm la poziția sa și își ascunde interesele, cere concesii ca preț pentru un acord, exercită presiuni și încearcă să impună și să câștige o „concurență de voințe”.

Dacă partea acționează în cadrul „abordării blânde”, atunci îi percepe pe participanții la conversație ca prieteni, consideră acordul drept obiectivul conversației și este gata să plătească pentru el cu concesii unilaterale, își schimbă cu ușurință poziția, încearcă să evite „concurența de voințe”, dar dacă se impune, cedează presiunilor din partea celorlalte părți.

Partea Abordării principiale vede participanții ca colaboratori care lucrează împreună la o problemă. El consideră scopul său un rezultat rezonabil, atins rapid și binevoitor, se concentrează pe interese, nu pe poziții, nu necesită concesii, ci dezvoltarea de opțiuni reciproc avantajoase, insistă pe aplicarea unor criterii obiective care sunt independente de voința participanților. Astfel de criterii pot fi opinii ale experților, indicatori economici de pe piață, indicatori calculati, statistici, legi, dar nu dorințele vreunei părți.

Alegerea celei mai bune abordări pentru dvs. depinde de următorii factori:

1) din obiectivele tale. Dacă doriți să mențineți o relație, să mențineți contactul pentru o perioadă lungă de timp, atunci este de preferat o „abordare bazată pe principii”. Dacă este important pentru tine să câștigi timp și ești gata să faci concesii acum pentru a „recâștiga situația” în viitor, este posibil să urmezi o „abordare soft”;

2) de partea cui se află puterea reală. De exemplu, dacă nu ai putere reală, implementarea unei „abordări dure” este foarte dificilă;

3) asupra aptitudinilor și abilităților părților. „Abordarea principială”, fiind una dintre cele mai eficiente, necesită cele mai dezvoltate abilități de comunicare.

Prin urmare, trebuie acordată o atenție deosebită calitati personale interlocutorul tau, pozitia si scopurile sale, tine cont de nevoile lui in solutia pe care o propui.

Există șase reguli de bază pentru stabilirea relațiilor între parteneri în cadrul negocierilor preliminare.

1. Raționalitatea. Este necesar să te comporți cu reținere. Emoțiile necontrolate afectează negativ procesul de negociere și capacitatea de a lua decizii rezonabile.

2. Înțelegerea. Neatenția la punctul de vedere al partenerului limitează posibilitatea de a dezvolta soluții reciproc acceptabile.

3. Comunicare. Dacă partenerii tăi nu manifestă un interes deosebit, atunci poți organiza o întâlnire de afaceri cu ei pur și simplu sub forma unei consultări. Acest lucru va ajuta la menținerea și îmbunătățirea relațiilor.

4. Fiabilitate. Informațiile false slăbesc puterea argumentului și, de asemenea, afectează negativ reputația.

5. Evită să-ți înveți partenerul. Convingerea ta ar trebui să se bazeze pe respectul pentru calitățile personale ale interlocutorului.

6. Acceptare. Încercați să luați partea cealaltă și să fiți deschis să învățați lucruri noi de la partenerul dvs.

Desfășurarea cu succes a întâlnirilor de afaceri, conversațiilor și negocierilor depinde în mare măsură de respectarea de către parteneri a unor norme și principii etice precum acuratețea, onestitatea, corectitudinea și tactul, capacitatea de a asculta (atenția la opiniile celorlalți), specificitatea.

Precizie. Unul dintre cele mai importante standarde etice inerente unui om de afaceri. Termenul acordului trebuie respectat în cel mai apropiat minut. Orice întârziere poate indica lipsa de încredere în afaceri.

Onestitate. Include nu numai fidelitate față de obligațiile asumate, ci și deschidere în comunicarea cu un partener, răspunsuri directe de afaceri la întrebările acestuia.

Corectitudine și tact. Nu exclude perseverența și vigoarea în negociere cu respect pentru corectitudine. Trebuie evitați factorii care interferează cu cursul conversației: iritare, atacuri reciproce, declarații incorecte etc.

Capacitatea de a asculta. Ascultă cu atenție și concentrare. Nu întrerupeți difuzorul.

Concretitatea. Conversația ar trebui să fie specifică, nu abstractă și să includă fapte, cifre și detalii necesare. Conceptele și categoriile ar trebui să fie convenite și înțelese de către parteneri. Discursul trebuie susținut de diagrame și documente. Pregătiți materialul vizual, gândiți-vă la forma de prezentare a acestuia.

Aceste reguli rămân valabile în cursul negocierilor ulterioare.

În cazul unui curs pozitiv al conversației, a doua fază trece lin în a treia, care implică o decizie și evaluare. Aici va trebui să comunicați activ cu interlocutorul, deoarece va începe selecția celei mai potrivite opțiuni de luare a deciziilor pentru ambele părți.

Aproape fiecare întâlnire de afaceri trebuie să discute dezacorduri sau obiecții. Iar faptul că cealaltă parte se opune la tine dovedește interesul lor, altfel pur și simplu ar pune capăt conversației. Sarcina dvs. în această etapă este să înțelegeți de ce interlocutorul obiectează, ce nu ați ținut cont de interesele lui, ce nevoi a uitat în soluția propusă și cum să remediați toate acestea și să îmbunătățiți soluția. Întrebați cum vede cealaltă parte soluția conflictului.

Pregătiți mai multe soluții „din care să alegeți”, iar dacă obiecțiile sunt cauzate de toate opțiunile la rând, atunci va trebui să reveniți la analiza obiectivelor celeilalte părți. Obiecțiile ne obligă să căutăm soluții nestandardizate.

Dacă nu poți rezolva un dezacord în timpul unei întâlniri de afaceri, fă-ți timp să te gândești și să cauți o opțiune mai bună.

Ultima fază este ajungerea la o soluție convenită. În această etapă, termenii dvs noua intalnire pentru a clarifica probleme minore, a discuta termenii unui acord sau contract etc. Este necesar să discutați cum, când și unde va avea loc următoarea întâlnire.

Rezultatul negativ al unei conversații de afaceri în timpul unei întâlniri de afaceri „de introducere” nu este un motiv pentru asprime sau răceală la sfârșitul procesului de negociere. Despărțirea ar trebui să fie astfel încât, în viitor, să vă permită să mențineți contactul și legăturile de afaceri. Cel mai bine este să încheiați întâlnirea cu fraza: „Vă mulțumim pentru timpul acordat pentru a discuta propunerile noastre. Îmi pare rău că nu este în planurile dumneavoastră imediate... dar dacă aveți nevoie de informații suplimentare... ”În acest caz, o întâlnire sau o conversație, chiar dacă nu și-a găsit continuarea, are totuși o latură pozitivă, deoarece există este întotdeauna posibilitatea ca ulterior acest contact să se dezvolte într-o relație bună, utilă.

Dacă a fost o întâlnire de prezentare, atunci pot fi folosite următoarele expresii: „Vă mulțumim pentru oportunitatea de a discuta cu dumneavoastră perspectivele unei cooperări reciproc avantajoase între companiile noastre”, „Vă mulțumim pentru oportunitatea de a vă prezenta...” , „Vă mulțumesc că mi-ați dat ocazia să vă ofer...”

Și, bineînțeles, frazele standard-universale: „Vă mulțumim pentru timpul acordat întâlnirii”, „Am fost foarte încântat să vorbesc cu dumneavoastră”, „vă mulțumesc pentru timpul pe care mi l-ați acordat”, „Dacă aveți întrebări , vă rugăm să sunați, să contactați…”, „Dacă sunteți interesat de propunerile noastre, să ne întâlnim suplimentar la un moment convenabil pentru dvs.”, etc.

Buna ziua! În acest articol, vom vorbi despre cum să desfășurăm prima întâlnire cu un client, astfel încât să se dezvolte într-o cooperare pe termen lung.

Astăzi vei învăța:

1. Care sunt etapele unei întâlniri cu un client;
2. Cum să vă pregătiți pentru negocierile viitoare;
3. Câteva trucuri de etichetă în afaceri care vă vor ajuta să stabiliți rapid contactul cu un potențial client.

Importanța primei întâlniri și scopul acesteia

Pentru o persoană care, pe măsură ce își îndeplinește atribuțiile de serviciu, trebuie să-și găsească clienți noi și să se întâlnească cu aceștia, prima întâlnire este de mare importanță. Semnarea contractului și, de cele mai multe ori, dimensiunea acordului depind de succesul cu care decurg negocierile. Prin urmare, un astfel de eveniment trebuie abordat cu foarte multă responsabilitate.

Când mergi să negociezi cu un client, trebuie să înțelegi că prima întâlnire nu se încheie întotdeauna cu semnarea unui contract de colaborare strânsă. Acesta este doar primul pas pe drumul către o relație de afaceri de succes.

Când vă întâlniți cu un potențial client pentru prima dată, în primul rând, este necesar să urmăriți următoarele obiective:

• Determinați dacă clientul este promițător și gata de cooperare;
• Formează nevoile primare ale interlocutorului;
• Determinați gama de bunuri și servicii care prezintă interes pentru client;
• Oferta de utilizare a mostrelor de produse gratuite (samplere);
• Cereți interlocutorului să-și exprime părerea despre produsul pe care îl oferiți.

Scopul principal al întâlnirii este să vinzi nu un produs, ci pe tine însuți. Trebuie să faceți tot ce vă stă în putere pentru a obține o locație bună și interesul clientului.

Pregătirea pentru o întâlnire cu un client

Pentru ca primele negocieri să aibă succes, este necesar să ne pregătim cu atenție pentru ele. Trebuie să te gândești la toate detaliile. Nu vă bazați pe orientarea dvs. la fața locului. Trebuie să fii pregătit pentru orice. Pentru a face acest lucru, va trebui să dezvoltați mai multe planuri pentru desfășurarea evenimentelor.

Toată pregătirea poate fi împărțită în 2 etape - informațional și organizatoric.

Etapa de informare

Înainte de a programa o întâlnire, ar trebui să colectați cât mai multe informații despre potențialul client posibil.

in primul rand, colectează informații despre domeniul de activitate al viitorului interlocutor. Citiți mai multă literatură de specialitate, încercați să vă amintiți cât mai mulți termeni specifici care vă pot fi de folos în timpul conversației.

În al doilea rând, accesați site-ul web al organizației pe care o reprezintă clientul și familiarizați-vă cu conținutul acesteia. Studiați echipa de conducere și analizați toate informațiile disponibile.

Al treilea, să fie interesat de activitățile concurenților, precum și de posibilele oferte ale acestora. Datorită acestui fapt, puteți oferi interlocutorului condiții mai favorabile pentru cooperare.

Al patrulea studiați bine produsul pe care îl oferiți. Trebuie să cunoașteți fiecare detaliu despre produsele sau serviciile pe care le oferiți clientului. Dacă la negocierile viitoare nu puteți prezenta în mod adecvat mărfurile, atunci este puțin probabil ca cineva să vrea să aibă de-a face cu un angajat atât de neexperimentat.

Etapa organizatorica

În această etapă, ar trebui să fii ocupat cu organizarea întâlnirii viitoare. Mai întâi trebuie să-l atribui.

Pentru a face acest lucru, sună un potențial client și află unde, când și la ce oră va fi convenabil pentru el să se întâlnească cu tine. Stabiliți date specifice. Când organizați o întâlnire, luați în considerare dorințele interlocutorului.

Luați în considerare exemple de locuri de întâlnire.

Teritoriul clientului	Acesta este cel mai adesea biroul clientului. Este posibil să te pregătești pentru o astfel de întâlnire, dar cel mai adesea trebuie să acționezi în funcție de circumstanțe.
Teritoriul tău	Poate fi biroul tău personal sau o sală de ședințe. Nu ar trebui să vă programați într-o cameră în care sunt mulți ochi în plus și puteți fi distras. În niciun caz nu începeți negocierile pe coridoare și pe drum undeva
Teritoriu neutru	Poate fi o sală de conferințe închiriată sau, în cazuri extreme, o cafenea liniștită. Nu ține niciodată o întâlnire într-un restaurant. Tu și clientul va trebui să fiți distrași de mâncare și să așteptați ca cineva să mestece mâncarea. Mese separate și întâlniri de afaceri

Orice loc de întâlnire ar trebui să fie liniștit și nu aglomerat.

După ce clientul a acceptat oferta întâlnirii, este necesar să se pregătească temeinic pentru aceasta. Luați în considerare ce gadgeturi și materiale demonstrative veți avea nevoie.

Trebuie să ai cu tine:

• Un jurnal sau caiet de afaceri in care vei nota informatii importante, dupa parerea ta;
• Cărți de vizită – ar trebui să fie semnificative, dar în același timp concise;
• Mâner;
• Foi de hârtie goale (dacă întâlnirea va avea loc într-o cafenea, iar clientul nu are un jurnal la îndemână);
• Contracte curate, chestionare sau formulare de comandă (în cazul în care aranjați întâlnirea potrivită și clientul dorește imediat să încheie un contract);
• Broșuri - clientului trebuie să i se prezinte informații vizuale și să nu vorbească despre produse „pe degete”.

După ce ați pregătit atributele necesare pentru negocieri, trebuie să vă pregătiți. După cum spune proverbul, „Întâlnește-te după haine…”, așa că aspectul tău poate juca un rol cheie.

Când mergi la o întâlnire, trebuie să:

1. Găsiți în garderoba dvs haine de afaceri. Poate fi costum + cămașă + cravată. Sau un costum și un gât. Femeile pot purta o fustă și o bluză sau un costum cu pantaloni. În aceste haine ar trebui să te simți confortabil.
2. Refuză ținutele extravagante, ultramoderne și sfidătoare.
3. Îngrijește-ți mâinile și părul. Machiajul pentru femei nu trebuie să fie luminos și sfidător.
4. Acordați atenție pantofilor și, dacă este necesar, curățați-i.
5. Refuzați accesoriile ieftine și falsurile mărci celebre. Mulți oameni bogați disting dintr-o privire ceasurile false, brichetele și alte accesorii chinezești ieftine de cele originale. Dacă nu vă puteți permite articole scumpe de marcă, atunci este mai bine să renunțați cu totul la ele.

Instrucțiuni pas cu pas sau script de întâlnire

Tu, ca persoană care dorește, trebuie să înțelegi că doar pregătirea nu este suficientă pentru negocieri de succes. Trebuie să cunoașteți bine procesul-verbal al întâlnirii și elementele de bază ale etichetei în afaceri.

Am compilat un algoritm de acțiuni pentru tine, datorită căruia prima întâlnire cu clientul va avea loc la cel mai înalt nivel, iar cele mai bune impresii vor rămâne despre tine ca specialist.

1. Intră în birou. Dacă vă întâlniți cu un client în biroul lui și sosirea dvs. a fost raportată, intrați în birou bătând. Nu trebuie să ceri permisiunea de a te autentifica din nou.
2. Dacă întâlnirea are loc pe un teritoriu neutru, atunci trebuie să sosiți cu 5-10 minute înainte de ora stabilită.
3. Salutați clientul. Salutați adresându-vă după nume.

• Pe teritoriul clientului, clientul ar trebui să fie primul care își întinde mâna pentru salut. Dacă nu a făcut acest lucru, atunci strângerea de mână nu are loc.
• Pe teritoriul dvs., trebuie să vă adresați mai întâi.
• Într-o cafenea, bărbații întind mâna femeilor, cei mai în vârstă către cei mai tineri.

1. Schimb cărți de vizită. Cartea de vizită trebuie predată personal. Daca un client iti ofera cartea sa de vizita, atunci aceasta trebuie citita cu voce tare. Nu o poți pune în buzunar fără să te uiți și să te familiarizezi.
2. Stai pe un scaun. Dacă negocierile au loc în biroul clientului, atunci așteptați până vi se oferă să vă așezați. Dacă nu există nicio ofertă, întrebați unde vă puteți așeza. Dacă întâlnirea are loc pe un teritoriu neutru, atunci nu trebuie să așteptați o invitație pentru a ocupa un scaun.
3. începe o conversație. Este necesar să se înceapă negocieri cu subiecte abstracte. Cel mai bine este să complimentezi compania clientului. Doar el trebuie să fie sincer. Nu atingeți subiecte legate de religie, politică, dependențe de sport. De asemenea, este mai bine să vă abțineți de la subiecte banale despre vreme și frumosul interior al biroului.
4. După ce ați vorbit despre subiecte generale, treceți la montare întrebări situaționale. Începeți să-i întrebați cu atenție, „sondând pământul”.
5. Apoi treceți la cele mai serioase. probleme problematiceși sugerează modalități de rezolvare a problemelor identificate. Faceți o mică prognoză pentru continuarea cooperării.
6. Dacă clientul dorește, poți semnează un acord de cooperare. Dar nu insista asupra asta. Foarte des o persoană trebuie să „digere” informațiile primite.
7. Este mai bine să încheiați întâlnirea cu un acord privind data și ora următoarei întâlniri. Chiar dacă s-a dovedit că clientul nu a fost interesat, roagă-l totuși să se întâlnească din nou cu tine.
8. Spune-i la revedere de la interlocutor vă mulțumesc pentru timpul acordat și părăsiți camera.
9. După negocieri, notează în jurnalul tău Puncte importanteși detaliile întâlnirii.

Sunt situații în care întâlnirea este pregătită și organizată la cel mai înalt nivel, și totul merge bine, dar la un moment dat se întâmplă ceva și clientul se închide în sine. După aceea, negocierile nu pot fi considerate reușite.

Cel mai probabil, s-a făcut o greșeală care a jucat un rol decisiv.

Pentru a exclude posibilitatea unui astfel de scenariu, vă sugerăm să vă familiarizați cu următoarele recomandăriși ține-te mereu de ele:

1. Dezactivați telefon mobil. Apelurile vă vor distrage atenția în toate modurile posibile, iar dacă vă decideți să ridicați telefonul în mijlocul negocierilor, atunci arătați lipsă de respect față de interlocutor.
2. Nu încerca să fumezi.
3. Daca clientul iti ofera sa bei ceai, cafea sau apa, atunci opteaza pentru apa. Când ceri cafea, vei mai primi câteva întrebări (de exemplu, câte linguri de zahăr să pui sau ce fel de cafea preferi). Vă vor distrage atenția și vă vor ocupa timp prețios.
4. Privește interlocutorul drept în ochi. Trebuie să faci contact vizual.
5. În timpul procesului de negociere, luați periodic note și note.
6. Nu călăbiți și nu călăpriți. Poarta-te cu demnitate, doar in acest fel clientul te va trata ca pe un egal.
7. Anunțați clientul că îi respectați opinia despre interlocutor și că sunteți gata să îi apărați interesele.

Concluzie

Prima întâlnire este o etapă serioasă și responsabilă pe calea cooperării pe termen lung. Adesea, ea este cea care decide soarta relațiilor de afaceri ulterioare. Prin urmare, organizatorul unei astfel de întâlniri se confruntă cu o sarcină dificilă - să pregătească, să organizeze și să conducă negocierile viitoare la cel mai înalt nivel.

Întâlniri de afaceri- acesta este un tip de comunicare intenționat cu scopul de a dezvolta soluții bazate pe o analiză a raționamentului și declarațiilor participanților lor.

Acestea includ întâlniri, întâlniri, conversații de afaceri și negocieri.

Există o anumită diferență între astfel de forme de lucru colectiv, cum ar fi o întâlnire, o întâlnire și adunări.

întâlnire este o formă de activitate de management, al cărei conținut este munca comună a unui anumit număr de participanți la procesul de management.

Întâlnirea este una dintre cele mai eficiente forme de atragere a membrilor colectiv de muncă la rezolvarea sarcinilor care i-au fost atribuite, conducerea întreprinderii. Acesta permite managerului să influențeze întreaga echipă a întreprinderii prin participanții săi.

Întâlnire - aceasta este o formă de organizare a muncii unui organism permanent (comitet, colegi, consilii, comisii, grupuri).

În cele mai multe cazuri, întâlnirea este prevăzută de cartă, deși uneori întâlnirea poate fi ținută la inițiativa șefului.

Întâlnire - aceasta este prezența comună într-un anumit loc a unor oameni care sunt uniți printr-un scop specific (adunări de angajați ai unei întreprinderi, divizii, membri ai societății etc.).

De remarcat faptul că întâlnirile predomină în practica activităților de management.

Întâlnirile au atât laturi pozitive, cât și negative.

LA aspecte pozitive intalnire de afaceri apartine:

oportunitatea rapid şi timp scurt obțineți informațiile necesare,

să se familiarizeze cu diferite puncte de vedere asupra problemei și modalități de a o rezolva;

luarea deciziilor colective.

În același timp, o întâlnire este eficientă și fezabilă din punct de vedere economic dacă acționează ca un mijloc de obținere, verificare, analiză și nu publicarea informațiilor.

LA laturile negative intalnire de afaceri apartine:

costul lor ridicat;

incertitudinea răspunderii colective.

Clasificarea intalnirilor de afaceri:

1. După obiective:

educational(scopul întâlnirii este de a transfera anumite cunoștințe către participanți și, prin urmare, de a le îmbunătăți abilitățile)

explicativ(conducătorul încearcă să convingă participanții la întâlnire de necesitatea, fidelitatea și actualitatea strategiei și acțiunilor sale);

problematic(scopul întâlnirii este de a dezvolta modalități și metode de rezolvare a problemelor);

coordonare(scopul întâlnirii este de a coordona activitatea departamentelor);

informativ(scopul întâlnirii este de a colecta, schimba și sintetiza date din orice problemă și de a determina opiniile participanților la întâlnire).

2. După metoda de conducere:

dictatorial - caracterizată prin următoarele trăsături: numai șeful are drept de vot; el însuși își exprimă opiniile, emite un ordin sau o instrucțiune; numărul de participanți nu este reglementat. Caracteristicile unor astfel de întâlniri sunt păstrarea ierarhiei angajaților, neambiguitatea în stabilirea sarcinilor, luarea rapidă a deciziilor;

autocratic este un fel de dictatură. cursul lor prevede întrebarea liderului și răspunsurile participanților la întâlnire. La cererea sau cu permisiunea liderului, sunt permise discursuri. Numărul de participanți la o astfel de întâlnire este limitat. Astfel de întâlniri, de regulă, sunt un fel de raport al participanților către lider, în timpul căruia fiecare are posibilitatea de a-și exprima opiniile într-o măsură mai mare sau mai mică;

segregativ - asigurați ordinea în care conducătorul însuși îi determină pe cei care ar trebui să vorbească, adică pe cei pe care dorește să-i asculte;

discutabil reprezintă cea mai democratică modalitate de rezolvare a problemelor aduse în ședință. Astfel de întâlniri sunt organizate dacă este necesară coordonarea acțiunilor angajaților sau departamentelor, ele putând fi ținute atât de șeful, cât și de șeful ales de participanți. Numărul de participanți este limitat, de obicei nu mai mult de 15 persoane. Fiecare participant la ședința de discuție are posibilitatea de a-și exprima opinia, ceea ce contribuie la creșterea responsabilității pentru implementare deciziile luate, vă permite să discutați deschis orice puncte de vedere, inclusiv liderul, contribuie la coeziunea membrilor echipei;

arbitrar- au loc atunci când angajații fac schimb de opinii, ale căror atribuții profesionale sunt strâns legate între ele. Are loc fără agendă, fără cap, nu se iau decizii asupra ei. Un exemplu de astfel de întâlnire este discuția șefului, adjuncții săi, asistenții, specialiștii de frunte starea generala afacere sau problemă importantă.

3. După gradul de pregătire:

planificat- întâlniri organizate în mod regulat de manageri - întâlniri săptămânale, de exemplu, despre calitate etc.

neprogramat- efectuate în caz de situații neprevăzute, de urgență (de exemplu, la primirea unui document de reglementare care modifică ordinea de lucru etc.)

4. După frecvență: o dată;

regulat;

periodic.

5. După numărul de participanți:

întâlniri cu o compoziție restrânsă de participanți (până la 5 persoane);

întâlniri extinse (până la 20 de persoane);

întâlniri reprezentative (peste 20 de persoane).

6. După componența participanților:

întâlniri cu o componentă permanentă a participanților;

întâlniri cu o componență nepermanentă de participanți;

întâlniri cu o compoziție mixtă de participanți;

ședințe cu componența, reglementate printr-un act normativ.

Managerii și specialiștii petrec până la 20-30% din timpul lor de lucru în întâlniri de afaceri. Cu toate acestea, întâlnirile de afaceri nu aduc întotdeauna efectul așteptat din cauza organizării și tehnologiei lor necorespunzătoare (nepregătire, un numar mare de participanți, lungimea nerezonabilă a rapoartelor, executarea nesatisfăcătoare a deciziilor etc.).

Organizarea și desfășurarea rațională a întâlnirilor de afaceri include elaborarea unui plan de întâlnire, selecția participanților, alegerea locului și a timpului pentru desfășurarea acestuia.

Planul întâlnirilor de afaceri ar trebui elaborat pentru o anumită perioadă (lună, trimestru, an), să fie convenite cu toate serviciile și funcționarii interesați, aprobate de șef și trimise tuturor departamentelor. Numai această operațiune face posibilă eficientizarea frecvenței întâlnirilor, a duratei acestora și, de asemenea, înlătură problema urgenței convocării și a lipsei de informare în rândul participanților. Desigur, întâlnirile pot fi convocate brusc, dar numărul lor ar trebui să fie foarte mic. În plus, planul ar trebui să conțină o listă de probleme care trebuie discutate în timpul întâlnirii în sine. Atunci când se pregătește o întâlnire, este necesar să se determine cu atenție compoziția calitativă și cantitativă a participanților săi. Pentru a participa la întâlnire, de exemplu, ar trebui să implice cele mai competente persoane în subiectul său. Nu trebuie să fie lideri seniori. În locul lor, pot fi invitați specialiști care sunt responsabili pentru un anumit domeniu de activitate, iar acest lucru nu slăbește autoritatea liderului.

Atunci când pregătiți o întâlnire de afaceri, este important să informați participanții despre ordinea de zi, subiectele rapoartelor cu 2-5 zile înainte de începerea acesteia, să distribuiți lista vorbitorilor prin anunț telefonic sau în alt mod.

De asemenea, este necesar să se aleagă un loc și o oră pentru întâlnire, care trebuie, de asemenea, comunicate participanților. Întâlnirile de afaceri se pot desfășura atât în ​​biroul managerului, cât și în săli special amenajate cu aparate de înregistrare vocală, facilități de comunicare și mese speciale.

După finalizarea etapei organizatorice a întâlnirii de afaceri, puteți începe să o conduceți. Va fi cu cât mai eficient, cu atât mai corect va fi ales președintele, care va determina stilul de lucru și regulamentele.

Stilul de lucru- aceasta este forma întâlnirii (conversație, brainstorming etc.).

Reguli- acesta este timpul care ar trebui să fie alocat întregii întâlniri, discursuri individuale, rapoarte și dezbateri și discuții.

Este recomandabil să setați durata întâlnirii la cel mult 120 de minute cu o pauză după o oră de lucru 5-10 minute. Acest lucru se datorează duratei optime a activității mentale a oamenilor, care este în medie de 40-45 de minute. Studiile arată că activitatea participanților la întâlnire crește în 45 de minute. În perioada cuprinsă între 45 și 90 de minute se stabilizează, iar de la 90 la 120 de minute se observă activitate negativă a participanților.

Întâlnirile de afaceri (întâlnirile) sunt cel mai bine ținute după-amiaza pentru a-și încuraja participanții să lucreze rapid și eficient, pentru a nu sta treaz până târziu. După cum sa menționat deja, o persoană are două vârfuri de eficiență crescută în timpul zilei: primul - de la aproximativ 9 la 12-13 ore și al doilea - între 16 și 18 ore. În timpul celui de-al doilea vârf este indicat să ținem întâlniri.

În ceea ce privește frecvența întâlnirilor, este mai bine să aveți două întâlniri pe săptămână, cu o durată de o jumătate de oră fiecare, decât o întâlnire pe oră.

De regulă, 10-25 de minute ar trebui alocate pentru discursuri-rapoarte și până la 3 minute pentru discursurile în dezbateri. Dacă ne asumăm mai mult timp, atunci vorbitorii se pot repeta în gândurile lor, se pot abate de la subiectul care este discutat. Fiecare vorbitor trebuie să respecte cu strictețe regulile, indiferent de rangul său.

Pentru a vă asigura că este necesar să respectați cu strictețe regulile întâlnirilor de afaceri, este recomandabil să calculați prețul acestora în fiecare caz specific. Se determină astfel: numărul de participanți și durata întâlnirii sunt fixe; se stabilește tariful orar al unui participant; prețul, C, se calculează după formula:

C \u003d H * T * (1 + I) "3ser. / Tser.,

unde H este numărul de participanți;

T - durata in ore;

I - coeficientul de pierderi ascunse asociate cu participarea la întâlnirea (conferința) Zser. - Salariul mediu lunar al unui participant la întâlnire (conferință) Tser. - Numărul mediu de ore de lucru al unui participant la întâlnire pe lună. Trebuie amintit întotdeauna că abilitatea de a vorbi în public este una dintre trăsăturile esențiale ale unui manager capabil. Prin urmare, trebuie să cultivați concizia în voi înșivă, capacitatea de a vă forma concis gândurile, iar pentru aceasta trebuie să cunoașteți bine problema în discuție.

Discutarea problemelor întâlnirilor de afaceri se încheie cu adoptarea deciziilor care se consemnează în procesul-verbal. Experiența arată că, dacă, de exemplu, o întâlnire nu are ca rezultat emiterea unui document directiv, dacă controlul asupra implementării deciziilor este prost stabilit, necesitatea acestuia va apărea din nou.

Materialele întâlnirii ar trebui să fie:

formulate clar și concis;

conțin doar faptele;

citirea acestora ar trebui să dureze maximum 0,5 ore;

Organizarea primirii vizitatorilor

La recepțiile vizitatorilor, managerul are posibilitatea de a primi informații valoroase despre vizitatorii înșiși și despre starea de fapt în zonele în care aceștia lucrează. În plus, primirea vizitatorilor pe chestiuni personale reflectă performanța șefului rol social organizația sau întreprinderea pe care o reprezintă.

Atunci când decideți cu privire la organizarea primirii vizitatorilor, trebuie reținut un lucru regula importanta R: Timpul unui vizitator nu este mai puțin valoros decât timpul unui angajat al aparatului administrativ. Respectarea acestei reguli este facilitată de:

stabilirea anumitor zile și ore de primire a vizitatorilor pe probleme de afaceri și personale;

informarea vizitatorilor.

Primirea vizitatorilor din chestiuni oficiale trebuie să fie stabilită pe tot parcursul saptamana de lucru la anumite ore, de exemplu, după pauza de masă. Timpul de primire a vizitatorilor pe probleme personale este cel mai bine determinat de zilele săptămânii, împărțind aceste atribuții între deputați. De asemenea, este mai bine să faceți acest lucru după-amiaza.

În îmbunătățirea practicii de primire a vizitatorilor rol important joacă serviciul lor de informare. Vizitatorii trebuie să știe clar pe cine trebuie să contacteze în anumite probleme, să aibă informații relevante despre progresul producției, perspectivele acesteia, oportunitățile lor de creștere și altele asemenea. Ei ar trebui să primească această și alte informații cu conținut similar din reclame, ziare de perete, comenzi etc. Atunci nu va mai fi nevoie ca ei să viziteze liderii pe aceste probleme.

Conducerea indică utilizarea unor astfel de sfaturi de către șef în timpul primirii vizitatorilor:

creați condiții încă de la începutul întâlnirii care să încurajeze o conversație lungă;

clarificați subiectul conversației înainte de a începe;

pune intrebari in asa fel incat sa nu dezechilibreze interlocutorul;

oferiți ocazia de a vorbi tuturor participanților la conversație; formulați rezultatele conversației în prezența interlocutorului. Abilitatea de a conduce o conversație este una dintre cele mai importante calități de afaceri ale unui lider modern.

Ne întâlnim cu parteneri de afaceri pentru a discuta problemele actuale și planurile de viitor. Organizăm întâlniri cu colegii pentru a discuta strategia și tactica de acțiune în cadrul sarcinilor stabilite de conducere. Ne întâlnim cu prietenii pentru a discuta despre petrecerea vacanțelor împreună sau doar pentru a bârfi despre cunoștințele obișnuite. Întâlnirile și negocierile au devenit o parte integrantă a afacerilor și a vieții noastre de zi cu zi. Calendarele și jurnalele multor oameni de afaceri sunt pur și simplu pline de înregistrări ale întâlnirilor, întâlnirilor și altor evenimente de afaceri programate.

Dar câți dintre noi se gândesc cu adevărat la cum să organizăm corect și să conducem eficient negocierile pentru a atinge obiectivele dorite și a rezolva sarcinile stabilite, petrecând un minim din timpul nostru și al altora pentru asta? Ce ar trebui să determine alegerea locului și a orei deținerii lor? Și, în sfârșit, ce trebuie prevăzut și ce nu trebuie făcut niciodată la o întâlnire pentru a lăsa cea mai favorabilă impresie participanților săi?

O întâlnire de afaceri este o întâlnire a două sau mai multe persoane într-un cadru orientat spre afaceri sau profesional. Natura unor astfel de întâlniri poate varia de la o conversație informală între doi colegi până la prezentări formale cu zeci de participanți. Acestea pot fi organizate în mod regulat (de exemplu, întâlniri săptămânale de producție) sau organizate după cum este necesar (de exemplu, pentru a aborda o problemă urgentă „aici și acum”).

Atunci când organizați întâlniri de afaceri, ar trebui să acordați întotdeauna atenție Atentie speciala nu atât caracteristicile lor cantitative (cum ar fi durata și frecvența), cât și calitatea lor. Negocierile bine planificate și desfășurate eficient și dinamic produc întotdeauna rezultate mai bune decât cele organizate în ultimul moment fără vreun obiectiv clar și definit.

Tipuri de întâlniri de afaceri

Pentru a vă pregăti corect pentru o întâlnire de afaceri, trebuie să cunoașteți natura evenimentului la care veți participa.

În primul rând, în funcție de tipul de participanți, întâlnirile de afaceri pot fi împărțite înintern (intracorporat) Șiextern . Întâlnirile interne de afaceri sunt de obicei prezenți de directori de companie de diferite niveluri și de angajații acesteia. Acestea includ, de exemplu, ședințe ale consiliului de administrație, ședințe ale managerilor, tot felul de ședințe de producție și proiectare, brainstorming, așa-numitele ședințe și ședințe de planificare, ședințe unu-la-unu pe probleme de lucru, prezentări intracorporate etc. . În cele mai multe cazuri, astfel de întâlniri au loc pe teritoriul companiei și sunt reglementate de regulile interne de afaceri ale acesteia. Întâlnirile de afaceri externe (sau negocierile externe) includ întâlniri cu parteneri și clienți potențiali sau existenți. Deci, scopul desfășurării întâlnirilor de afaceri externe poate fi, de exemplu, atragerea de resurse externe către proiecte de afaceri, crearea de proiecte sau întreprinderi comune, atragereaVIP-clienti, rezolvarea problemelor de fuziune sau achizitie etc.

În funcție de gradul de formalitate, întâlnirile de afaceri pot fi împărțite înoficial Șiinformal . Structura și ordinea întâlniri oficialeîn multe cazuri, acestea sunt strict reglementate, necesită ținerea de procese-verbale și adesea astfel de întâlniri se termină cu semnarea oricăror documente. Întâlnirile informale de afaceri au loc de obicei într-o atmosferă relaxată, adesea în afara locației, și nu au ca rezultat neapărat decizii obligatorii din punct de vedere juridic. Gradul de formalitate al întâlnirilor de afaceri afectează în mare măsură alegerea locului și a orei desfășurării acestora.

În funcție de scopul întâlnirii, se pot distinge o serie de tipuri de întâlniri de afaceri, care pot fi combinate condiționat în trei grupuri mari -informativ , consultativ Șiexecutiv . LAinformativ De exemplu, ele pot include întâlniri externe de afaceri organizate în scopul prezentării companiei, întâlniri interne corporative care vizează explicarea politicii companiei angajaților săi etc. La o astfel de întâlnire, uneia dintre părțile sale i se atribuie adesea rolul de ascultător, care nu necesită nicio pregătire specială din partea acesteia. Internconsultativ întâlnirile de afaceri presupun discutarea unei probleme și găsirea unei soluții la aceasta, primirea de instrucțiuni, întocmirea planurilor de lucru, luarea în considerare a dezacordurilor etc. La întâlniri externeconsultativ natura poate include, de exemplu, o discuție cu un client sau partener cheie despre condiții speciale și perspective de cooperare. Ambele părți, în majoritatea cazurilor, participă activ la procesul de negocieri și schimb de opinii. Intalniri de afaceri interne si externeexecutiv natura, printre altele, implică adoptarea unor decizii cheie de afaceri, încheierea diferitelor acorduri care determină politica ulterioară de cooperare și, uneori, soarta companiei în sine etc. De obicei, acestea sunt, dacă pot spune așa, întâlniri la vârf. Adesea, aceste întâlniri de afaceri (în special cele externe) necesită o pregătire specială și sunt ținute într-un mediu de afaceri adecvat.

Desigur, tipologia de mai sus a întâlnirilor de afaceri, în funcție de obiectivele acestora, nu este absolută și exhaustivă. În practică, în cele mai multe cazuri, mai multe obiective sunt stabilite pentru negociatori simultan, ceea ce face ca o astfel de întâlnire să fie mai productivă și economisește timp.

Planificarea unei întâlniri de afaceri

Desfășurarea oricărei întâlniri de afaceri - desigur, dacă nu doriți ca rezultatele acesteia să fie o surpriză pentru dvs. - necesită o pregătire atentă. Atunci când participanții nu își imaginează prea bine ce se așteaptă de fapt de la ei și ce rol le sunt atribuite în acest caz, întâlnirea riscă să „eșueze”. Prin urmare, indiferent dacă sunteți organizatorul întâlnirii sau un invitat, există câteva lucruri de reținut:

• Obiectivele întâlnirii de afaceri: ce rezultate vrei sa obtii?
• Membrii: Cine va participa la întâlnire și de ce?
• Agendă: ce este planificat să fie discutat și ce decizii sunt planificate să fie luate ca urmare a întâlnirii?
• Documentație: Ce documente și materiale trebuie să iau cu mine la întâlnire?
• Locație: unde va avea loc întâlnirea? Locul de desfășurare este adesea un factor cheie în determinarea atmosferei generale a unei negocieri. Dacă întâlnirea are loc într-un restaurant, atunci după ceva timp atmosfera va deveni inevitabil mai puțin formală și mai relaxată decât, de exemplu, într-o sală de ședințe.

În mare măsură, succesul și eficiența unei întâlniri de afaceri depinde, desigur, de organizatorul acesteia. Fie că este vorba de negocieri formale sau de o conversație informală, rezultatele lor sunt determinate nu numai de alegerea participanților, ci și de cât de atent a fost desfășurată munca pregătitoare - adesea destul de minuțioasă și scrupuloasă. Cu toate acestea, având o idee despre metodele și factorii cheie ai unui astfel de antrenament, puteți simplifica semnificativ această sarcină pentru dvs.

Pregătirea preliminară pentru o întâlnire de afaceri

Dacă ești inițiatorul unei întâlniri de afaceri, trebuie să-i formulezi clar obiectivele pentru tine. Următorul pas este elaborarea unei agende pentru eveniment, care este unul dintre aspectele cheie ale fazei pregătitoare. În unele cazuri, la elaborarea acestuia, este logic să ceri opinia altor participanți și organizatori ai întâlnirii, dacă este cazul. Faceți o listă cu participanții la întâlnire și alegeți o dată și o oră pentru întâlnire. În același timp, acordați suficient timp (ideal, una sau două săptămâni) pentru a rezolva toate problemele curente și acele probleme cu care este posibil să mai aveți de rezolvat în cursul pregătirii. Dacă întâlnirea pe care o planificați a fost precedată de alta, poate fi util să revizuiți rezultatele acesteia pentru a evidenția acele probleme care nu au fost luate în considerare în mod corespunzător și a le pune pe ordinea de zi. La următoarea întâlnire, aceste probleme ar trebui abordate chiar de la început.

Locul și logistica întâlnirii de afaceri

Logistica unei întâlniri de afaceri este un alt aspect cheie al organizării acesteia. Logistica se referă la locul de desfășurare, dimensiunile fizice ale încăperii, ventilația suficientă a acesteia (mai ales dacă sunt așteptați un număr mare de participanți sau evenimentul este planificat a fi destul de lung), iluminat (mai ales dacă trebuie să lucrați cu documente, fișe, etc.), disponibilitatea toaletelor, Disponibilitate echipamentul necesar, papetărie și ajutoare vizuale. Întâlnirile de afaceri au loc adesea în sălile de conferințe. Dar, indiferent de numărul de persoane prezente, ar trebui să existe suficient spațiu pentru toată lumea. Prin urmare, dacă sala de conferințe din biroul dvs. nu este potrivită pentru a găzdui confortabil toți participanții, probabil că merită să luați în considerare organizarea întâlnirii în afara biroului. De asemenea, este necesar să se asigure un număr suficient de mese și scaune. Și este absolut inadmisibil să ceri celor prezenți să se asigure singuri scaune, dacă din anumite motive nu erau suficiente pentru toată lumea.

Dacă în timpul negocierilor poate fi necesar orice echipament suplimentar (microfon, căști, proiector de prezentare etc.), asigurați-vă disponibilitatea acestuia, configurați-l și verificați funcționalitatea acestuia înainte de eveniment.

Scaunele incomode, iluminarea și ventilația insuficientă, acompaniamentul vizual slab, echipamentele configurate greșit sunt toți factori care pot anula chiar și cea mai prietenoasă și relaxată atmosferă.

Pregătirea finală înainte de o întâlnire de afaceri

Odată ce agenda este finalizată și convenită, aceasta ar trebui trimisă împreună cu o invitație oficială tuturor potențialilor participanți (cu câteva zile înainte de întâlnirea propriu-zisă). Direct în ziua întâlnirii, trebuie să vă asigurați încă o dată în prealabil că totul este pregătit și amenajat corespunzător la locul de desfășurare. În cazul în care urmează să fie utilizate materiale, acestea ar trebui să fie făcute în număr suficient de copii pentru numărul de participanți. De asemenea, trebuie să vă asigurați că secretarul (sau reportofonul), dacă, desigur, prezența lui este planificată, are la dispoziție un număr suficient de articole de papetărie necesare (pixuri, un jurnal pentru scris etc.).

Ce face ca întâlnirile de afaceri să eșueze?

Probabil că unul dintre factorii cheie organizaționali care condamnă o întâlnire de afaceri la eșec este lipsa participării. Dacă oamenii nu participă activ (cel puțin ca ascultători activi), o astfel de întâlnire este sortită eșecului. Alți factori de capcană organizațională includ:

• Ținerea unei întâlniri inutil . Dacă întâlnirea este organizată fără o nevoie reală, cei prezenți se vor simți inevitabil ca o pierdere de timp, nu vor participa activ la discuție și, cel mai probabil, pur și simplu îl vor ignora pe vorbitor și vor trece la gândirea unor probleme mai presante. .
• Scopul neclar al întâlnirii de afaceri . Dacă scopul întâlnirii nu este clar declarat în prealabil, participanții săi nu vor avea ocazia să se pregătească în mod corespunzător pentru aceasta și este puțin probabil ca o astfel de întâlnire să producă rezultate tangibile.
• Întâlnire de afaceri prost pregătită . Dacă agenda întâlnirii nu este suficient de clară și detaliată, atunci întâlnirea în sine va dura mai mult și va produce rezultate mai puțin tangibile decât una bine pregătită.
• Oameni greșiți . Dacă nu oamenii pe care îi așteptați sunt prezenți la întâlnire, atunci cel mai probabil rezultatul unei astfel de întâlniri va fi „zero”. Dacă vă așteptați să vă întâlniți cu vicepreședintele companiei și, ca urmare, al patrulea asistent al celui de-al treilea adjunct al său apare în fața dvs., este puțin probabil să obțineți răspunsuri la întrebările dvs.
• Locație . Locația întâlnirii de afaceri joacă un rol foarte important. Probabil că nu l-ai invita pe președintele unei companii la un prânz de afaceri la Mu-Moo, nu-i așa?

Pe lângă factorii organizatorici, dumneavoastră – indiferent dacă participați la o întâlnire de afaceri ca organizator sau o petrecere invitată – ar trebui să țineți cont de câteva alte puncte care sunt mai mult legate de domeniul etichetei în afaceri, dar să jucați și un rol important în modelarea impresiei generale a interlocutorilor tăi despre tine ca partener de afaceri. Desigur, situațiile sunt diferite, iar forța majoră este pentru asta și forța majoră, pentru a fi o surpriză și a face propriile ajustări, dar totuși:

• Faceți tot posibilul să ajungeți la timp la întâlnire. În caz contrar, partenerii tăi de negociere vor avea impresia că le pierzi timpul, ceea ce în această eră a timpului presiunii non-stop poate fi un lux de neaccesibil. Dacă sunteți unul dintre participanții invitați, întâlnirea poate începe cu ușurință fără dvs. și va trebui să vă „prindeți din urmă” discuția. Întârzierea ta pare să spună: „Nu mă pot organiza și habar nu am despre gestionarea timpului”. Aceasta nu este impresia la care speri, nu-i așa?
• Evitați conversațiile telefonice în timpul unei întâlniri de afaceri fără o nevoie reală. Acesta este poate unul dintre cele mai enervante comportamente. Când primiți un apel telefonic, le clarificați partenerilor tăi: „Băieți, sunteți atât de minunați și tot ce spuneți este foarte interesant, dar am lucruri mai importante de făcut.” În ultimă instanță, dacă este imposibil să nu preluați apelul și dacă situația o permite (de exemplu, dacă nu sunteți singurul reprezentant al uneia dintre părțile la negocieri), cereți scuze politicos și părăsiți localul. În același timp, este inacceptabil să începi o conversație la telefon înainte de a ieși pe ușă.
• Același lucru este valabil și pentru verificarea e-mailului. În mod ideal, cel mai bine este să lăsați laptopul în afara sălii de ședințe dacă nu aveți nevoie de el, de exemplu, pentru o prezentare. Și în niciun caz nu trebuie să verificați constant mesajele de pe telefon. Contrar credinței populare, acest lucru nu vă va sublinia deloc eficiența, ci, mai degrabă, pur și simplu va enerva partenerii dvs. de întâlnire.
• Nu începeți să discutați cu cei care stau în apropiere. Chiar dacă chiar doriți să le împărtășiți câteva dintre comentariile sau impresiile dvs. pe care trebuie să le împărtășiți „chiar acum”. Astfel de conversații măcar vă distrag atenția pe dumneavoastră și pe interlocutorii dvs. și, la maximum, pot deruta vorbitorul în acest moment. Dacă aveți o întrebare care trebuie discutată cu unul dintre participanții la întâlnire în afara discuției generale, notați-vă și reveniți la ea în oră convenabilă după încheierea negocierilor generale.
• Ia notite. Dacă nu ai nimic de înregistrat, atunci de ce ai venit deloc la întâlnire? Astfel, se pare că spui: „Nimic din ce am auzit aici nu mă interesează și nu necesită memorare.” Desigur, există oameni cu o memorie excepțională care, în orice moment necesar, pot readuce tot cursul negocierilor la minut. Dar pentru că nu ești unul dintre aceștia ? Apoi scrieți . Cel puțin, acest lucru vă va sublinia interesul față de problema în discuție și, la maximum, vă va permite să revizuiți și să analizați încă o dată rezultatele acesteia la sfârșitul întâlnirii.
• Nu vorbi prea mult. Într-o întâlnire de afaceri, nu există nimic mai enervant decât o persoană care simte nevoia urgentă să comenteze declarațiile oricărei alte persoane sau „apuca microfonul” și nu le oferă altora șansa de a vorbi. Oferă tuturor șansa de a-și exprima punctul de vedere. La urma urmei, pentru asta ești aici.
• Nu întrerupeți difuzoarele. Chiar dacă ai fost vizitat de o idee genială care trebuie împărtășită în aceeași secundă. Fă o notă pentru tine, ți se va oferi posibilitatea de a vorbi puțin mai târziu. Și cu atât mai mult, nu există nimic mai rău decât un interlocutor care întrerupe regulat vorbitorii și schimbă subiectul conversației. Nu fii acel conversator . Nu este în favoarea ta .
• Vino mereu pregătit. Nepregătirea ta va fi cu siguranță observată de parteneri și nu in cel mai bun mod afectează imaginea afacerii tale. Dacă sunteți invitat la o întâlnire de afaceri, asigurați-vă că citiți agenda în avans, cereți organizatorului să vi-o furnizeze dacă, dintr-un motiv oarecare, uită de asta. Elaborați întrebările care trebuie discutate în prealabil. Poate fi necesar să aduceți cu dvs. niște documente și materiale tipărite. De asemenea, ar trebui să fie pregătiți din timp pentru a nu se grăbi prin birou cu cinci minute înainte de începerea evenimentului în căutări zadarnice. Într-un cuvânt, fă totul pentru a le face interlocutorilor tăi evident că ai ajuns la întâlnire cu cele mai serioase intenții. La urma urmei, este puțin probabil să vrei să te uiți în spiritul „trecut, a apărut pentru un minut”.
• Fii cât mai scurt și concis posibil. Nu este nevoie să răspundeți la o poveste lungă la o anumită întrebare. Acest lucru nu va face decât să întârzie inutil întâlnirea. Cu cât toate problemele incluse pe ordinea de zi sunt luate în considerare mai devreme, cu atât mai devreme dumneavoastră și interlocutorii dumneavoastră vă veți putea întoarce la munca dumneavoastră.
• În cele din urmă, dacă situația o impune, vorbește. Nu este nevoie să jucați rolul de mobilier silentios. Fiți un participant activ la dialog, participați la discuție. La urma urmei, până la urmă, dintr-un motiv oarecare ai fost invitat la o întâlnire. Asta înseamnă că părerea ta este importantă și interesantă, ceea ce înseamnă că și ei vor să te audă.Atunci când alegeți o linie de conduită la o întâlnire de afaceri, personalitatea partenerilor dvs. de negociere joacă, de asemenea, un rol important. Mai ales uneori pare dificil să decizi cum ar trebui și cum nu ar trebui să te comporți la un eveniment de afaceri dacă interlocutorii tăi sunt reprezentanți ai unei alte țări, pentru că, conform unei zicale binecunoscute, fiecare mănăstire are propria sa carte, iar uneori un gest incorect sau Declarația nu numai că poate părea ciudată, dar poate chiar să jignească potențialul tău partener. Prin urmare, dacă vă pregătiți pentru o întâlnire cu un oaspete străin, nu va fi de prisos să vă familiarizați măcar pe scurt cu recomandările privind eticheta în afaceri adoptate în țara sa.Deci, de exemplu, un oaspete din Chinacând salutați, nu trebuie să vă strângeți mâna prea strâns și să priviți direct în ochi, deoarece în țara sa, acest lucru este în cele mai multe cazuri privit ca obstructivitate și chiar nepoliticos. Strângerea de mână ar trebui să fie ușoară și oarecum prelungită, este mai bine să priviți sub nivelul ochilor interlocutorului cu o ușoară plecăciune a capului în semn de respect. Când schimbați cărți de vizită, se obișnuiește să le țineți cu fața în sus cu ambele mâini. După ce primiți o carte de vizită, asigurați-vă că citiți ce este scris pe ea. În niciun caz nu trebuie să-l ascundeți în buzunar cu o mișcare fulgerătoare, reprezentanții părții chineze vor interpreta acest gest ca indiferență față de ei personal. Dacă vrei să mulțumești oaspetele cu un mic cadou, atunci nu ar trebui să oferi ceva foarte scump. Lasă-l să fie un mic suvenir, dar asigură-te că îl împachetezi corespunzător, oaspetele tău îl va aprecia. Întâlnirile de afaceri cu chinezii sunt adesea destul de lungi și - așa cum poate părea uneori - lipsite de orice scop specific. Foarte adesea ele servesc doar ca o modalitate de a stabili un contact mai apropiat, prietenos, de care poate depinde în totalitate dezvoltarea ulterioară a unei cauze comune. Mai mult, poate fi nevoie de mai multe astfel de întâlniri pentru a stabili o relație productivă. Chiar dacă ți se par o transfuzie din gol în gol, nu le neglija, îți vor aduce beneficii afacerii. Chinezii, în cele mai multe cazuri, sunt concentrați pe relații de afaceri pe termen lung și nu regretă timpul pentru a afla dacă merită să aibă încredere deplină în partenerul lor, ca ei înșiși. Stabilește-ți obiective pe termen lung, desenează perspective pe termen lung - eforturile tale nu vor fi în zadar. Și amintiți-vă întotdeauna despre reținere și diplomație. O categoricitate excesivă în relațiile cu chinezii este absolut inacceptabilă.Dacă partenerul tău este din Japonia, apoi pregătiți-vă pentru o negociere destul de prelungită și fără grabă. Japonezilor nu le place să se grăbească. Prin urmare, este mai bine să nu planificați nimic imediat după încheierea întâlnirii: nu este întotdeauna posibil să ghiciți exact când se va încheia această întâlnire. Întâlnirea poate începe cu o conversație obișnuită despre totul și nimic. Așa stabilesc japonezii contacte personale. Nu te nerăbda, chiar dacă ți se pare că „vorbirea” este cam lungă. Oaspeții japonezi vor aprecia participarea dumneavoastră. Răbdarea și calmul sunt principalii tăi asistenți dacă vrei ca negocierile să dea roade. Cu mare respect, ar trebui să tratezi cele primite carte de vizită oaspete. În niciun caz nu trebuie să faceți semne pe el sau să scrieți ceva. Pe durata negocierilor, este mai bine să pui cardul lângă tine pe masă cu fața în sus. Când vă predați cardul și primiți un card de oaspete, trebuie să le țineți cu ambele mâini. De asemenea, japonezilor le place să ofere și să primească cadouri. Cadoul nu trebuie să fie scump, dar trebuie să fie de înaltă calitate și în ambalaj adecvat. Un semn rău ar fi să dai ceva ascuțit - de exemplu, un cuțit suvenir. Acesta este un semn că ți-ar plăcea să închei relația, chiar dacă nu ai vrut deloc. La fel ca atunci când ai de-a face cu chinezii, trebuie amintit că succesul unei afaceri depinde de cât de reușite vor fi relațiile tale personale cu partenerii. Chiar dacă nu devin prietenoși, în orice caz, nu uitați de respect, diplomație, reținere și curtoazie. Partenerii asiatici apreciază aceste calități, probabil, mai presus de orice. Modestia este o altă trăsătură inerentă reprezentanților acestei culturi. Nu spune prea multe lucruri bune despre tine personal, dacă vrei să-ți subliniezi avantajele față de, de exemplu, concurenții, este mai bine să-ți lauzi încă o dată echipa și compania. Mai mult, trebuie amintit că în Țările din Asia, spre deosebire de mediul de afaceri european, cuvântul rostit este adesea apreciat la fel de mult ca și cuvântul tipărit. Nu face promisiuni pe care nu le poti tine, pentru a nu fi considerat un partener de neincredere. britanic ține întâlniri de afaceri destul de des, mai des decât poate părea necesar. Prin urmare, în cele mai multe cazuri, ei nu se pregătesc pentru ele cu prea multă atenție. Nu te mira dacă în timpul negocierilor simți că ai venit la ei „prea pregătit”: pentru britanici, întâlnirile de afaceri sunt adesea un forum pentru discuții deschise. Agenda are dreptul să fie, dar asta nu înseamnă că va fi neapărat respectată. Dacă apare vreo întrebare în afara domeniului său de aplicare, despre care este potrivit să discutăm „chiar acum”, atunci cel mai probabil oaspeții tăi nu o vor amâna. Nu încercați să gestionați singur procesul de discuție și să îl construiți în conformitate cu planurile dvs., altfel invitații dvs. vor avea impresia că ați venit la o întâlnire cu soluții gata făcute și participarea lor la negocieri nu este, în principiu, asa de important. De asemenea, merită să ne amintim că britanicii sunt destul de rezervați și diplomatici, nu acceptă confruntarea deschisă și încearcă să evite colțurile ascuțite. Prin urmare, oricât de critică este problema în discuție pentru tine, nu ar trebui să iei o poziție agresivă. Rezultatul poate fi dezastruos. Britanicii sunt în mod tradițional buni și destul de flexibili negociatori, în cele mai multe cazuri te vor asculta cu respect, chiar dacă în mod fundamental nu sunt de acord cu tine. Și, în sfârșit, nu uitați de celebrul umor „englez”. Umorul la o întâlnire de afaceri nu este doar permis, ci și binevenit. Și dacă știi să glumiți bine, britanicii cu siguranță vor aprecia. Principalul lucru este că glumele sunt de înțeles de ambele părți.Spre deosebire de britanici, reprezentanții Germanieile place să vină la o întâlnire pregătită în așa măsură încât poate părea că au decis deja totul pentru ei înșiși și au venit doar să vă informeze despre rezultate. De fapt nu este. Pur și simplu le place să aibă punctul lor de vedere greu și atent elaborat. Dar asta nu vorbește despre inflexibilitatea și inflexibilitatea lor. Ei sunt întotdeauna gata să participe la discuții. Cu toate acestea, ar trebui să fiți cât mai pregătiți posibil pentru a nu pierde fața, așa cum se spune. Nu ar trebui să vii la o întâlnire cu nemții cu gândul „poate vom naviga undeva”. Este puțin probabil să înoți acolo unde trebuie. În plus, germanii au mai multă încredere în cuvântul tipărit decât în ​​cuvântul rostit. Prin urmare, tocmai la o întâlnire cu ei diverse documente, materiale vizuale etc., îți pot fi utile mai mult ca oricând. Nu le neglijați. Dacă înțelegi că întâlnirea poate atinge probleme în care nu ești expert, este mai bine să iei cu tine o persoană care se simte ca un pește în apă în această zonă. Acesta este exact cazul când „peste-” este mai bun decât „sub-”. Și nu vă alarmați dacă în timpul negocierilor aveți un sentiment de confruntare. Aceștia sunt nemții, așa văd adesea un dialog constructiv. Diplomația „asiatică” excesivă nu este stilul lor, în timp ce atitudine respectuoasă interlocutorului și chiar unor „oficiali” aceștia, desigur, nu sunt străini. Germanii apreciază foarte mult timpul lor și al altora (cum se spune, timpul este bani), așa că atunci când au de-a face cu ei este foarte important să ne amintim de punctualitate. Nemților nu le place să bată în jurul tufișului, deoarece aceasta este și o pierdere de timp (citiți - bani). Prin urmare, nu ar trebui să „turnați apă”, să vă pregătiți să vă formulați punctul de vedere în mod clar, consecvent și fără ambiguitate și să vorbiți doar pe fond.Dacă partenerii tăi sunt din India, atunci aici, în mare măsură, metodele de negociere vor depinde de ce politică aderă compania pe care o reprezintă. Multe companii indiene sunt acum orientate către principiile de afaceri europene și copiază în mare măsură stilul european de negociere. Cu toate acestea, dacă compania încă aderă la modelul tradițional de afaceri, atunci când comunicați cu astfel de parteneri, este posibil să aveți unele dificultăți. În primul rând, întâlnirea de afaceri este probabil să fie mult mai informală decât ești obișnuit, mai ales dacă tonul este dat de petrecerea indiană care te-a invitat. De exemplu, negocierile pot fi întrerupte complet calm de străini care intră brusc în cameră sau de interlocutorul tău, care trebuia să preia un apel telefonic. Nu-ți arăta supărarea. Doar tratați-l ca și cum ar fi normal și normal. În al doilea rând, indienii nu prețuiesc timpul la fel de mult ca europenii, trebuie doar să te împaci cu asta. Prin urmare, indiferent cât de prețios este timpul tău pentru tine, dar o parte din el, cel mai probabil, va trebui să fie cheltuită pentru a discuta probleme care nu sunt relevante pentru caz. În afaceri, indienii acordă o mare importanță relațiilor personale, iar astfel de conversații pe subiecte abstracte îi ajută să cunoască mai bine interlocutorul. Demonstrați-vă pregătirea pentru un astfel de dialog și în niciun caz nu încercați să-l îndreptați în direcția de care aveți nevoie. Fii răbdător. Și încă un punct important de care ar trebui luat în considerare la stabilirea afacerilor cu o companie tradițională indiană: pentru indieni, de multe ori un contract semnat nu înseamnă un acord final și irevocabil asupra ceva. Pentru ei, acesta este mai degrabă doar un punct de plecare, o declarație a condițiilor cele mai convenabile în acest moment. În plus, indienii sunt adesea înclinați să spună ceea ce doriți să auziți de la ei în prezent și sunt dispuși să fie de acord cu toate propunerile dvs., deoarece le poate fi dificil să-și exprime direct dezacordul. Prin urmare, este mai bine să discutați încă o dată ce vă provoacă îndoielile pentru a evita neînțelegerile pe viitor. În semn de recunoștință, indienii obișnuiesc să ofere și să primească cadouri. De exemplu, poate fi mic și suvenir ieftin in ambalaj bun. În același timp, culoarea hârtie de împachetat poate fi orice în afară de alb sau negru: aceste culori sunt considerate „ghinioniste” în India.Prima ta întâlnire cu brazilianpartenerii, cel mai probabil, vor începe destul de formal. Următoarele se vor desfășura într-o atmosferă mai informală. Brazilienii nu sunt foarte punctuali și nu prețuiesc în mod deosebit timpul lor și al altora, întâlnirea poate începe puțin mai târziu decât ora programată și poate dura mai mult decât ați planificat. Nu ar trebui să manifestați iritare în legătură cu acest lucru și să „ajustați” interlocutorii. Păstrați calmul și aveți răbdare. Același lucru se poate spune despre respectarea ordinii de zi a unei întâlniri de afaceri. Chiar dacă există unul, nu vă așteptați să fie urmat până la capăt. Este probabil ca toate problemele evidențiate pentru discuție să fie luate în considerare, dar nu neapărat în ordinea pentru care v-ați pregătit. Când comunicați cu brazilienii, merită să vă amintiți temperamentul lor hispanic. Emoționalitatea lor excesivă nu indică deloc conflictul lor, ci înseamnă doar că ceea ce se discută este cu adevărat interesant pentru ei. Brazilienii folosesc în mod activ limbajul corpului, le place să stea foarte aproape de interlocutor și să privească direct în ochi, ceea ce pentru unii oameni poate provoca un sentiment de încălcare a „spațiului personal” și un sentiment de disconfort. Încercați să vă obișnuiți. În general, putem spune că brazilienii sunt deschiși la comunicare și la stabilirea de legături amicale destul de strânse. Relațiile personale sunt întotdeauna pe primul loc pentru ei, așa că timpul petrecut pentru dezvoltarea unor astfel de relații nu va fi niciodată irosit. La sfârșitul întâlnirii, nu încerca să te înclini și să dispari cât mai repede posibil, nu te grăbi, chiar dacă chiar ești grăbit. Este mai bine să socotiți în avans că întâlnirea poate fi destul de lungă și să oferiți marja de timp necesară. Chiar dacă negocierile s-au încheiat destul de târziu, mai stați puțin pentru a vă sublinia încă o dată încetineala, nepăsarea și relaxarea. Aceste calități sunt foarte apreciate de brazilieni.

Întâlnirile de afaceri sunt evenimente (inclusiv cele de protocol), al căror scop este promovarea stabilirii de contacte reciproc avantajoase între reprezentanții afacerilor.

Cel mai adesea, întâlnirile sunt organizate de companii care au un număr semnificativ de parteneri atât în ​​propria țară, cât și în străinătate.

Tipuri de întâlniri de afaceri

Există mai multe tipuri de astfel de evenimente. Toate pot fi internaționale, ramurale, științifice.

Conferinţă necesare pentru a discuta o problemă anume. O astfel de întâlnire de afaceri are loc sub forma unor discursuri separate. De fapt, conferința este o întâlnire a unui grup de specialiști într-o anumită problemă și poate fi concentrată în unul sau mai multe locuri (în formă distribuită) pe o bază teritorială.

congrese organizat pentru distribuitori și dealeri.

Seminar de afaceri- eveniment educativ și practic, desfășurat sub formă de discuție a mesajelor tematice.

Prezentare concepute pentru a atrage atenția publicului asupra Produse noi, fermă, anumite realizări, rezultate ale muncii.

Masa rotunda organizate în cazul unei discuții asupra unei probleme semnificative din punct de vedere social care necesită o atenție largă a publicului. Este nevoie de participarea experților care sunt capabili să ofere o evaluare obiectivă a ceea ce se întâmplă. De asemenea, se obișnuiește să se invite presa la mese rotunde pentru a obține o acoperire mediatică completă a tuturor punctelor de vedere principale asupra problemei.

Există și evenimente speciale pentru jurnaliști: conferințe de presă, briefing-uri, vernisaje, prânzuri de presă, usi deschise.

Conferință de presă și briefing menite să exprime poziţia companiei. De obicei, reprezentanții săi fac declarații pentru jurnaliști și le răspund la întrebări. Briefing-ul este mai concis. Este un răspuns la un incident specific de interes pentru companie.

Ceremonia de deschidere- un spectacol menit să crească interesul pentru o nouă facilitate și să scoată în evidență toate avantajele acesteia.

Ziua porților deschise permite familiarizarea numărului maxim de persoane interesate cu principiile de bază ale activității companiei.

Apăsați prânzul- o modalitate de a atinge loialitatea mass-media-cheie din regiune. Prestigioasa este aleasă pentru deținerea sa. Cercul de persoane admise la eveniment este limitat în mod deliberat, iar înalți oficiali ai companiei sunt mereu prezenți.

bufet(cocktail, banchet) implică un cadru informal. Scopul unui astfel de eveniment este de a ajuta compania organizatoare și invitații săi să stabilească un număr maxim de noi contacte și să facă cunoștințe.

Întâlniri de afaceri formale și informale

Evenimentele formale și informale diferă în ceea ce privește componența participanților și rezultatul dorit:

• oficial (cu protocol, procedura stricta);
• informal (amintește de comunicarea informală obișnuită, fără rezultate documentate obligatorii);
• extern (cu parteneri sau clienți);
• interne (între angajații aceleiași organizații).

Etapele întâlnirilor de afaceri

De obicei, orice întâlnire presupune implementarea a patru pași obligatorii:

• clarificarea punctelor de vedere, a pozițiilor părților;
• discutarea si argumentarea punctelor de vedere exprimate. În această etapă, de obicei apar conflicte și conflicte de interese;
• ajungerea la un compromis, coordonarea pozițiilor, ajungerea la un acord asupra fiecărei probleme în discuție;
• analiza rezultatelor și implementarea acordurilor. Această etapă este îndepărtată de celelalte în timp.
  • asigurarea comunicării profesionale a specialiștilor într-un singur domeniu;
  • căutarea colectivă și dezvoltarea ideilor de lucru;
  • menținerea contactelor;
  • coordonarea acțiunilor, controlul proiectelor în derulare;
  • suport în afaceri.

Scopurile și obiectivele unei întâlniri de afaceri

Dar scopul principal este de a convinge partenerul să acționeze într-un anumit mod, să fie de acord cu cursul de acțiune propus.

Programul și scenariul unei întâlniri de afaceri

Negocierile de succes necesită o pregătire atentă, care de obicei include rezolvarea problemelor organizaționale și pregătirea unui scenariu pentru întâlnirea în sine.

Primul grup de sarcini include elaborarea agendei, alegerea orei și a locului întâlnirii, numărul, componența și puterile participanților, regulile și numărul de runde.

De obicei, compania încredințează pregătirea programului unui angajat special desemnat.

Programul ar trebui să fie detaliat și să includă o listă clară de activități pentru a asigura:

• selectarea participanților din toate părțile;
• întâlniri sosiri, transfer, cazare;
• program alimentar și cultural și de divertisment;
• procesul propriu-zis de negociere.

Programul ar trebui să indice cine este responsabil pentru implementarea fiecărei etape. Trebuie convenit cu toate părțile implicate în negocieri. Totodată, este important să se clarifice a cui va fi responsabilitatea păstrării procesului-verbal al ședinței. Dacă se presupune un format internațional, este de asemenea necesar să se clarifice întrebarea cine va trebui să furnizeze un interpret.

Deoarece în timpul vizitelor de afaceri se obișnuiește să se organizeze nu numai comunicare oficială, ci și informală între părți (indiferent de natura oficială a evenimentului), programul ar trebui să includă o zi liberă destinată acestui lucru.

Traducător de engleză pentru o întâlnire de afaceri

Cel mai adesea, evenimentele de afaceri necesită traducere de la / către Limba engleză. Există o serie de factori de luat în considerare atunci când alegeți un interpret:

• cunoștințe de terminologie;
• experiență în muncă similară;
• capacitatea de a naviga rapid în situații în schimbare;
• capacitatea de a traduce clar, rapid, consecvent.

Este mai bine să avertizați în prealabil specialistul despre subiectul întâlnirii și despre codul vestimentar adoptat la aceasta.

Lider întâlnire de afaceri

Sarcina lui este să ghideze cursul negocierilor. Acest lucru poate fi făcut de o singură persoană sau de o echipă. În primul caz, procesul de luare a deciziilor este simplificat - totul este făcut de un singur angajat, iar el poartă toată responsabilitatea.

În al doilea caz, probabilitatea de eroare scade - echipa poate include specialiști în diferite domenii. Dar condiția succesului este coerența activității sale, altfel adversarul poate folosi dezacordurile interne în propriile sale scopuri.

Rezultatele, rezultatele unei întâlniri de afaceri

Rezultatul pozitiv al negocierilor necesită o repetare obligatorie a principalelor lor realizări. Acest lucru este necesar pentru ca toți participanții să realizeze ceea ce s-a realizat și să perceapă rezultatul negocierilor ca pe o realizare. Va fi util să aranjezi următoarea întâlnire.

Dacă rezultatele sunt negative, este important să puteți ieși corect din contact.

Caracteristicile întâlnirilor de afaceri cu un client din Rusia

Este important ca străinii să țină cont de faptul că antreprenorii ruși preferă să negocieze într-un cadru informal, dar în același timp își evaluează cu atenție partenerul în aspect. Trebuie să fii pregătit pentru faptul că singurele negocieri nu vor da un rezultat, vor fi necesare mai multe întâlniri. Puteți folosi atât canalele de comunicare oficiale, cât și cele personale. Oamenii de afaceri ruși sunt punctuali și nu le plac promisiunile goale.

Întâlniri de afaceri la expoziții

Întâlnirile de afaceri de la expoziție sunt cele mai profitabile, deoarece serviciile proprii ale evenimentului vor ajuta la negocierea cu clientul, planificarea întâlnirii și asigurarea implementării tuturor obiectivelor.

CEC Expocentre organizează în mod constant expoziții tematice direcție diferită unde fiecare producător poate găsi noi parteneri și clienți.